I.N.P.S. (Istituto nazionale della previdenza sociale)
Msg. 12 settembre 2023, n. 3183
Pagamento delle prestazioni all'estero: accertamento dell'esistenza in vita per gli anni 2023 e 2024. Seconda fase.
(1) Emanato dall'Istituto nazionale previdenza sociale, Direzione centrale pensioni.
1. Tempistica della verifica
Il messaggio n. 794 del 23 febbraio 2023 ha reso note le modalità di conduzione e la tempistica della verifica generalizzata dell'esistenza in vita per gli anni 2023 e 2024 e ha fornito indicazioni sull'avvio della prima fase della Campagna di accertamento dell'esistenza in vita dei pensionati residenti nel Continente americano, Asia, Estremo Oriente, Paesi scandinavi, Stati dell'Est Europa e Paesi limitrofi. Il citato messaggio ha previsto altresì che nel mese di settembre 2023Citibank N.A. (di seguito, anche Banca) avvierà la seconda fase dell'accertamento dell'esistenza in vita per i pensionati residenti in Europa, Africa e Oceania, ad esclusione dei Paesi scandinavi e dei Paesi dell'Est Europa già interessati dalla prima fase.
Pertanto, a partire dal 20 settembre 2023, Citibank N.A. curerà la spedizione delle richieste di attestazione dell'esistenza in vita nei confronti dei pensionati residenti in Europa, Africa e Oceania, da restituire alla Banca entro il 18 gennaio 2024.
Qualora l'attestazione non sia prodotta, il pagamento della rata di febbraio 2024, laddove possibile, avverrà in contanti presso le agenzie Western Union del Paese di residenza e, in caso di mancata riscossione personale o produzione dell'attestazione di esistenza in vita entro il 19 febbraio 2024, il pagamento delle pensioni sarà sospeso a partire dalla rata di marzo 2024.
In relazione a quanto sopra, si evidenzia inoltre che, al fine di ridurre il rischio di pagamenti di prestazioni dopo la morte del beneficiario e in una logica di prevenzione delle criticità derivanti dalle eventuali azioni di recupero delle somme indebitamente erogate, alcuni gruppi di pensionati potranno essere interessati dalla verifica generalizzata dell'esistenza in vita indipendentemente dalla propria area geografica di residenza o domicilio.
Per una più agevole individuazione dei Paesi interessati dalla Campagna di accertamento dell'esistenza in vita in oggetto, si allega la lista dei singoli Stati suddivisi per aree geografiche di riferimento (Allegato n. 1).
2. Criteri di esclusione per gruppi di pensionati dall'accertamento generalizzato dell'esistenza in vita
Per razionalizzare lo svolgimento dell'attività di verifica in un'ottica di semplificazione amministrativa, l'Istituto ha chiesto a Citibank N.A. di escludere dall'accertamento alcuni gruppi di pensionati quali, ad esempio, quelli che risiedono in Paesi in cui operano Istituzioni con le quali l'INPS ha stipulato accordi di collaborazione per lo scambio telematico di informazioni sul decesso dei pensionati comuni.
Conseguentemente, è stato ritenuto opportuno non inviare la richiesta di produrre la prova di esistenza in vita ai seguenti gruppi di soggetti:
A) pensionati i cui dati anagrafici e di decesso sono oggetto di scambi mensili con le Istituzioni previdenziali tedesche e svizzere. L'Istituto ha stipulato con Deutsche Rentenversicherung (DRV) e l'Ufficio centrale di compensazione (UCC) accordi di scambio delle informazioni di decesso, che riguardano un numero considerevole di pensionati residenti in Germania e Svizzera, e che hanno già dato prova di sufficiente affidabilità, rendendo superflue ulteriori verifiche. Si sottolinea che tale decisione non riguarda tutti i pensionati residenti in Germania e in Svizzera, ma solo quelli che sono titolari anche di prestazioni a carico delle suddette Istituzioni e per i quali vengono scambiate le informazioni;
B) pensionati i cui dati anagrafici e di decesso sono oggetto di scambi mensili di informazioni con la Caisse Nationale d'Assurance Vieillesse (CNAV) francese;
C) pensionati residenti in Belgio, beneficiari di trattamenti pensionistici comuni con il Service fédéral des Pensions (SFP);
D) pensionati che hanno riscosso personalmente agli sportelli Western Union almeno una rata di pensione in prossimità dell'avvio del processo di verifica. Infatti, la riscossione personale presso il Partner d'appoggio della Banca è considerata prova sufficiente dell'esistenza in vita, poiché le agenzie Western Union accertano, all'atto dell'incasso, l'identità del beneficiario attraverso documenti validi con foto;
E) pensionati i cui pagamenti sono stati già sospesi da Citibank N.A. a seguito del mancato completamento delle precedenti campagne di accertamento dell'esistenza in vita o di riaccrediti consecutivi di rate di pensione.
3. Richiesta delle attestazioni di esistenza in vita
Citibank N.A. avvierà la verifica dell'esistenza in vita con la spedizione della lettera esplicativa e del modulo standard di attestazione (cfr. il fac-simile di cui all'Allegato n. 2) ai pensionati residenti nei Paesi compresi nella lista di cui all'Allegato n. 1.
La modulistica è stata redatta sia in lingua italiana sia, a seconda del Paese di destinazione, in inglese, francese, tedesco, spagnolo o portoghese. Con riferimento ai pensionati residenti in Svizzera, Citibank N.A. invierà la lettera e il modulo in tre lingue, italiano, francese e tedesco.
Nelle suddette lettere esplicative sarà indicata anche la data di restituzione del modulo di attestazione dell'esistenza in vita.
La lettera riporterà le seguenti informazioni:
- le istruzioni per la compilazione del modulo di esistenza in vita;
- la richiesta di documentazione di supporto (fotocopia di un valido documento d'identità del pensionato con foto);
- le indicazioni per contattare il Servizio Citibank N.A. di assistenza ai pensionati.
Per consentire un'ordinata e tempestiva gestione del flusso di rientro delle attestazioni, il modulo sarà personalizzato per ciascun pensionato. Per questo motivo gli interessati dovranno utilizzare il modulo ricevuto da Citibank N.A. e non potranno essere utilizzati moduli in bianco. Nel caso in cui un pensionato non riceva il modulo o lo smarrisca, dovrà contattare il Servizio di assistenza della Banca, che provvederà a inviare un nuovo modulo personalizzato.
Le informazioni in merito all'avvio dell'accertamento generalizzato e alle modalità da seguire per il completamento del processo, anche con riguardo alla localizzazione del pagamento agli sportelli del Partner d'appoggio, saranno portate a conoscenza dei pensionati attraverso il sito web della Banca (www.inps.citi.com).
4. Modalità di produzione della prova dell'esistenza in vita
Come già avvenuto in passato, Citibank N.A. ha reso disponibili ai pensionati coinvolti in tale accertamento le seguenti diverse modalità per fornire la prova di esistenza in vita.
A) Modalità cartacea
In via ordinaria, i pensionati dovranno fare pervenire il modulo di attestazione dell'esistenza in vita, correttamente compilato, datato, firmato e corredato della documentazione di supporto, alla casella postale PO Box 4873, Worthing BN99 3BG, United Kingdom, entro il termine indicato nella lettera esplicativa.
Tale modulo dovrà essere restituito a Citibank N.A., controfirmato da un "testimone accettabile". Per "testimone accettabile" si intende un rappresentante di un'Ambasciata o Consolato italiano o un'Autorità locale abilitata ad avallare la sottoscrizione dell'attestazione di esistenza in vita. La tipologia di "testimone accettabile" per le diverse aree geografiche è riportata nell'opuscolo "Domande Frequenti", pubblicato sul sito web di Citibank N.A.
Si ricorda che il pensionato, nel caso in cui per qualsiasi motivo non abbia ricevuto il modulo inviato da Citibank N.A., ha la possibilità di richiedere al Servizio di supporto di Citi un nuovo invio anche a mezzo posta elettronica. Inoltre, è prevista la possibilità di richiedere tale modulo ai Patronati abilitati ad accedere al portale di Citibank N.A., in quanto gli stessi possono produrre e stampare autonomamente il "pacchetto" per la prova di esistenza in vita.
A.1) Casi particolari
In occasione delle precedenti verifiche generalizzate dell'esistenza in vita è emerso che, talvolta, i pubblici funzionari di alcuni Paesi si rifiutano di sottoscrivere il modulo di Citibank N.A. Per evitare difficoltà ai pensionati, in tali casi la Banca accetterà le certificazioni di esistenza in vita emesse da Enti pubblici locali. Tali certificati devono costituire valida attestazione dell'esistenza in vita: non sono considerate sufficienti le certificazioni rilasciate per altre finalità (ad esempio, certificati di residenza).
In tali casi, per facilitare la gestione delle procedure di validazione dell'attestazione, è necessario che le certificazioni rilasciate da Autorità locali siano inviate a Citibank N.A., unitamente al modulo di attestazione dell'esistenza in vita predisposto dalla stessa, compilato dal pensionato.
Tuttavia, al di fuori dei casi di effettiva impossibilità, è auspicabile l'utilizzo del modulo standarddi attestazione di esistenza in vita predisposto dalla Banca, poiché tale modulo può essere esaminato e validato automaticamente e tempestivamente dai team operativi di Citibank N.A. Al contrario, nel caso in cui pervengano certificazioni diverse, sarà necessario verificare la sussistenza dei requisiti formali e sostanziali che rendono accettabile la certificazione, con conseguente allungamento dei tempi del processo di accertamento dell'esistenza in vita. Inoltre, qualora il certificato non risulti idoneo, il processo di produzione della prova di esistenza in vita dovrà essere ripetuto secondo modalità diverse.
Nell'eventualità che i pubblici ufficiali locali, pur completando l'attestazione con la sottoscrizione e l'apposizione del timbro, si rifiutino di riportare nel modulo le informazioni riguardanti l'identificazione del funzionario e dell'Istituzione di appartenenza, è stato concordato con Citibank N.A. di consentire ai pensionati di completare l'attestazione autenticata dal "testimone accettabile" con l'indicazione dell'Istituzione e del nome e cognome del funzionario che ha verificato l'identità del pensionato. Ovviamente, deve essere possibile identificare l'Istituzione o il pubblico ufficiale che ha effettuato l'autenticazione.
Per i casi in cui non sia indicato il cognome da coniugata, resta confermata la possibilità che le pensionate aggiungano o sostituiscano, sui moduli di attestazione, tale cognome a quello da nubile, compilando la dichiarazione e sottoscrivendola col proprio cognome esatto. Anche in questo caso, peraltro, è necessaria l'attestazione da parte del "testimone accettabile".
A.2) Procedure alternative di attestazione dell'esistenza in vita
Nel caso di pensionati in stato di infermità fisica o mentale o che risiedono in istituti di riposo o sanitari, pubblici o privati, o affetti da patologie che ne impediscono gli spostamenti o di soggetti incapaci o reclusi in istituti di detenzione, è necessario contattare il Servizio di supporto di Citi, che renderà disponibile il modulo alternativo di certificazione di esistenza in vita (cfr. il fac-simile di cui all'Allegato n. 3). Tale modulo, su richiesta del pensionato o del Patronato, sarà inviato, a mezzo posta elettronica, in formato PDF; inoltre, è prevista la possibilità, per i soggetti interessati, di richiedere tale modulo ai Patronati abilitati al portale di Citibank N.A., in quanto gli stessi possono produrre e stampare autonomamente il pacchetto per la prova alternativa di esistenza in vita.
Il modulo dovrà essere compilato e sottoscritto da uno dei seguenti soggetti e restituito a Citibank N.A. unitamente alla documentazione supplementare sottoelencata:
Soggetto attestante
Documentazione supplementare
Un funzionario dell'Ente pubblico o privato in cui è localizzata la residenza del pensionato
Una dichiarazione recente su carta intestata dell'Ente che conferma, sotto la propria esclusiva responsabilità, che il pensionato risieda nell'Istituzione e sia in vita
Il medico responsabile delle cure del pensionato
Una dichiarazione recente su carta intestata del medico che conferma, sotto la propria esclusiva responsabilità, che il pensionato sia in vita e impossibilitato a seguire la procedura standard
Il procuratore o il tutore legale del pensionato
Una copia autenticata dell'atto di conferimento della tutela o della procura di data recente e debitamente timbrata o di una sentenza di nomina del tribunale
Citibank N.A., con la diligenza richiesta all'istituto di credito fornitore del servizio, provvederà a verificare le seguenti circostanze:
- la presenza della firma del soggetto attestante;
- la presenza del timbro del soggetto attestante o del timbro dell'Ente coinvolto o rappresentato dal soggetto attestante;
- la presenza del timbro dell'istituzione/ente/persona che ha conferito la procura o tutela al soggetto attestante, quando il soggetto attestante è una persona designata procuratore o tutore legale del pensionato.
B) Attestazione dell'esistenza in vita dei pensionati tramite portale web predisposto da Citibank N.A.
Per i pensionati residenti in Australia, in Canada, nel Regno Unito e negli Stati Uniti, a partire dalla verifica dell'esistenza in vita riferita all'anno 2015, l'INPS ha fornito a Citibank N.A. una lista di operatori dei Patronati che, in base alla normativa locale, hanno qualifiche che rientrano fra quelle dei "testimoni accettabili". Tali soggetti, previa verifica da parte di Citibank N.A. del possesso della qualifica di "testimone accettabile", sono autorizzati ad accedere al portale specificamente predisposto dalla Banca al fine di attestare essi stessi, con modalità telematiche, l'esistenza in vita dei pensionati.
La medesima funzionalità di attestazione dell'esistenza in vita dei pensionati in forma telematica è stata resa disponibile anche ai funzionari delle Rappresentanze diplomatiche indicati dal Ministero degli Affari esteri e della cooperazione internazionale.
A questo proposito si ricorda che, al fine di agevolare i pensionati coinvolti nella verifica generalizzata dell'esistenza in vita, l'Istituto e il Ministero degli Affari esteri e della cooperazione internazionale hanno condiviso un progetto che prevede la possibilità di rapportarsi con gli Uffici consolari tramite un servizio di videochiamata per assicurare la paternità del modulo d'attestazione dell'esistenza in vita, le cui modalità sono state illustrate con il richiamato messaggio n. 794/2023.
Inoltre, Citibank N.A. ha reso disponibile agli altri operatori di Patronati operanti all'estero la facoltà di utilizzare uno strumento di trasmissione telematica dei moduli di attestazione dell'esistenza in vita, attraverso il quale l'operatore di Patronato abilitato potrà caricare direttamente sul sistema informatico di Citibank N.A. le copie in formato elettronico dei moduli o certificati di esistenza in vita e dei documenti di supporto debitamente completati e sottoscritti, evitando l'invio postale.
A ogni modo, il modulo standardo alternativo di prova dell'esistenza in vita potrà essere generato da tutti gli utenti abilitati.
Per qualsiasi problematica inerente agli accessi al sistema "Portale Agenti", gli operatori di Patronato e i funzionari delle Rappresentanze diplomatiche e consolari potranno contattare il Servizio di assistenza di Citibank N.A. all'indirizzo di posta elettronica portale@citi.com.
Le funzionalità descritte sono accessibili anche agli operatori INPS abilitati al "Portale Agenti" di Citibank N.A. che, nel caso in cui pervengano alle Strutture territoriali dell'INPS valide prove dell'esistenza in vita, potranno procedere direttamente all'attestazione per mezzo delle funzionalità sopra descritte.
Inoltre, a seguito della riprogettazione del portale informatico della Banca, sarà possibile inserire o modificare direttamente sul portale i seguenti dati:
- la residenza fisica (indirizzo, città, Stato, CAP/ZIP code) e, se conosciuto, il recapito e-mail del pensionato;
- le coordinate bancarie espresse con uno standard di BIC e IBAN riferite a pagamenti in Paesi compresi nell'Area SEPA oppure SWIFT e numero di conto o, in alternativa, con le codifiche riferite alle coordinate locali, qualora sia necessario disporre un pagamento in accredito diretto in Paesi al di fuori del circuito SEPA.
A tale proposito, si sottolinea che le variazioni dei dati di residenza e/o di pagamento, segnalate con le sopra elencate funzionalità presenti nella procedura on line, hanno effetto esclusivamente nei database della Banca. Conseguentemente, per evitare possibili disagi nella riscossione delle rate correnti o nell'esecuzione di pagamenti vari, è necessario provvedere all'aggiornamento degli archivi istituzionali "ARCANET" e "Archivio pensioni" con le consuete procedure di gestione.
Si evidenzia che la riprogettazione del portale informatico della Banca permette la consultazione dei dati di pagamento delle singole rate di pensione erogate all'estero, visualizzabili nel portale web della Banca. In particolare, alla sezione "Pagamenti" sarà possibile visualizzare i seguenti dati:
- data di pagamento;
- importo della rata di pensione;
- numero della transazione;
- valuta di pagamento;
- metodo di pagamento;
- stato del pagamento.
Per una descrizione completa delle funzionalità presenti nel "Portale Agenti", si rinvia allo specifico Manuale operativo relativo al funzionamento della procedura, consultabile nello stesso portale web dagli operatori abilitati all'accesso a tale procedura.
C) Riscossione personale presso gli sportelli Western Union
Si premette che, nei confronti dei soggetti che hanno ricevuto da Citibank N.A. il modello cartaceo di richiesta di attestazione di esistenza in vita, la riscossione personale agli sportelli Western Union di almeno una delle rate, entro il termine di restituzione dell'attestazione indicato nelle lettere esplicative, costituirà valida prova di esistenza in vita, sollevando il pensionato dall'invio del modulo cartaceo alla Banca.
Conseguentemente, come specificato al precedente paragrafo 1, il pagamento delle mensilità di febbraio 2024 delle pensioni intestate a soggetti che non produrranno la prova di esistenza in vita, entro i termini indicati nelle lettere esplicative, sarà localizzato presso gli sportelli Western Union e attraverso la riscossione personale di tale mensilità i pensionati completeranno il processo di verifica. Tuttavia, considerato che Citibank N.A. provvede mensilmente a predisporre i pagamenti del mese successivo a partire dal giorno 20, per evitare la sospensione dei pagamenti e ottenere automaticamente il ripristino delle ordinarie modalità di pagamento a partire dalla rata di marzo 2024, la riscossione personale allo sportello dovrà avvenire entro il giorno 19 febbraio 2024.
In ogni caso, il pensionato avrà la possibilità di riscuotere la rata anche successivamente, in quanto il mandato ha validità per 90 giorni; tuttavia, la riscossione di tale rata dopo il giorno 19 produrrà il suddetto effetto di ripristino a partire dalla prima rata utile.
Si ricorda che la riscossione in contanti presso gli sportelli Western Union non costituisce una valida prova dell'esistenza in vita nel caso in cui il pagamento delle rate correnti di pensione sia disposto a favore dei legali rappresentanti e procuratori dei pensionati. Inoltre, si ribadisce che tale modalità non è prevista nei seguenti casi:
- qualora il pensionato risulti residente in Italia;
- nei paesi in cui non sono presenti agenzie Western Union;
- nel caso in cui l'importo della pensione mensile in pagamento sia superiore a 6.300 euro o a 7.300 dollari statunitensi.
In questi casi, i pagamenti della rata di febbraio 2024 delle pensioni intestate a soggetti che non avranno prodotto la prova di esistenza in vita entro il 18 gennaio 2024 saranno sospesi.
Si sottolinea che, per conseguire il pagamento allo sportello Western Union, il pensionato, in possesso di un documento d'identità con foto e dati anagrafici corrispondenti a quelli utilizzati dall'INPS per la disposizione del pagamento, dovrà produrre all'operatore di Western Union il codice Money Transfer Code Number (MTCN) e comunicare sia l'importo della rata che il nominativo dell'ordinante (INPS) del pagamento disposto a sportello.
5. Riemissione delle rate non pagate
L'eventuale riemissione delle rate non corrisposte durante il periodo di sospensione dei pagamenti, deve essere richiesta alla Struttura territoriale INPS che gestisce la pensione, allegando una copia di un documento d'identità e specificando le indicazioni eventualmente necessarie per la corretta canalizzazione del pagamento. Prima di procedere alla riemissione del pagamento delle mensilità pregresse, le Strutture territoriali dovranno eseguire i controlli necessari, in particolare l'avvenuta rendicontazione delle rate come non pagate, e valutare, soprattutto nei casi in cui la pensione sia stata localizzata all'Ufficio Pagatore di Sede a seguito di reiterate mancate riscossioni, l'opportunità di richiedere un'ulteriore prova di esistenza in vita.
6. Servizio di supporto citi
Si rammenta che è attivo il Servizio della Banca a supporto dei pensionati, operatori di Consolato, Patronati, delegati e procuratori che necessitino di assistenza riguardo alla procedura di attestazione dell'esistenza in vita.
Il Servizio di supporto Citi può essere contattato dai pensionati con le seguenti modalità:
- visitando la pagina web www.inps.citi.com;
- inviando un messaggio di posta elettronica all'indirizzo inps.pensionati@citi.com;
- telefonando a uno dei numeri telefonici indicati nella lettera esplicativa.
Per le Strutture territoriali INPS restano confermati i consueti canali di comunicazione.
Il servizio è attivo dal lunedì al venerdì, dalle ore 8: 00 alle ore 20: 00 (ora italiana), in lingua italiana, inglese, spagnola, francese, tedesca e portoghese.
È disponibile, infine, il Servizio Automatico Interattivo di Citibank, attraverso il quale, telefonando ai numeri telefonici indicati sul sito della Banca, è possibile verificare la fase di validazione di una o più attestazioni di esistenza in vita, 24 ore su 24, 365 giorni l'anno. Si sottolinea che, per utilizzare il servizio automatico, è necessario disporre del numero di 12 cifre, riportato in alto a destra in tutte le comunicazioni di Citibank N.A., con cui la Banca identifica ciascun pensionato.
Si evidenzia che il servizio automatico (opzione 9, non esplicitata dal risponditore, dedicata esclusivamente ai Patronati, attivabile quando viene selezionata la lingua) consente di ricevere dalla Banca informazioni riguardanti una pluralità di pratiche, con particolare riferimento allo status dell'attestazione di esistenza in vita e al rilascio del codice MTCN (riferimento per riscuotere i pagamenti presso gli sportelli Western Union). In ogni caso è possibile trasferire la chiamata a un operatore.
Il Direttore generale
Vincenzo Caridi
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