GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI DELIBERA 19 dicembre 2018 Regole deontologiche per il trattamento a fini di archiviazione nel pubblico interesse o per scopi di ricerca storica. (Delibera n. 513/2018). (19A00178) (GU n.12 del 15-1-2019)

GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
DELIBERA 19 dicembre 2018
Regole deontologiche per il trattamento a fini di  archiviazione  nel
pubblico interesse o per  scopi  di  ricerca  storica.  (Delibera  n.
513/2018). (19A00178)
(GU n.12 del 15-1-2019)


                    IL GARANTE PER LA PROTEZIONE
                         DEI DATI PERSONALI

  Nella riunione odierna,  in  presenza  del  dott.  Antonello  Soro,
presidente, della dott.ssa  Augusta  Iannini,  vicepresidente,  della
dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici e della  prof.ssa  Licia  Califano,
componenti, e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;
  Visto il regolamento (Ue) 2016/679 del  Parlamento  europeo  e  del
Consiglio del 27 aprile 2016 relativo alla protezione  delle  persone
fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonche'  alla
libera circolazione di tali dati e che abroga la  direttiva  95/46/CE
(Regolamento  generale  sulla  protezione  dei  dati),  (di   seguito
«Regolamento» e «RGPD»);
  Visto il decreto  legislativo  10  agosto  2018,  n.  101,  recante
«Disposizioni  per  l'adeguamento  della  normativa  nazionale   alle
disposizioni del regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento  europeo  e
del Consiglio del 27  aprile  2016  relativo  alla  protezione  delle
persone fisiche con  riguardo  al  trattamento  dei  dati  personali,
nonche' alla libera  circolazione  di  tali  dati  e  che  abroga  la
direttiva 95/46/CE»;
  Visto il Codice  in  materia  di  protezione  dei  dati  personali,
decreto legislativo 30 giugno 2003, n.  196  (di  seguito  «Codice»),
cosi' come modificato dal predetto decreto  legislativo  n.  101  del
2018;
  Visto il decreto  legislativo  22  gennaio  2004,  n.  42,  recante
«Codice dei beni culturali e del paesaggio», ai  sensi  dell'art.  10
della legge 6 luglio 2002, n. 137;
  Visto  il  codice  di  deontologia  e  di  buona  condotta  per   i
trattamenti di dati personali per  scopi  storici,  allegato  A.2  al
Codice;
  Vista la documentazione in atti;
  Viste le osservazioni formulate dal segretario  generale  ai  sensi
dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;
  Relatore la dott.ssa Augusta Iannini;

                              Premesso:

  L'art. 20, commi 3 e 4, del decreto legislativo  101  del  2018  ha
conferito al Garante il compito di verificare, nel termine di novanta
giorni dalla sua entrata in vigore,  la  conformita'  al  regolamento
delle disposizioni  contenute  nei  codici  di  deontologia  e  buona
condotta di cui agli allegati A.1, A.2, A.3, A.4 e A.6 al Codice.
  Le   disposizioni   ritenute   compatibili,   ridenominate   regole
deontologiche, dovranno essere pubblicate  nella  Gazzetta  Ufficiale
della  Repubblica  italiana  e,  con  decreto  del  Ministero   della
giustizia,  saranno  successivamente  riportate  nell'allegato  A  al
Codice.
  Il Codice di deontologia e di buona condotta per i  trattamenti  di
dati personali per scopi storici  cessa  di  produrre  effetti  dalla
pubblicazione delle predette regole nella  Gazzetta  Ufficiale  (art.
20, comma 3, del decreto legislativo 101 del 2018).
  Resta fermo che successivamente, il Garante  potra'  promuovere  la
revisione di tali  regole,  secondo  la  procedura  di  cui  all'art.
2-quater del Codice, in  base  alla  quale  lo  schema  delle  regole
deontologiche, nell'osservanza del principio  di  rappresentativita',
deve essere sottoposto a consultazione pubblica, per almeno  sessanta
giorni.
  A regime, l'art. 102 del Codice, cosi' come novellato  dall'art.  8
dal decreto legislativo n. 101/2018, prevede  specificamente  che  le
regole deontologiche individuino garanzie adeguate per i diritti e le
liberta' dell'interessato e  si  applicano  ai  soggetti  pubblici  e
privati, ivi comprese le  societa'  scientifiche  e  le  associazioni
professionali,  interessati  al  trattamento  dei  dati  a  fini   di
archiviazione nel pubblico interesse o di ricerca storica.

                              Osserva:

  Nell'ambito  del  presente  provvedimento   sono   individuate   le
disposizioni del codice di deontologia e  di  buona  condotta  per  i
trattamenti di dati personali  per  scopi  storici,  allegato  A2  al
Codice, adottato con provvedimento del Garante  n.  8  del  14  marzo
2001, ritenute non  conformi  al  regolamento  e,  in  allegato  sono
riportate le disposizioni conformi, ridenominate regole deontologiche
per il trattamento a fini di archiviazione nel pubblico  interesse  o
di ricerca storica.
  Le regole si applicano ai trattamenti di dati personali  effettuati
a fini di archiviazione nel pubblico interesse o di ricerca  storica,
fermo restando il rispetto dei principi e degli specifici adempimenti
richiesti dal regolamento e dal Codice.
  Il rispetto delle disposizioni contenute nelle regole deontologiche
costituisce condizione essenziale per la liceita' e  correttezza  del
trattamento dei dati personali e il  mancato  rispetto  delle  stesse
comporta l'applicazione della sanzione di cui all'art. 83,  paragrafo
5 del regolamento (articoli 2-quater, comma 4, e 166,  comma  2,  del
Codice).
  L´osservanza di tali regole non deve, in  ogni  caso,  pregiudicare
l´indagine, la ricerca, la documentazione e lo studio ovunque svolti,
in relazione a figure, fatti e circostanze del passato.
  In  via  generale,  si  rappresenta  che   si   e'   tenuto   conto
dell'esigenza di contemperare il diritto  alla  liberta'  di  ricerca
storica con altri diritti fondamentali dell'individuo, in ossequio al
principio  di  proporzionalita'  (cons.  4  RGPD),   verificando   la
conformita'  delle  disposizioni  del  codice  di   deontologia,   in
particolare, ai considerando e agli articoli  dedicati  alla  ricerca
storica e all'archiviazione nel pubblico interesse (cons.  156,  art.
5, comma 1, lettera b) ed e), art. 9, art. 10,  e  art.  89,  par.  1
RGPD).
1. Modifiche generali
  Preliminarmente, si osserva che si e' reso necessario aggiornare  i
riferimenti  normativi  presenti  nel  codice  di  deontologia  e  la
semantica utilizzata rispetto al rinnovato quadro normativo europeo e
nazionale di riferimento.
  Si e' reso necessario, inoltre, eliminare il preambolo  del  codice
di deontologia, dovendosi, in base al richiamato art. 20 del  decreto
legislativo 101 del 2018, ridenominare  solo  le  disposizioni  dello
stesso. Il preambolo,  invece,  nel  sintetizzare  le  condizioni  di
liceita' del trattamento, evidenziava, altresi', i presupposti  della
sottoscrizione del codice  di  deontologia  avvenuta  nel  2001,  nel
rispetto del principio di rappresentativita', che,  comunque,  rimane
alla base delle presenti regole.
  Cionondimeno, i principi e le fonti di diritto  sovranazionale  ivi
richiamati,  sono  in  ogni  caso  da  ritenersi  a  fondamento   dei
trattamenti di dati personali effettuati nell'ambito degli archivi  e
della ricerca storica.
2. Disposizioni ritenute incompatibili
  Si  e'  ritenuto  di  riformulare  il  Titolo  del   Capo   II   in
«Disposizioni generali per gli archivisti  e  liceita'  dei  relativi
trattamenti» e la rubrica dell'art.  3  in  «Disposizioni  generali»,
nonche' il titolo del Capo III  in  «Disposizioni  generali  per  gli
utenti e condizioni per la liceita' dei relativi  trattamenti»  e  la
rubrica dell'art. 9 in «Disposizioni generali», al fine di  prevenire
sovrapposizioni tra le presenti regole  deontologiche  con  i  futuri
codici di condotta, che  potranno  essere  adottati  ai  sensi  degli
articoli 40 e ss. RGPD.
  Parimenti,  e'  stata  aggiornata  la  rubrica   dell'art.   7   da
«Aggiornamento dei dati» in «Esercizio dei diritti», tenuto conto che
l'art. 16 del Regolamento ricomprende il diritto di aggiornamento nel
diritto di rettifica e integrazione di cui all'art. 16 RGPD.
  All'art. 8, «Fonti orali», e' stata eliminata la  disposizione  che
consentiva al titolare del  trattamento  di  fornire  un'«informativa
semplificata» in caso di trattamento di fonti orali; cio', in  quanto
il regolamento non prevede alcuna forma di deroga  o  semplificazione
agli obblighi informativi, quando i dati  sono  raccolti  presso  gli
interessati (cfr. art. 13 RGPD).
  Parimenti, e' stata rilevata  la  non  conformita'  al  regolamento
dell'art. 11, comma 5, del codice di deontologia che - nell'esonerare
dall'obbligo di fornire l'informativa agli interessati  nei  casi  di
raccolta di dati personali presso soggetti terzi, quando cio' risulti
impossibile o comporti uno  sforzo  sproporzionato  -  non  prevedeva
misure appropriate per tutelare i diritti, le liberta' e i  legittimi
interessi dell'interessato,  come  richiesto  dall'art.  14,  par.  5
lettera b), del regolamento.
  Sono state, altresi', modificate le rubriche degli  articoli  12  e
13,  rispettivamente,   come   segue   «Applicazione   delle   regole
deontologiche» e «Violazione delle regole deontologiche».
3. Regole deontologiche
  I predetti elementi, relativi all'aggiornamento della disciplina in
materia, sono recepiti nelle «Regole deontologiche per il trattamento
a fini di archiviazione nel pubblico interesse o di ricerca  storica»
in ragione di quanto disposto dall'art.  20,  comma  4,  del  decreto
legislativo n. 101/2018  e  riportate  nell'allegato  1  al  presente
provvedimento  e  che  ne  forma  parte  integrante.   Tali   «Regole
deontologiche» sono volte a disciplinare i trattamenti  in  questione
in attesa di un auspicabile aggiornamento delle stesse ai sensi degli
articoli 2-quater e 101 e ss. del Codice.  Pertanto,  si  dispone  la
trasmissione  delle  suddette  «Regole   deontologiche»   all´Ufficio
pubblicazione leggi e decreti del Ministero della  giustizia  per  la
relativa pubblicazione  nella  Gazzetta  Ufficiale  della  Repubblica
italiana, nonche' al Ministero della giustizia per  essere  riportato
nell´Allegato A) al Codice.

                         Tutto cio' premesso
                             il Garante:

  Ai  sensi  dell'art.  20,  comma  4,  del  decreto  legislativo  n.
101/2018, verificata la conformita' al regolamento delle disposizioni
del codice di deontologia e di buona condotta per  i  trattamenti  di
dati personali per scopi storici, allegato A.2 al Codice, dispone che
le medesime, riportate nell'allegato 1 al  presente  provvedimento  e
che  ne  forma  parte  integrante,  siano  pubblicate  come   «Regole
deontologiche per il trattamento a fini di archiviazione nel pubblico
interesse  o  di  ricerca  storica»  e  ne  dispone,   altresi',   la
trasmissione all´Ufficio pubblicazione leggi e decreti del  Ministero
della giustizia per la sua  pubblicazione  nella  Gazzetta  Ufficiale
della Repubblica italiana, nonche' al Ministero della  giustizia  per
essere riportato nell´allegato A) al Codice.
    Roma, 19 dicembre 2018

                            Il presidente
                                Soro

                             Il relatore
                               Iannini

                       Il segretario generale
                                Busia

                                                           Allegato 1
    Regole deontologiche per il trattamento a fini  di  archiviazione
nel pubblico interesse o per scopi di ricerca storica

                               Capo I

                          Principi generali

                               Art. 1.

                 Finalita' e ambito di applicazione

    1. Le presenti regole sono volte a garantire che  l´utilizzazione
di dati di carattere personale acquisiti nell´esercizio della  libera
ricerca storica e del diritto allo studio e all´informazione, nonche'
nell´accesso ad atti e documenti, si svolga nel rispetto dei diritti,
delle  liberta'  fondamentali  e   della   dignita'   delle   persone
interessate, in particolare  del  diritto  alla  riservatezza  e  del
diritto all´identita' personale.
    2. Le presenti regole riguardano i trattamenti di dati  personali
effettuati per scopi storici in  relazione  ai  documenti  conservati
presso archivi delle  pubbliche  amministrazioni,  enti  pubblici  ed
archivi privati dichiarati di notevole interesse storico.  Le  regole
deontologiche  si  applicano,  senza  necessita'  di  sottoscrizione,
all´insieme dei trattamenti di  dati  personali  comunque  effettuati
dagli utenti per scopi storici.
    3.  Il  presenti  regole  recano,  altresi',  principi-guida   di
comportamento dei  soggetti  che  trattano  per  scopi  storici  dati
personali  conservati  presso  archivi  pubblici  e  archivi  privati
dichiarati di notevole interesse storico, e in particolare:
      a)  nei  riguardi  degli  archivisti,   individua   regole   di
correttezza e di non  discriminazione  nei  confronti  degli  utenti,
indipendentemente dalla loro nazionalita', categoria di appartenenza,
livello di istruzione;
      b)  nei  confronti  degli  utenti,  individua  cautele  per  la
raccolta, l´utilizzazione e la  diffusione  dei  dati  contenuti  nei
documenti.
    4. La competente sovrintendenza archivistica riceve comunicazione
da parte di proprietari, possessori e detentori  di  archivi  privati
non dichiarati di notevole interesse storico o di  singoli  documenti
di interesse storico, i quali manifestano l´intenzione  di  applicare
le presenti regole nella misura per essi compatibile.

                               Art. 2.

                             Definizioni

    1. Nell´applicazione delle presenti regole deontologiche si tiene
conto  delle  definizioni  e  delle   indicazioni   contenute   nella
disciplina in materia di trattamento dei dati personali. Ai  medesimi
fini si intende, altresi':
      a) per «archivista», chiunque, persona fisica o giuridica, ente
o associazione,  abbia  responsabilita'  di  controllare,  acquisire,
trattare, conservare, restaurare e gestire archivi storici,  correnti
o  di  deposito  della  pubblica  amministrazione,  archivi   privati
dichiarati di notevole interesse storico, nonche' gli archivi privati
di cui al precedente art. 1, comma 4;
      b) per «utente», chiunque chieda di accedere o acceda per scopi
storici a documenti contenenti dati personali,  anche  per  finalita'
giornalistiche o di pubblicazione occasionale di  articoli,  saggi  e
altre manifestazioni del pensiero;
      c) per «documento», qualunque testimonianza  scritta,  orale  o
conservata su qualsiasi supporto che contenga dati personali.

                               Capo II

Disposizioni generali per gli  archivisti  e  liceita'  dei  relativi
                             trattamenti

                               Art. 3.

                        Disposizioni generali

    1. Nel trattare i dati di carattere personale e i  documenti  che
li contengono, gli archivisti adottano, in armonia con la legge  e  i
regolamenti, le modalita' piu' opportune per favorire il rispetto dei
diritti, delle liberta' fondamentali e della dignita'  delle  persone
alle quali si riferiscono i dati trattati.
    2. Gli archivisti di enti o istituzioni  pubbliche  si  adoperano
per il pieno rispetto, anche da parte dei terzi con  cui  entrano  in
contatto  per  ragioni  del  proprio  ufficio   o   servizio,   delle
disposizioni di legge e di regolamento in materia archivistica e,  in
particolare, di quanto previsto nel  Capo  III  "Consultabilita'  dei
documenti degli  archivi  e  tutela  della  riservatezza",  artt.  da
122-127 del decreto legislativo n.  42  del  2004  e  agli  artt.  da
101-103 del Codice.
    3. I soggetti che operano presso enti pubblici svolgendo funzioni
archivistiche, nel trattare dati di carattere personale si  attengono
ai doveri di lealta', correttezza, imparzialita', onesta' e diligenza
propri dell´esercizio della professione e della qualifica  o  livello
ricoperti.  Essi  conformano  il  proprio  operato  al  principio  di
trasparenza della attivita' amministrativa.
    4. I dati personali trattati per  scopi  storici  possono  essere
ulteriormente utilizzati per tali scopi, e sono soggetti in linea  di
principio alla medesima disciplina indipendentemente dal documento in
cui sono contenuti e dal luogo di conservazione,  ferme  restando  le
cautele e le garanzie previste per particolari categorie di dati o di
trattamenti.

                               Art. 4.

                       Conservazione e tutela

    1. Gli archivisti si impegnano a:
      a)  favorire  il  recupero,  l´acquisizione  e  la  tutela  dei
documenti. A tal fine, operano  in  conformita'  con  i  principi,  i
criteri metodologici e le  pratiche  della  professione  generalmente
condivisi ed accettati, curando anche l´aggiornamento  sistematico  e
continuo  delle  proprie  conoscenze   storiche,   amministrative   e
tecnologiche;
      b) tutelare l´integrita' degli  archivi  e  l´autenticita'  dei
documenti, anche elettronici e multimediali,  di  cui  promuovono  la
conservazione permanente, in particolare di quelli esposti  a  rischi
di cancellazione, dispersione ed alterazione dei dati;
      c)  salvaguardare  la  conformita'   delle   riproduzioni   dei
documenti agli originali ed evitare ogni azione diretta a manipolare,
dissimulare o deformare fatti, testimonianze, documenti e dati;
      d)   sviluppare   misure   idonee   a   prevenire   l´eventuale
distruzione, dispersione o accesso non  autorizzato  ai  documenti  e
adottare, in presenza di specifici rischi, particolari cautele  quali
la consultazione in copia di  alcuni  documenti  e  la  conservazione
degli originali in cassaforte o armadi blindati.

                               Art. 5.

                      Comunicazione e fruizione

    1.  Gli  archivi  sono  organizzati  secondo  criteri   tali   da
assicurare il principio della libera fruibilita' delle fonti.
    2. L´archivista promuove il piu' largo accesso  agli  archivi  e,
attenendosi al quadro della normativa vigente, favorisce  l´attivita'
di ricerca e di informazione nonche' il reperimento delle fonti.
    3. L´archivista informa il  ricercatore  sui  documenti  estratti
temporaneamente da un fascicolo perche' esclusi dalla consultazione.
    4. In caso di rilevazione sistematica dei dati realizzata  da  un
archivio in collaborazione con altri soggetti pubblici o privati, per
costituire banche dati di intere serie  archivistiche,  la  struttura
interessata sottoscrive una apposita convenzione  per  concordare  le
modalita' di fruizione e le forme di tutela dei soggetti interessati,
attenendosi alle disposizioni della legge, in particolare per  quanto
riguarda il rapporto tra il titolare, il responsabile del trattamento
e le persone autorizzate al trattamento

                               Art. 6.

                       Impegno di riservatezza

    1. Gli archivisti si impegnano a:
      a) non fare alcun uso delle informazioni non  disponibili  agli
utenti o non  rese  pubbliche,  ottenute  in  ragione  della  propria
attivita' anche in via confidenziale,  per  proprie  ricerche  o  per
realizzare profitti e interessi privati. Nel caso in cui l´archivista
svolga ricerche per fini personali o comunque estranei  alla  propria
attivita' professionale, e' soggetto alle stesse regole e ai medesimi
limiti previsti per gli utenti;
      b) mantenere riservate le notizie e le informazioni concernenti
i dati personali apprese nell´esercizio delle proprie attivita'.
    2. L´archivista osserva tali doveri  di  riserbo  anche  dopo  la
cessazione dalla propria attivita'.

                               Art. 7.

                        Esercizio dei diritti

    1.  L´archivista  favorisce   l´esercizio   del   diritto   degli
interessati alla rettifica o all´integrazione dei dati,  garantendone
la conservazione secondo  modalita'  che  assicurino  la  distinzione
delle   fonti   originarie   dalla   documentazione   successivamente
acquisita.
    2. Ai fini dell´applicazione dell'art. 15 RGPD,  in  presenza  di
eventuali richieste generalizzate di accesso  ad  un´ampia  serie  di
dati o documenti, l´archivista pone a disposizione gli  strumenti  di
ricerca  e  le  fonti  pertinenti  fornendo  al  richiedente   idonee
indicazioni per una loro agevole consultazione.
    3. In caso  di  esercizio  di  un  diritto,  concernente  persone
decedute ai sensi dell'art. 2-terdecies del Codice, da parte  di  chi
vi abbia interesse proprio o agisce  a  tutela  dell'interessato,  in
relazione  a  dati  personali  che  riguardano  persone  decedute   e
documenti assai risalenti nel tempo, la sussistenza dell´interesse e'
valutata anche in riferimento al tempo trascorso.

                               Art. 8.

                             Fonti orali

    1. In caso di trattamento di fonti orali, e' necessario  che  gli
intervistati abbiano espresso il proprio consenso in modo  esplicito,
eventualmente in forma verbale.
    2. Gli archivi che acquisiscono fonti orali richiedono all´autore
dell´intervista una dichiarazione scritta dell´avvenuta comunicazione
degli scopi perseguiti nell´intervista stessa e del relativo consenso
manifestato dagli intervistati.

                              Capo III

          Disposizioni generali per gli utenti e condizioni
              per la liceita' dei relativi trattamenti

                               Art. 9.

                        Disposizioni generali

    1. Nell´accedere alle  fonti  e  nell´esercitare  l´attivita'  di
studio, ricerca e manifestazione del  pensiero,  gli  utenti,  quando
trattino i dati di carattere personale, secondo quanto previsto dalla
legge e dai regolamenti, adottano le  modalita'  piu'  opportune  per
favorire il rispetto dei diritti, delle liberta' fondamentali e della
dignita' delle persone interessate.
    2. In applicazione del principio di cui al comma  1,  gli  utenti
utilizzano  i  documenti   sotto   la   propria   responsabilita'   e
conformandosi agli scopi  perseguiti  e  delineati  nel  progetto  di
ricerca, nel rispetto dei principi di pertinenza ed indispensabilita'
di cui all´art. 101, comma 2, del Codice.

                              Art. 10.

                    Accesso agli archivi pubblici

    1. L´accesso agli archivi pubblici e' libero.  Tutti  gli  utenti
hanno diritto ad accedere agli archivi con eguali diritti e doveri.
    2. Fanno eccezione, ai sensi delle leggi vigenti, i documenti  di
carattere riservato relativi alla politica interna  ed  estera  dello
Stato che divengono consultabili cinquanta anni dopo la loro  data  e
quelli contenenti i dati di cui agli artt. 9, par. 1, e 10 RGPD,  che
divengono liberamente consultabili quaranta anni dopo la  loro  data.
Il termine e' di settanta anni se i dati sono  relativi  alla  salute
ovvero  alla  vita  o  all'orientamento  sessuale   oppure   rapporti
riservati di tipo familiare.
    3. L´autorizzazione alla consultazione dei documenti  di  cui  al
comma 2 puo' essere rilasciata prima della scadenza dei  termini  dal
Ministro dell´interno, previo parere del direttore  dell´Archivio  di
Stato  o  del  sovrintendente  archivistico  competenti  e  udita  la
Commissione per le questioni inerenti alla consultabilita' degli atti
di archivio riservati istituita  presso  il  Ministero  dell´interno,
secondo quanto previsto all'art. 123 del decreto  legislativo  n.  42
del 2004.
    4.  In  caso  di  richiesta  di  autorizzazione  a  consultare  i
documenti di cui  al  comma  2  prima  della  scadenza  dei  termini,
l´utente presenta all´ente che li conserva  un  progetto  di  ricerca
che,  in  relazione  alle  fonti  riservate  per  le   quali   chiede
l´autorizzazione, illustri le finalita' della ricerca e le  modalita'
di diffusione dei dati. Il richiedente ha facolta' di presentare ogni
altra documentazione utile.
    5. L´autorizzazione di cui  al  comma  3  alla  consultazione  e'
rilasciata a parita' di condizioni  ad  ogni  altro  richiedente.  La
valutazione della  parita'  di  condizioni  avviene  sulla  base  del
progetto di ricerca di cui al comma 4.
    6. L´autorizzazione alla consultazione dei documenti, di  cui  al
comma 3, prima dello scadere  dei  termini,  puo'  contenere  cautele
volte a consentire la comunicazione dei dati senza ledere i  diritti,
le liberta' e la dignita' delle persone interessate.
    7. Le cautele possono consistere anche, a seconda degli obiettivi
della ricerca desumibili dal progetto, nell´obbligo di non diffondere
i nomi delle persone, nell´uso delle  sole  iniziali  dei  nominativi
degli interessati, nell´oscuramento dei nomi in una banca dati, nella
sottrazione temporanea di  singoli  documenti  dai  fascicoli  o  nel
divieto di riproduzione  dei  documenti.  Particolare  attenzione  e'
prestata al principio della pertinenza e all´indicazione di  fatti  o
circostanze  che  possono  rendere   facilmente   individuabili   gli
interessati.
    8. L´autorizzazione di cui al comma 3 e' personale e il  titolare
dell´autorizzazione  non   puo'   delegare   altri   al   conseguente
trattamento dei  dati.  I  documenti  mantengono  il  loro  carattere
riservato e non possono  essere  ulteriormente  utilizzati  da  altri
soggetti senza la relativa autorizzazione.

                              Art. 11.

                             Diffusione

    1. L´interpretazione dell´utente, nel rispetto del  diritto  alla
riservatezza, del diritto all´identita' personale  e  della  dignita'
degli interessati, rientra nella sfera della liberta' di parola e  di
manifestazione del pensiero costituzionalmente garantite.
    2. Nel  far  riferimento  allo  stato  di  salute  delle  persone
l´utente si  astiene  dal  pubblicare  dati  analitici  di  interesse
strettamente clinico e dal descrivere abitudini sessuali riferite  ad
una determinata persona identificata o identificabile.
    3. La sfera privata delle persone note o che  abbiano  esercitato
funzioni pubbliche deve essere rispettata nel caso in cui le  notizie
o i dati non abbiano alcun rilievo sul loro ruolo o sulla  loro  vita
pubblica.
    4. Al momento  della  diffusione  dei  dati  il  principio  della
pertinenza  e'  valutato  dall´utente  con  particolare  riguardo  ai
singoli dati personali contenuti nei documenti, anziche' ai documenti
nel loro complesso. L´utente puo'  diffondere  i  dati  personali  se
pertinenti e indispensabili alla ricerca e se gli stessi  non  ledono
la dignita' e la riservatezza delle persone.
    5. L´utente puo' utilizzare i  dati  elaborati  o  le  copie  dei
documenti contenenti dati personali, accessibili  su  autorizzazione,
solo ai fini della propria ricerca, e ne cura la  riservatezza  anche
rispetto ai terzi.

                              Art. 12.

               Applicazione delle regole deontologiche

    1.  I  soggetti  pubblici  e  privati,   comprese   le   societa'
scientifiche e le associazioni professionali,  che  siano  tenuti  ad
applicare le presenti regole deontologiche, si impegnano, con i  modi
e nelle forme previste  dai  propri  ordinamenti,  a  promuoverne  la
massima  diffusione  e  la  conoscenza,  nonche'  ad  assicurarne  il
rispetto.
    2. Nel caso degli archivi degli enti  pubblici  e  degli  archivi
privati dichiarati di notevole interesse storico,  le  sovrintendenze
archivistiche promuovono la diffusione e l´applicazione delle  regole
deontologiche.

                              Art. 13.

                Violazione delle regole deontologiche

    1.  Nell´ambito  degli  archivi   pubblici   le   amministrazioni
competenti applicano le sanzioni previste dai rispettivi ordinamenti.
    2. Le societa' e le associazioni tenute ad applicare le  presenti
regole adottano, sulla base dei propri ordinamenti e regolamenti,  le
opportune misure in caso  di  violazione  del  codice  stesso,  ferme
restando le sanzioni di legge.
    3.  La  violazione  delle  prescrizioni  delle  presenti   regole
deontologiche  da  parte  degli  utenti  e'  comunicata  agli  organi
competenti  per  il  rilascio  delle  autorizzazioni   a   consultare
documenti riservati prima del decorso dei termini  di  legge,  ed  e'
considerata  ai  fini  del  rilascio  dell´autorizzazione   medesima.
L´amministrazione competente, secondo il  proprio  ordinamento,  puo'
altresi' escludere temporaneamente dalle sale di  studio  i  soggetti
responsabili della violazione  delle  regole  delle  presenti  regole
deontologiche.  Gli  stessi  possono  essere  esclusi  da   ulteriori
autorizzazioni alla consultazione di documenti riservati.
    4. Oltre a quanto previsto dalla legge per la denuncia  di  reato
cui sono tenuti i pubblici ufficiali, i soggetti di cui ai commi 1  e
2 possono segnalare al Garante le violazioni delle regole di condotta
per l´eventuale  adozione  dei  provvedimenti  e  delle  sanzioni  di
competenza.