Adozione della procedura di gestione delle segnalazioni whistleblowing, ai sensi del d.lgs. 24/2023

 

 Del. 13 luglio 2023, n. 311/2023/A (1).

Adozione della procedura di gestione delle segnalazioni whistleblowing, ai sensi del d.lgs. 24/2023 (2)

(1) Pubblicata nel sito internet dell'ARERA il 17 luglio 2023, ai sensi del comma 1 dell'art. 32, L. 18 giugno 2009, n. 69.

(2) Emanata dall'ARERA.

L'AUTORITÀ DI REGOLAZIONE PER ENERGIA

RETI E AMBIENTE

Nella 1258a riunione del 13 luglio 2023

VISTI:

- la legge 14 novembre 1995, n. 481, recante "Norme per la concorrenza e la regolazione dei servizi di pubblica utilità. Istituzione delle Autorità di regolazione dei servizi di pubblica utilità";

- la direttiva (UE) 1937/2019, del Parlamento Europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione;

- il decreto legislativo 10 marzo 2023, n. 24, recante "Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali" (di seguito: d.lgs. 24/2023);

- la legge 6 novembre 2012, n. 190, recante "Disposizioni per la prevenzione e la repressione della corruzione e dell'illegalità nella Pubblica amministrazione";

- il decreto legislativo 14 marzo 2013, n. 33, recante "Riordino della disciplina riguardante gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni;

- il Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE;

- il decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 "Codice in materia di protezione dei dati personali, recante disposizioni per l'adeguamento dell'ordinamento nazionale al regolamento (UE) n. 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE" e successive modifiche;

- il vigente Regolamento di organizzazione e funzionamento dell'Autorità di Regolazione per Energia Reti e Ambiente (di seguito: Autorità);

- la deliberazione dell'Autorità 30 novembre 2021, 534/2021/A, recante "Procedura di gestione delle segnalazioni whistlebowing";

- la deliberazione dell'Autorità 24/2023/A, del 31 gennaio 2023, recante "Adozione del Piano Triennale per la Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza 2023-2025";

- il Piano Nazionale Anticorruzione 2022, approvato dall'Autorità Nazionale Anticorruzione (di seguito anche: Anac);

- la delibera dell'Anac del 9 giugno 2021, n. 469, recante "Linee guida in materia di tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza in ragione di un rapporto di lavoro, ai sensi dell'art. 54-bis, del d.lgs. 165/2001 (c.d. whistleblowing)" (di seguito: Linee guida Anac 469/2021);

- il documento di consultazione Anac, recante "Linee guida in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali - Procedure per la presentazione e gestione delle segnalazioni esterne" (di seguito: Linee guida Anac).

CONSIDERATO CHE:

- l'istituto giuridico del whistleblowing è stato introdotto, nell'ordinamento italiano, dalla legge 190/2012, in ottemperanza alle raccomandazioni e agli obblighi convenzionali promananti in ambito Onu, Ocse, Consiglio d'Europa e Unione europea;

- il d.lgs. 24/2023 ha recepito, in Italia, la Direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e violazioni delle disposizioni normative nazionali, introducendo una nuova e più completa disciplina del whistleblowing volta a contrastare e prevenire ancor più efficacemente la corruzione, la cattiva amministrazione nonché violazioni di legge nel settore pubblico oltreché privato.

- il Collegio dell'Autorità, nell'ambito Piano Triennale per la Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza 2023-2025, con riferimento alla misura generale del whistleblowing e proprio in considerazione del processo di recepimento, da parte dell'Italia, della Direttiva UE 2019/1937 - la quale favorisce una disciplina comune dell'istituto, su scala euro-unitaria, con ulteriore potenziamento delle tutele per il segnalante - ha previsto, un aggiornamento della relativa procedura.

RITENUTO NECESSARIO:

- aggiornare, alla luce della nuova disciplina, introdotta dal d.lgs. 24/2023, di attuazione della Direttiva europea 1937/2019, la procedura per la gestione delle segnalazioni whistleblowing effettuate da dipendenti dell'Autorità o dagli altri soggetti legittimati;

Informate preventivamente le Organizzazioni Sindacali

[Testo della deliberazione]

DELIBERA

1. di aggiornare la procedura di gestione delle segnalazioni whistleblowing adottata con deliberazione 534/2021/A, sostituendola, a far data dal 15 luglio 2023, con la "Procedura-Whistleblowing" elaborata ai sensi del d.lgs 24/2023 e allegata alla presente deliberazione (Allegato A);

2. di abrogare, conseguentemente, la deliberazione 534/2021/A;

3. di autorizzare, come previsto dall'art. 12 del d.lgs. 24/2023, le persone competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni al trattamento dei dati relativi all'identità del segnalante nonché al trattamento di ogni altro dato o informazione personale contenuta nelle segnalazioni medesime;

4. di pubblicare il presente provvedimento sul sito internet dell'Autorità www.arera.it, oltre che sulla intranet aziendale e di darne adeguata comunicazione a tutti i dipendenti dell'Autorità.

Allegato A

PROCEDURA

SEGNALAZIONI WHISTLEBLOWING

ADOTTATA AI SENSI DEL D.LGS. 24/2023,

DI RECEPIMENTO DELLA DIRETTIVA (UE) 2019/1937

Disposizioni generali

Articolo 1 Principi generali

1.1 L'Autorità di Regolazione per Energia Reti e Ambiente (di seguito anche: ARERA o Autorità) favorisce l'utilizzo del whistleblowing quale fondamentale misura di etica e prevenzione dei rischi, incoraggiando e tutelando le persone che, agli effetti della vigente disciplina, segnalano violazioni di disposizioni normative, nazionali o dell'Unione europea, che ledano l'interesse pubblico o l'integrità dell'Autorità, di cui siano venute a conoscenza nel contesto lavorativo.

1.2 La presente Procedura disciplina specificamente la ricezione e la gestione delle segnalazioni di illeciti che possano in vario modo interessare l'Autorità, disponendo misure a tutela degli autori della segnalazione e di altri soggetti. ARERA tiene conto di quanto previsto dalle Linee Guida e dagli ulteriori atti di indirizzo dell'Autorità Nazionale Anticorruzione (di seguito anche: ANAC).

1.3 Per quanto non espressamente previsto dalla Procedura trova applicazione il d.lgs. 24/2023 (di seguito anche: decreto).

1.4 La finalità della presente Procedura è, in particolare, quella di disciplinare il canale di segnalazione interna, con particolare riguardo a:

a) soggetti che possono effettuare la segnalazione;

b) oggetto, contenuti e modalità di effettuazione della segnalazione;

c) procedimento di gestione della segnalazione;

d) termini procedurali;

e) disciplina della riservatezza e misure di protezione garantite;

f) responsabilità dei soggetti, in vario modo, coinvolti nella gestione della segnalazione.

ARERA assicura un proprio canale di segnalazione che garantisce - anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia - nei termini di quanto previsto dal decreto - la riservatezza dell'identità del segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

1.5 La segnalazione deve essere indirizzata al Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza (di seguito anche: Rpct).

1.6 Nell'Allegato 1 alla presente Procedura sono fornite informazioni circa le modalità per effettuare segnalazione esterna, denuncia o divulgazione pubblica.

Articolo 2 Definizioni

2.1 Ai fini della presente Procedura si intende per:

a) Autorità: Autorità di Regolazione per Energia Reti e Ambiente (di seguito anche: Autorità o ARERA), istituita con legge 14 novembre 1995, n. 481;

b) Collegio: organo collegiale composto dal Presidente e dai Componenti dell'Autorità;

c) ANAC: Autorità Nazionale Anticorruzione;

d) DPF: Dipartimento della Funzione Pubblica, presso la Presidenza del Consiglio dei Ministri;

e) direttiva: direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione;

f) decreto: decreto legislativo 10 marzo 2023, n. 24, recante "Attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali";

g) violazione: comportamenti, atti od omissioni che ledono l'interesse pubblico o l'integrità di ARERA come previsti dal decreto e richiamati dalla presente Procedura;

h) informazioni sulle violazioni: informazioni, compresi i fondati sospetti, riguardanti violazioni commesse o che, sulla base di elementi concreti, potrebbero essere commesse nell'organizzazione (nel caso, l'Autorità), con la quale, la persona segnalante o colui che sporge denuncia all'Autorità giudiziaria o contabile, intrattiene un rapporto giuridico ai sensi dell'art. 3, commi 1 e 2 del decreto, nonché gli elementi riguardanti condotte volte ad occultare tali violazioni;

i) Ptpct: Piano triennale di prevenzione della corruzione e della trasparenza ARERA;

j) segnalazione: comunicazione scritta od orale di informazioni sulle violazioni;

k) segnalazione interna: comunicazione, scritta od orale, di informazioni sulle violazioni, presentata tramite il canale di segnalazione interna;

l) segnalazione esterna: comunicazione, scritta od orale, di informazioni sulle violazioni, presentata tramite il canale di segnalazione esterna, di cui all'art. 7 del decreto;

m) segnalazione anonima: segnalazione di violazioni redatta senza indicazione dell'identità del segnalante;

n) divulgazione pubblica o divulgare pubblicamente: rendere di pubblico dominio informazioni sulle violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone;

o) denuncia: denuncia effettuata presso l'Autorità competente, giudiziaria o contabile;

p) segnalante: persona fisica che effettua la segnalazione o la divulgazione pubblica di informazioni sulle violazioni acquisite nell'ambito del proprio contesto lavorativo;

q) facilitatore: persona fisica, operante all'interno del medesimo contesto lavorativo, che assiste il segnalante nel processo di segnalazione e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata;

r) contesto lavorativo: contesto che ricomprende le attività lavorative o professionali, presenti o passate, svolte nell'ambito dei rapporti di cui all'art. 3, commi 3 e 4 del decreto, attraverso le quali, indipendentemente dalla natura di tali attività, un soggetto acquisisce informazioni sulle violazioni e nel cui ambito potrebbe rischiare di subire ritorsioni in caso di segnalazione o di divulgazione pubblica o di denuncia all'Autorità giudiziaria o contabile;

s) persona coinvolta: persona fisica o giuridica menzionata nella segnalazione interna o esterna ovvero nella divulgazione pubblica come persona alla quale la violazione è attribuita o come persona comunque implicata nella violazione segnalata o divulgata pubblicamente;

t) ritorsione: qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all'Autorità giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare alla persona segnalante o alla persona che ha sporto denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto;

u) seguito: azione intrapresa dal soggetto cui è affidata la gestione del canale di segnalazione per valutare la sussistenza dei fatti segnalati, l'esito delle indagini e le eventuali misure adottate;

v) riscontro: comunicazione alla persona segnalante di informazioni relative alla gestione della segnalazione;

w) Rpct: Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza;

x) custode dell'identità: soggetto individuato dall'Amministrazione che, dietro esplicita e motivata richiesta, consente al Rpct di accedere all'identità del segnalante.

y) responsabile del procedimento disciplinare: soggetto deputato alla gestione del procedimento disciplinare, anche in veste di Commissione di disciplina, secondo i Regolamenti interni di ARERA

Articolo 3 Ambito di applicazione

3.1 La presente Procedura si applica alle segnalazioni di violazioni di disposizioni normative, nazionali o dell'Unione europea, che ledono l'interesse pubblico o l'integrità dell'Autorità, di cui il segnalante sia venuto a conoscenza nel suo contesto lavorativo, laddove il segnalante renda nota la propria identità.

3.2 Le disposizioni contenute nella presente Procedura non esimono i soggetti che, rivestendo la qualifica di pubblico ufficiale o di incaricato di pubblico servizio, sono gravati dell'obbligo di denuncia all'Autorità giudiziaria o contabile (3).

3.3 La presente Procedura non si applica:

a) alle contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale del segnalante che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate;

b) alle segnalazioni di violazioni laddove già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell'Unione europea o nazionali indicati dal decreto ovvero da quelli nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell'Unione europea indicati dalla direttiva;

c) alle segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell'Unione europea.

(3) Obbligo di denuncia ai sensi degli artt. 331 C.p.p. e 361 e 362 C.p.

Articolo 4 Persone che possono effettuare la segnalazione

4.1 Le segnalazioni possono essere effettuate dalle seguenti persone:

a) dipendenti, a qualsiasi titolo, di ARERA;

b) lavoratori autonomi, nonché titolari di un rapporto di collaborazione, che svolgono la propria attività lavorativa in favore di ARERA, come definiti dal decreto;

c) lavoratori e collaboratori delle imprese fornitrici di beni o servizi e che realizzano opere in favore di ARERA;

d) liberi professionisti e consulenti che prestano la propria attività lavorativa presso ARERA;

e) volontari e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso ARERA;

f) persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza in favore di ARERA, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto.

4.2 La tutela delle persone segnalanti si applica nei seguenti casi:

a) quando il rapporto giuridico è in corso;

b) quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;

c) durante il periodo di prova;

d) successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.

4.3 La presente Procedura non si applica alle segnalazioni effettuate da soggetti diversi da quelli di cui sopra, inclusi i rappresentanti di Organizzazioni sindacali che operino in tale veste, per i quali trovano applicazione le disposizioni di cui alla legge 300/1970.

4.4 La presente Procedura si applica alle segnalazioni inerenti a violazioni registrate nello specifico contesto di ARERA e non anche nel diverso contesto dell'impresa o di altra organizzazione che il segnalante rappresenta ovvero per la quale opera.

4.5 In caso di dipendente, fuori ruolo, in comando o in distacco presso altro Ente, la segnalazione va inoltrata al soggetto competente a gestire la segnalazione nell'ambito dell'Ente al quale si riferiscono i fatti.

Articolo 5 Oggetto della segnalazione

5.1 Rientrano tra le condotte illecite per le quali è possibile effettuare la segnalazione:

1) illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;

2) illeciti che rientrano nell'ambito di applicazione degli atti dell'Unione europea o degli atti nazionali come richiamati dalla direttiva e dal decreto;

3) atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell'Unione europea, come individuati nei regolamenti, direttive, decisioni, raccomandazioni e pareri dell'Ue;

4) atti od omissioni riguardanti il mercato interno, che compromettono la libera circolazione delle merci, delle persone, dei servizi e dei capitali. Sono ricomprese le violazioni delle norme dell'Ue in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, nonché le violazioni riguardanti il mercato interno connesse ad atti che violano le norme in materia di imposta sulle società o i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l'oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società;

5) atti o comportamenti che vanificano l'oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell'Unione europea nei settori indicati dalla direttiva e dal decreto;

La disciplina del decreto non trova applicazione alle segnalazioni di violazioni disciplinatenelle direttive e nei regolamenti dell'Unione europea e nelle disposizioni attuative dell'ordinamento italiano che già prevedono e garantiscono apposite procedure di segnalazione.

5.2 Al fine di consentire le dovute verifiche, il segnalante precisa nella segnalazione - in via più circostanziata possibile - le informazioni a sua conoscenza sulla violazione.

5.3 In ogni caso, nella segnalazione è necessario che risultino chiare: (i) le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione; (ii) la descrizione del fatto; (iii) le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati. E' utile anche allegare documenti che possano fornire elementi di fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione, nonché l'indicazione di altri soggetti potenzialmente a conoscenza dei fatti.

5.4 Non sono ricomprese tra le informazioni sulle violazioni segnalabili le notizie palesemente prive di fondamento, le informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico, nonché le informazioni acquisite solo sulla base di indiscrezioni, vociferazioni scarsamente attendibili o "voci di corridoio".

Articolo 6 Disciplina delle segnalazioni anonime

6.1 Le segnalazioni anonime sono oggetto di valutazione in termini di ammissibilità e fondatezza secondo quanto di seguito previsto.

6.2 ARERA prende in considerazione le segnalazioni anonime quando le stesse risultino adeguatamente circostanziate e rese con dovizia di particolari e comunque tali da far emergere fatti e situazioni in relazione a contesti determinati, in virtù, a titolo esemplificativo, di indicazione di nominativi o qualifiche, menzione di uffici specifici, procedimenti o eventi particolari.

6.3 ARERA, anche al fine di garantire le tutele previste dalla legge, provvede, in ogni caso, a registrare le segnalazioni anonime mediante caricamento sulla piattaforma informatica

Canale interno e gestione della segnalazione

Articolo 7 Modalità per l'effettuazione della segnalazione e soggetti deputati alla ricezione e alla gestione

7.1 Il segnalante può effettuare la segnalazione secondo una delle seguenti modalità alternative tra loro:

a) in forma scritta

- tramite piattaforma informatica dedicata, reperibile sulla intranet aziendale alla voce "Whistleblowing - Segnalazione di condotte illecite" o collegandosi al link internet reso disponibile da ARERA ai soggetti abilitati ad effettuare la segnalazione.

b) in forma orale

- mediante richiesta di incontro con il Rpct, da formulare attraverso la piattaforma informatica. In occasione dell'incontro, il Rpct fornisce assistenza al segnalante per la formulazione della segnalazione tramite piattaforma informatica attraverso la quale verrà altresì attestato l'avvenuto incontro.

7.2 Al fine di massimizzare la tutela della riservatezza è in ogni caso raccomandato, per l'effettuazione della segnalazione, l'utilizzo della piattaforma informatica.

7.3 In caso di conflitto di interessi anche solo potenziale, in relazione al segnalante, al segnalato o, comunque, al contenuto della segnalazione, il Rpct è tenuto ad astenersi. In tali casi o nei casi di mancanza, assenza o impedimento del Rpct, la segnalazione sarà gestita dal Segretario Generale dell'Autorità. Il segnalante, in tali casi, potrà anche ricorrere alle altre forme di segnalazione, secondo quanto previsto dal decreto.

7.4 Le segnalazioni ricevute da soggetti diversi dal Rpct devono essere trasmesse a quest'ultimo tempestivamente e, comunque, entro 7 giorni dal ricevimento. Il soggetto che trasmette la segnalazione ne fornisce contestuale notizia al segnalante.

7.5 Le segnalazioni ovvero le denunce possono essere trasmesse - ricorrendone i presupposti - al Rpct ovvero all'ANAC, all'Autorità Giudiziaria o alla Corte dei Conti. E' prevista, altresì, la possibilità di effettuare una divulgazione pubblica. Tuttavia, in aderenza alle linee di indirizzo offerte in termini di principio dalla direttiva e dal decreto, è raccomandato valutare la possibilità di trasmettere la segnalazione, in prima istanza, al Rpct. I presupposti e le modalità per effettuare una segnalazione esterna ovvero una divulgazione pubblica sono riportate nell'Allegato 1 alla presente Procedura.

Articolo 8 Fasi del procedimento di gestione della segnalazione

8.1 Il procedimento di gestione delle segnalazioni è composto dalle seguenti fasi:

a) registrazione

b) valutazione preliminare

c) istruttoria

d) trasmissione

Articolo 9 Registrazione

9.1 A seguito della ricezione della segnalazione, il Rpct provvede:

- alla registrazione, anche tramite la piattaforma informatica, su registro riservato alle segnalazioni whistleblowing, con attribuzione di un codice univoco progressivo e annotazione di data e ora di ricezione;

- se strettamente necessario ai fini della gestione della segnalazione e ove non già precisato nella segnalazione, alla corretta identificazione del segnalante, con acquisizione, oltre che dell'identità, anche della qualifica, del ruolo e di tutti gli ulteriori dati ritenuti utili ai fini della valutazione della segnalazione;

- alla separazione, anche tramite la piattaforma informatica, dei dati identificativi del segnalante dal contenuto della segnalazione, attraverso l'adozione di codici sostitutivi dei dati identificativi, in modo che la segnalazione possa essere gestita in forma anonima e che sia resa possibile la successiva associazione della segnalazione con l'identità del segnalante, ove consentito;

- al rilascio, al segnalante, anche tramite la piattaforma informatica, della conferma di avvenuta ricezione della segnalazione entro 7 giorni dalla data di ricezione, con l'indicazione del numero di registrazione assegnato alla segnalazione e dei codici sostitutivi dell'identità del segnalante;

- all'adozione di ogni opportuna misura di sicurezza per impedire a terzi di risalire all'identità del segnalante nonché alla conservazione della segnalazione e della documentazione a corredo in luogo segreto.

Articolo 10 Valutazione preliminare

10.1 Il Rpct effettua una valutazione preliminare sui contenuti della segnalazione ricevuta al fine di:

a) appurare la gravità e la rilevanza della condotta illecita imputata al segnalato;

b) verificare se la segnalazione rientri tra quelle disciplinate dalla presente Procedura;

c) verificare la presenza di concorrenti interessi personali del segnalante ovvero di altri soggetti in rapporto con quest'ultimo;

d) ove necessario, svolgere attività di verifica e, comunque, chiedere, al segnalante e/o ad eventuali altri soggetti coinvolti nella segnalazione, necessari chiarimenti e/o integrazioni, anche documentali, adottando le opportune cautele per garantire la riservatezza;

e) identificare i soggetti terzi competenti all'adozione dei conseguenti provvedimenti.

10.2 Il Rpct dichiara inammissibile la segnalazione per:

a) manifesta mancanza di interesse all'integrità di ARERA;

b) manifesta incompetenza di ARERA sulle questioni segnalate;

c) manifesta infondatezza per l'assenza di elementi di fatto idonei a giustificare accertamenti;

d) accertato contenuto generico della segnalazione di illecito tale da non consentire la comprensione dei fatti, ovvero segnalazione di illeciti corredata da documentazione non appropriata o inconferente;

e) produzione di sola documentazione in assenza della segnalazione di condotte illecite o irregolarità;

f) mancanza dei dati che costituiscono elementi essenziali della segnalazione, quali il nominativo e i recapiti del whistleblower, i fatti oggetto di segnalazione, le ragioni connesse all'attività lavorativa svolta che hanno consentito la conoscenza dei fatti segnalati;

10.3 Nei casi di cui alle lettere c) ed f) dell'art. 10.2, il Rpct formula richieste di integrazioni e chiarimenti.

10.4 Nel caso in cui, all'esito della fase di verifica preliminare, la segnalazione sia ritenuta inammissibile o, comunque, manifestamente infondata, il Rpct procede all'archiviazione della segnalazione medesima, dandone comunicazione al segnalante e al Collegio.

10.5 Nel caso in cui, all'esito della fase di verifica preliminare, la segnalazione risulti non manifestamente infondata, il Rpct provvede tempestivamente alla sua trasmissione ai soggetti o alle Autorità competenti secondo quanto previsto dalla presente Procedura.

10.6 La fase di valutazione preliminare si conclude, di norma, entro 15 giorni decorrenti dalla ricezione della segnalazione.

Articolo 11 Fase istruttoria

11.1 Ove necessario e sempre che la segnalazione sia ritenuta ammissibile, il Rpct avvia l'attività istruttoria nel rispetto dei principi di tempestività, indipendenza, equità e riservatezza. Nel corso delle verifiche, il Rpct può chiedere il supporto delle strutture dell'Autorità e degli organi di controllo interno, di volta in volta competenti e, ove ritenuto opportuno, di Autorità pubbliche o, ancora, di consulenti esterni specializzati nell'ambito della segnalazione ricevuta ed il cui coinvolgimento sia funzionale all'accertamento della segnalazione, assicurando la riservatezza e l'anonimizzazione dei dati personali eventualmente contenuti nella segnalazione.

11.2 Le strutture di ARERA interessate dall'attività di verifica del Rpct garantiscono la massima e tempestiva collaborazione.

11.3 La metodologia da impiegare nello svolgimento delle attività di verifica è valutata, di volta in volta, individuando la tecnica ritenuta più efficace, considerata la natura dell'evento sottostante alla violazione e le circostanze esistenti.

11.4 Le verifiche possono essere eseguite, a titolo esemplificativo, mediante: analisi documentali, interviste, somministrazione di questionari, ricerca di informazioni su database pubblici, nel rispetto della normativa sulla protezione dei dati personali nonché, ove pertinente, della normativa in materia di indagini difensive.

11.5 In nessun caso possono essere effettuate verifiche al di fuori di quanto consentito dalla legge o comunque lesive della dignità e della riservatezza o verifiche arbitrarie, non imparziali o inique, tali da screditare o da compromettere il decoro.

11.6 Nel caso in cui, all'esito della fase istruttoria, la segnalazione sia ritenuta manifestamente infondata, il Rpct procede alla sua archiviazione, dandone comunicazione al segnalante e al Collegio.

11.7 Nel caso in cui, all'esito della fase istruttoria, la segnalazione risulti non manifestamente infondata, il Rpct provvede tempestivamente alla sua trasmissione ai soggetti o alle Autorità competenti secondo quanto previsto dalla presente Procedura.

11.8 La fase istruttoria si conclude, di norma, entro 2 mesi decorrenti dalla data di avvio della stessa.

Articolo 12 Trasmissione

12.1 Nel caso in cui, all'esito della istruttoria, la segnalazione risulti non manifestamente infondata, il Rpct - in relazione ai profili di illiceità riscontrati e ai contenuti della segnalazione - individua, tra i seguenti, i soggetti ai quali inoltrare la segnalazione medesima:

a) responsabile del procedimento disciplinare, ai soli fini dell'eventuale avvio del procedimento stesso;

b) Autorità giudiziaria, Corte dei Conti, ANAC ovvero altre Autorità pubbliche, per i rispettivi profili di competenza.

12.2 Il Rpct provvede a informare il Collegio del seguito, per le ulteriori eventuali azioni che si rendano necessarie a tutela di ARERA.

12.3 In caso di trasmissione della segnalazione, il Rpct comunica esclusivamente i contenuti della segnalazione, espungendo tutti i riferimenti dai quali sia possibile risalire, anche indirettamente, all'identità del segnalante e degli altri soggetti la cui identità va tutelata.

12.4 Il Collegio e il responsabile del procedimento disciplinare informano tempestivamente il Rpct dell'adozione di eventuali provvedimenti di propria competenza a carico dell'incolpato.

12.5 La trasmissione della segnalazione verso i soggetti di cui all'art. 12.1, lett. b), è effettuata dal Rpct con le cautele di cui all'art. 12.3 e secondo le indicazioni diramate da ANAC.

12.6 La trasmissione della segnalazione ai soggetti competenti deve avvenire entro 3 mesi dalla data dell'avviso di ricevimento della segnalazione stessa o, in mancanza di tale avviso, entro 3 mesi dalla scadenza del termine di 7 giorni dalla presentazione della segnalazione.

12.7 Entro lo stesso termine di cui al precedente comma, il Rpct invia al segnalante apposita comunicazione di riscontro.

Articolo 13 Segnalazioni esterne, divulgazioni pubbliche, denunce

13.1 ARERA mette a disposizione le informazioni relative al canale, alle procedure e ai presupposti per effettuare le segnalazioni esterne ad ANAC.

13.2 Si rinvia, a tal fine, all'Allegato 1 alla presente Procedura.

Riservatezza dell'identità del segnalante

Articolo 14 Riservatezza dell'identità del segnalante

14.1 Le segnalazioni non possono essere utilizzate oltre quanto necessario per dare adeguato seguito alle stesse.

14.2 L'identità del segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità, non possono essere rivelate senza il consenso espresso dello stesso segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, a tal fine autorizzate a trattare tali dati ai sensi degli artt. 29 e 32, par. 4, del Regolamento (UE) 2016/679 e dell'art. 2-quaterdecies del Codice in materia di protezione dei dati personali di cui al d.lgs. 196/2003.

14.3 Nell'ambito del procedimento penale, l'identità del segnalante è coperta dal segreto nei modi e nei limiti previsti dall'articolo 329 del Codice di procedura penale.

14.4 Nell'ambito del procedimento dinanzi alla Corte dei Conti, l'identità del segnalante non può essere rivelata fino alla chiusura della fase istruttoria.

14.5 Nell'ambito del procedimento disciplinare, l'identità del segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell'addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell'identità della persona segnalante sia indispensabile per la difesa dell'incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso del segnalante alla rivelazione della propria identità. Il responsabile del procedimento disciplinare valuta, su istanza dell'incolpato, se ricorrono i presupposti in ordine alla necessità di conoscere l'identità del segnalante ai fini del diritto di difesa, dando adeguata motivazione della sua decisione sia in caso di accoglimento dell'istanza sia in caso di diniego. Il responsabile del procedimento disciplinare si pronuncia sull'istanza dell'incolpato entro 5 giorni lavorativi dalla ricezione dell'istanza della persona coinvolta, comunicando l'esito a quest'ultimo e al Rpct. E' fatto divieto assoluto al Rpct, in assenza di presupposti di legge e del consenso del segnalante, rivelare l'identità del segnalante medesimo al responsabile del procedimento disciplinare. La violazione di tale divieto costituisce grave illecito disciplinare.

14.6 Il Rpct, in ogni caso, dà avviso al segnalante, mediante comunicazione scritta, delle ragioni della rivelazione dei dati riservati, nella ipotesi di cui all'art. 14.5 nonché nelle procedure di segnalazione interna ed esterna quando la rivelazione della identità della persona segnalante e delle informazioni di cui all'art. 14.2 risulti indispensabile anche ai fini della difesa della persona coinvolta.

14.7 ARERA tutela l'identità delle persone coinvolte e delle persone menzionate nella segnalazione fino alla conclusione dei procedimenti avviati in ragione della segnalazione nel rispetto delle medesime garanzie previste in favore del segnalante.

14.8 La segnalazione è sottratta all'accesso previsto dagli artt. 22 e seguenti. della legge 241/1990, nonché dagli artt. 5 e seguenti del d.lgs. 33/2013. Resta, altresì, fermo quanto previsto all'art. 2-undecies, comma 1, lett. f), del d.lgs. 196/2003.

14.9 Ferme le previsioni di cui agli artt. da 14.1 a 14.8, la persona coinvolta può essere sentita, oppure, su sua richiesta, produrre osservazioni scritte e documenti.

14.10 Restano ferme le disposizioni di legge speciale che impongano l'obbligo di comunicare, a specifiche Autorità procedenti, l'identità del segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, così come il contenuto della segnalazione o la relativa documentazione.

14.11 Nell'informativa sul trattamento dei dati personali, resa al segnalante all'atto della segnalazione, anche mediante piattaforma telematica, ovvero in occasione dell'incontro diretto, il segnalante è informato dell'eventualità che la segnalazione possa essere trasmessa, per i seguiti del caso, ai soggetti competenti secondo quanto previsto dalla legge.

Misure di protezione

Articolo 15 Soggetti ai quali sono rivolte le misure di protezione

15.1 Le misure di protezione si applicano:

a) al segnalante;

b) ai facilitatori;

c) alle persone del medesimo contesto lavorativo del segnalante e che sono allo stesso legate da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;

d) ai colleghi di lavoro del segnalante che lavorano nel medesimo contesto lavorativo e che hanno con lo stesso un rapporto abituale e corrente;

e) agli enti di proprietà del segnalante o per i quali egli lavora nonché agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo del segnalante.

15.2 Restano ferme le ulteriori previsioni per i casi di segnalazione esterna, denuncia e divulgazione pubblica.

15.3 Le tutele di cui alla presente Procedura non operano nei confronti del segnalante che violi la legge al fine di raccogliere informazioni, indizi o prove di illeciti in ambito lavorativo.

Articolo 16 Divieto di ritorsione

16.1 Il segnalante non può subire alcuna ritorsione.

16.2 Nell'ambito di procedimenti giudiziari o amministrativi o comunque di controversie stragiudiziali aventi ad oggetto l'accertamento di omissioni, atti o comportamenti vietati ai sensi del presente articolo nei confronti delle persone che godono di protezione, si presume che gli stessi siano stati posti in essere a causa della segnalazione. L'onere di provare che tali condotte o atti sono motivati da ragioni estranee alla segnalazione è a carico di colui che li ha posti in essere.

16.3 In caso di domanda risarcitoria presentata all'Autorità giudiziaria dalle persone che godono di protezione, se tali persone dimostrano di aver effettuato, ai sensi del decreto, una segnalazione e di aver subito un danno, si presume, salvo prova contraria, che il danno sia conseguenza di tale segnalazione, divulgazione pubblica o denuncia all'Autorità giudiziaria o contabile.

Di seguito sono riportate le fattispecie esemplificative di ritorsioni, come indicate all'art. 17 del decreto:

- licenziamento, sospensione o misure equivalenti;

- retrocessione di grado o mancata promozione;

- mutamento di funzioni, cambiamento del luogo di lavoro, riduzione dello stipendio, modifica dell'orario di lavoro;

- sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell'accesso alla stessa;

- note di merito negative o referenze negative;

- adozione di misure disciplinari o di altre sanzioni, anche pecuniarie;

- coercizione, intimidazione, molestie, ostracismo;

- discriminazione o comunque trattamento sfavorevole;

- mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione;

- mancato rinnovo o risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;

- danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media o pregiudizi economici o finanziari, comprese perdita di opportunità economiche e perdita di redditi;

- inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l'impossibilità per la persona di trovare un'occupazione nel settore o nell'industria in futuro;

- conclusione anticipata o annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi;

- annullamento immotivato di una licenza o di un permesso;

- richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.

Articolo 17 Comunicazione delle ritorsioni ad ANAC

17.1 Il segnalante può comunicare all'ANAC le ritorsioni che ritiene di avere subito, ai fini dell'attivazione delle ulteriori tutele previste dal decreto.

Articolo 18 Limitazioni di responsabilità

18.1 Non è punibile il segnalante che riveli o diffonda informazioni sulle violazioni coperte dall'obbligo di segreto, diverso da quello di cui all'articolo 1, comma 3 del decreto (4) o relative alla tutela del diritto d'autore o alla protezione dei dati personali ovvero riveli o diffonda informazioni sulle violazioni che offendono la reputazione della persona coinvolta o denunciata, quando, al momento della rivelazione o diffusione, vi fossero fondati motivi per ritenere che la rivelazione o diffusione delle stesse informazioni fosse necessaria per svelare la violazione e la segnalazione è stata effettuata conformemente al decreto e alla Procedura.

18.2 Quando ricorrono le ipotesi di cui al comma 1, è esclusa altresì ogni ulteriore responsabilità, anche di natura civile o amministrativa.

18.3 Salvo che il fatto costituisca reato, il segnalante non incorre in alcuna responsabilità, anche di natura civile o amministrativa, per l'acquisizione delle informazioni sulle violazioni o per l'accesso alle stesse.

18.4 In ogni caso, la responsabilità penale e ogni altra responsabilità, anche di natura civile o amministrativa, non è esclusa per i comportamenti, gli atti o le omissioni non collegati alla segnalazione che non sono strettamente necessari a rivelare la violazione.

(4) "Resta ferma l'applicazione delle disposizioni nazionali o dell'Unione europea in materia di: a) informazioni classificate; b) segreto professionale forense e medico; c) segretezza delle deliberazioni degli organi giurisdizionali".

Articolo 19 Rinunce e transazioni

19.1 Le rinunce e le transazioni, integrali o parziali, che hanno per oggetto i diritti e le tutele previste dal decreto non sono valide, salvo che siano effettuate nelle forme e nei modi di cui all'art. 2113, quarto comma, del Codice civile (5).

(5) Le disposizioni del presente articolo non si applicano alla conciliazione intervenuta ai sensi degli articoli 185, 410, 411, 412 ter e 412 quater del Codice di procedura civile.

Articolo 20 Condizioni per le misure di protezione

20.1 Le misure di protezione si applicano quando ricorrono le seguenti condizioni:

a) al momento della segnalazione, il segnalante aveva fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate fossero vere e rientrassero nel previsto ambito oggettivo;

b) la segnalazione è stata effettuata sulla base di quanto previsto dal decreto e dalla presente Procedura.

20.2 I motivi che hanno indotto la persona a segnalare sono irrilevanti ai fini della sua protezione.

20.3 Quando è accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale del segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all'Autorità giudiziaria o contabile ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave, le tutele previste dal decreto non sono garantite e al segnalante è irrogata una sanzione disciplinare.

20.4 Quanto previsto dal presente articolo si applica anche nei casi di segnalazione anonima, se il segnalante è stato successivamente identificato e ha subito ritorsioni.

Articolo 21 Notizie sullo stato della segnalazione

21.1 Il segnalante può, in qualunque momento, chiedere informazioni al Rpct sullo stato della segnalazione.

21.2 Il Rpct, ove non ricorrano gravi ragioni impeditive, risponde alla richiesta di informazioni, di norma, entro il termine di 10 giorni decorrenti dalla data di ricezione della richiesta medesima.

Articolo 22 Misure di sicurezza, trattamento e conservazione dei dati personali

22.1 Le comunicazioni tra Rpct e segnalante devono avvenire tramite piattaforma informatica, al fine di massimizzare la tutela della riservatezza.

22.2 Le segnalazioni pervenute e la documentazione a corredo delle medesime sono conservate, a cura del Rpct, previa adozione di ogni opportuna cautela al fine di garantirne la massima riservatezza.

22.3 Fatte salve specifiche disposizioni di legge, l'accesso ai dati inerenti alle segnalazioni è consentito esclusivamente al Rpct e/o ai soggetti competenti a riceverle e/o a dare seguito alle medesime e al personale di supporto a ciò autorizzato.

22.4 Ogni trattamento dei dati personali è effettuato, anche previamente sentito il RPD, a norma del Regolamento (UE) 2016/679, del d.lgs. 196/2003 e del d.lgs. 51/2018.

22.5 I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati immediatamente.

22.6 I diritti di cui agli artt. da 15 a 22 del Regolamento (UE) 2016/679 possono essere esercitati nei limiti di quanto previsto dall'art. 2-undecies del d.lgs. 196/2003.

22.7 I trattamenti di dati personali relativi al ricevimento e alla gestione delle segnalazioni sono effettuati da ARERA, in qualità di titolare del trattamento, per il tramite dei soggetti competenti a ricevere e/o a dare seguito alle segnalazioni e del relativo personale di supporto autorizzato, nel rispetto dei principi di cui agli artt. 5 e 25 del Regolamento (UE) 2016/679 o agli artt. 3 e 16 del d.lgs. 51/2018, fornendo idonee informazioni al segnalante e alle persone coinvolte ai sensi degli artt. 13 e 14 del medesimo Regolamento (UE) 2016/679 o dell'art. 11 del d.lgs. 51/2018, nonché adottando misure appropriate a tutela dei diritti e delle libertà degli interessati.

22.8 ARERA definisce il proprio modello di ricevimento e gestione delle segnalazioni, individuando misure tecniche e organizzative idonee a garantire un livello di sicurezza adeguato agli specifici rischi derivanti dai trattamenti effettuati, sulla base di una valutazione d'impatto sulla protezione dei dati e disciplinando il rapporto con eventuali fornitori esterni che trattano dati personali per suo conto ai sensi dell'art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679 o dell'art. 18 del d.lgs. 51/2018.

22.9 Le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell'esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza e del principio di cui agli artt. 5, par. 1, lettera e), del Regolamento (UE) 2016/679 e 3, comma 1, lettera e), del d.lgs. 51/2018.

Articolo 23 Analisi periodica delle informazioni in materia di whistleblowing

23.1 Il Rpct raccoglie e organizza, periodicamente ed in forma anonima, i dati relativi alle segnalazioni e allo stato dei procedimenti di gestione delle segnalazioni medesime pervenute in corso d'anno, anche al fine di poter:

a) identificare le aree di criticità di ARERA sulle quali risulti necessario intervenire in termini di miglioramento o implementazione del sistema di controllo interno, anche in raccordo con i competenti Organi e le competenti strutture di ARERA;

b) introdurre, per quanto di competenza e ove necessario, nuove misure specifiche di prevenzione di illeciti secondo quanto previsto dalla normativa vigente e dalle prassi attuative;

c) rendicontare, ove richiesto, i dati inerenti alle segnalazioni whistleblowing, con le modalità di cui all'art. 1, comma 14, della legge 190/2012 (Relazione annuale) o del Piano Nazionale Anticorruzione.

Articolo 24 Informazione, formazione e sensibilizzazione in materia di whistleblowing

24.1 ARERA:

a) fornisce indicazioni sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni interne ed esterne, rendendole disponibili sul sito internet dell'Autorità, alla sezione denominata "Amministrazione trasparente/Altri contenuti/whistleblowing";

b) adegua i propri standard contrattuali nell'ottica di consentire a tutti i soggetti legittimati, esterni alla Autorità, di effettuare la segnalazione, assicurando tutte le forme di accesso al canale a tal fine implementato;

c) ARERA garantisce adeguati percorsi formativi in tema di whistleblowing in favore del Rpct e del personale di supporto;

d) promuove e favorisce la partecipazione del proprio personale a iniziative di formazione in materia di whistleblowing, al fine di evidenziare l'importanza dello strumento e favorirne il corretto utilizzo;

e) intraprende ogni ulteriore iniziativa di sensibilizzazione ricorrendo a tutti gli strumenti ritenuti idonei a divulgare la conoscenza dell'istituto.

Articolo 25 Adozione e entrata in vigore

25.1 La presente Procedura è pubblicata sul sito internet dell'Autorità nella sezione "Amministrazione trasparente/Altri contenuti/whistleblowing" e sulla intranet aziendale, nonché comunicata a tutti i dipendenti ARERA ed entra in vigore a decorrere dal 15 luglio 2023.

Allegato 1 - Indicazioni per la segnalazione esterna, la denuncia e la divulgazione pubblica

Allegato 2 - Informativa privacy

Allegato 1

Indicazioni per la segnalazione esterna, la denuncia e la divulgazione pubblica

ARERA mette a disposizione, per i dipendenti e per gli altri soggetti legittimati, informazioni sia sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare segnalazioni interne, sia sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare segnalazioni esterne.

Le segnalazioni esterne sono compiutamente disciplinate dalle Linee Guida ANAC (6), reperibili sul sito internet ANAC www.anticorruzione.it e alle quali si rinvia per ogni ulteriore dettaglio.

Il presente allegato alla Procedura è reso disponibile tramite pubblicazione sul sito internet dell'Autorità, "Sezione Amministrazione Trasparente/altri contenuti/whistleblowing".

Segnalazione esterna

L'accesso al canale di segnalazione esterna è consentito solo al ricorrere di determinate condizioni espressamente previste per legge.

In particolare, la persona segnalante può effettuare una segnalazione esterna se, al momento della sua presentazione:

- il canale interno, pur essendo obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme con riferimento ai soggetti e alle modalità di presentazione delle segnalazioni interne, che devono essere in grado di garantire la riservatezza dell'identità del segnalante e degli altri soggetti tutelati;

- la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito (7);

- la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere ragionevolmente, sulla base di documentate concrete circostanze ed informazioni effettivamente acquisibili e non su semplici illazioni, che, se effettuasse una segnalazione interna:

- alla stessa non sarebbe dato efficace seguito (8)

- questa potrebbe determinare un rischio di ritorsione

- la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

La gestione del canale di segnalazione esterna è affidata integralmente ad ANAC, che garantisce, anche tramite il ricorso a crittografia, la riservatezza dell'identità del segnalante, della persona coinvolta e di quella menzionata nella segnalazione, nonché della relativa documentazione.

Le segnalazioni esterne possono essere effettuate, secondo quanto disposto da ANAC, in forma scritta, oppure in forma orale, attraverso linee telefoniche o sistemi di messaggistica vocale, ovvero mediante un incontro diretto con ANAC, fissato entro un termine ragionevole laddove sia lo stesso segnalante a farne richiesta.

Se la segnalazione esterna viene presentata a soggetto diverso da ANAC, la stessa è trasmessa, entro 7 giorni dalla data di ricevimento, alla medesima ANAC, dandone contestuale notizia al segnalante.

Laddove pervengano segnalazioni che evidenzino illeciti amministrativi, contabili, civili o penali e, in genere, ogni altro illecito previsto ma estraneo alle competenze ANAC, le stesse saranno esaminate e valutate al fine di assumere ulteriori iniziative d'ufficio. L'eventuale archiviazione per incompetenza, da parte dell'ANAC, sarà accompagnata dalla trasmissione della segnalazione ai competenti organi dell'Autorità giudiziaria ordinaria, della Corte dei Conti o di altri Organismi e Amministrazioni di controllo (Dipartimento Funzione Pubblica, Ispettorato del lavoro, altre Autorità amministrative indipendenti) secondo i criteri e le modalità stabilite nelle Linee Guida ANAC.

Denuncia

Al segnalante è riconosciuta, altresì, la possibilità di rivolgersi alle Autorità nazionali competenti, giudiziarie e contabili, per inoltrare denuncia di condotte illecite di cui sia venuto a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico o privato.

Qualora il segnalante rivesta la qualifica di pubblico ufficiale o di incaricato di pubblico servizio, anche laddove lo stesso abbia effettuato una segnalazione attraverso i canali di segnalazione interna o di segnalazione esterna è comunque tenuto - ai sensi degli artt. 331 c.p.p. e 361 e 362 c.p. - all'obbligo di denunciare, alla competente Autorità giudiziaria o contabile, i fatti penalmente rilevanti e le ipotesi di danno erariale.

L'ambito oggettivo degli illeciti segnalabili, di cui agli artt. 361 e 362 c.p., disponendo l'obbligo di denunciare soltanto reati procedibili d'ufficio, è più ristretto rispetto a quello previsto dal d.lgs. 24/2023 (di seguito: decreto).

Resta fermo che, laddove il dipendente pubblico denunci un reato all'Autorità giudiziaria e poi venga discriminato per via della stessa denuncia, potrà in ogni caso beneficiare delle tutele previste dal decreto per le eventuali ritorsioni subite.

Le Autorità presso le quali è sporta denuncia sono tenute, anch'esse, al rispetto delle regole sulla tutela della riservatezza e sulla tutela del contenuto delle segnalazioni previste dal decreto.

Divulgazione pubblica

E' prevista una ulteriore modalità di segnalazione consistente nella divulgazione pubblica.

Con la divulgazione pubblica le informazioni sulle violazioni sono rese di pubblico dominio tramite stampa o mezzi elettronici o comunque attraverso mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone, compresi i social network e i nuovi canali di comunicazione (tra cui, ad esempio, Facebook, Twitter, YouTube, Instagram), che costituiscono strumenti rapidi e interattivi di trasmissione e veicolazione di informazioni e scambi tra reti di persone e organizzazioni.

La divulgazione pubblica delle violazioni può essere effettuata al ricorrere di determinate condizioni previste per legge.

In particolare, la divulgazione pubblica è ammessa laddove ricorra una delle seguenti condizioni:

- ad una segnalazione interna, a cui l'amministrazione non ha dato riscontro in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alla segnalazione nei termini previsti (tre mesi dalla data dell'avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione), ha fatto seguito una segnalazione esterna ad ANAC la quale, a sua volta, non ha fornito riscontro al segnalante entro termini ragionevoli (tre mesi o, se ricorrono giustificate e motivate ragioni, sei mesi dalla data di avviso di ricevimento della segnalazione esterna o, in mancanza di tale avviso, dalla scadenza dei sette giorni dal ricevimento);

- la persona ha già effettuato direttamente una segnalazione esterna all'ANAC la quale, tuttavia, non ha dato riscontro al segnalante in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alla segnalazione entro termini ragionevoli (tre mesi o, se ricorrono giustificate e motivate ragioni, sei mesi dalla data di avviso di ricevimento della segnalazione esterna o, in mancanza di detto avviso, dalla scadenza dei sette giorni dal ricevimento);

- la persona effettua direttamente una divulgazione pubblica in quanto, sulla base di motivazioni ragionevoli e fondate alla luce delle circostanze del caso concreto, ritiene che la violazione possa rappresentare un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse (9);

- la persona effettua direttamente una divulgazione pubblica poiché sulla base di motivazioni ragionevoli e fondate alla luce delle circostanze del caso concreto ritiene che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni oppure possa non avere efficace seguito (10).

Nella divulgazione pubblica, ove il soggetto riveli volontariamente la propria identità, non viene in rilievo la tutela della riservatezza, ferme restando tutte le altre forme di protezione previste dal decreto per il segnalante.

Si precisa, infine, che il soggetto che effettua una divulgazione pubblica, così come sopra illustrato, deve tenersi distinto da chi costituisce fonte di informazione per i giornalisti. In tali casi, infatti, il decreto prevede che restino ferme le norme sul segreto professionale degli esercenti la professione giornalistica, con riferimento alla fonte della notizia.

(6) "Linee guida in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali - procedure per la presentazione e gestione delle segnalazioni esterne"

(7) Si fa riferimento ai casi in cui il canale interno sia stato utilizzato ma non abbia funzionato correttamente, la segnalazione non sia stata trattata entro un termine ragionevole oppure non siano state intraprese aioni per affrontare la violazione.

(8) Ciò può verificarsi, ad esempio, quando il responsabile ultimo nel contesto lavorativo sia coinvolto nella violazione, vi sia il rischio che la violazione o le relative prove possano essere occultate o distrutte, l'efficacia delle indagini svolte dalle Autorità competenti potrebbe essere altrimenti compromessa o anche perché si ritiene che ANAC sarebbe più indicata a affrontare la specifica violazione, soprattutto nelle materie di propria competenza.

(9) Si pensi, ad esempio, ad una situazione di emergenza o al rischio di danno irreversibile, anche all'incolumità fisica di una o più persone, che richiedono che la violazione sia svelata prontamente e abbia un'ampia risonanza per impedirne gli effetti.

(10) E il caso, ad esempio, in cui il soggetto teme che possano essere occultate o distrutte prove oppure che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l'autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa. Si consideri, a titolo esemplificativo, il caso in cui chi riceve la segnalazione di una violazione, accordandosi con la persona coinvolta nella violazione stessa, proceda ad archiviare detta segnalazione in assenza dei presupposti.

Allegato 2

Informativa sul trattamento dei dati personali

(Artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679)

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento dei dati è l'Autorità di Regolazione per Energia Reti e Ambiente - ARERA, con sede legale in Corso di Porta Vittoria, 27 - 20122 Milano; e-mail: info@arera.it; pec: protocollo@pec.arera.it; tel. +39 02 655.65.1

Il Responsabile della Protezione dei dati (Rpd) è raggiungibile all'indirizzo e-mail rpd@arera.it.

2. Categorie di dati personali oggetto di trattamento e fonte dei dati

Nell'ambito del processo di gestione delle segnalazioni di violazioni ai sensi del d.lgs. 24/2023, in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali (whistleblowing), ARERA tratterà i dati personali dei soggetti che effettuano segnalazioni, dei soggetti segnalati, dei soggetti comunque citati nella segnalazione, dei soggetti coinvolti nel processo di gestione della segnalazione e comunque dei soggetti a cui si applicano le tutele previste dal d.lgs. 24/2023.

Tali dati includeranno dati personali comuni, quali dati anagrafici, di contatto e dati relativi all'attività lavorativa dell'interessato e, nei limiti in cui sia strettamente necessario, dati personali appartenenti alle categorie particolari di cui all'art. 9, del Regolamento UE 2016/679 (di seguito: Regolamento), quali quelli relativi alla salute, all'appartenenza sindacale, dati idonei a rivelare origine razziale, opinioni politiche, convinzioni religiose o filosofiche dell'interessato o dati relativi a condanne penali e reati di cui all'art. 10 del Regolamento.

I dati personali saranno raccolti direttamente presso l'interessato o presso terzi, contenuti nella segnalazione di illeciti e nella documentazione allegata o raccolti nel corso del procedimento di gestione della segnalazione.

3. Finalità e base giuridica del trattamento

I dati personali formeranno oggetto di trattamento, da parte di ARERA, per le seguenti finalità:

- gestione della segnalazione in tutte le sue fasi, inclusa quella di accertamento dei fatti oggetto di segnalazione e adozione di eventuali conseguenti provvedimenti, secondo quanto descritto nella Procedura di segnalazione di illecito whistleblowing, pubblicata sul sito internet e sulla intranet aziendale;

- adempimento agli obblighi di legge o regolamentari gravanti sull'Autorità in materia di whistleblowing.

Base giuridica del trattamento per le finalità sopra descritte: (i) necessità di adempiere l'obbligo legale di applicare la normativa in materia di whistleblowing a cui ARERA è soggetta (artt. 6, par. 1, lett. c), 9 par. 2, lett. b) e 10, nonché 88 del Regolamento, in relazione al d.lgs. 24/2023; (ii) necessità di eseguire il compito di interesse pubblico contemplato dall'ordinamento, connesso alla normativa in materia di whistleblowing (art. 6, par. 1, lett. e), art. 9, par. 2, lett. e), del Regolamento).

4. Destinatari dei dati personali

I dati personali non saranno diffusi. Per le finalità sopra descritte al punto 3, nei limiti delle rispettive competenze e secondo quanto descritto nella Procedura ARERA in materia di whistleblowing, con particolare riferimento ai limiti sulla conoscibilità dell'identità del segnalante e di tutti gli altri soggetti sopra indicati, i dati personali saranno trattati in ambito ARERA dai soli soggetti la cui facoltà di accesso ai dati è riconosciuta da disposizioni di legge, normativa secondaria e comunitaria.

La segnalazione e i dati personali potranno essere, inoltre, trasmessi, per i profili di rispettiva competenza, secondo quanto previsto dalla legge, ad Anac, all'Autorità Giudiziaria, alla Corte dei Conti ed altre eventuali Autorità pubbliche coinvolte, che tratteranno i dati in qualità di titolari autonomi.

5. Trasferimenti extra UE

I dati personali non saranno oggetto di trasferimento verso Paesi non appartenenti all'Unione Europea.

6. Modalità di trattamento dei dati personali

Il trattamento dei dati personali avverrà con il supporto di mezzi cartacei, informatici o telematici, in modo da garantirne la sicurezza e riservatezza, in conformità alle previsioni del d.lgs. 24/2023, con l'adozione delle necessarie misure di sicurezza, tecniche ed organizzative, volte, tra l'altro, ad impedire, a soggetti non autorizzati, di risalire all'identità del segnalante e degli altri soggetti interessati.

7. Periodo di conservazione dei dati personali

I dati personali saranno trattati per il tempo strettamente necessario alla gestione della segnalazione in tutte le sue fasi, all'adozione dei provvedimenti conseguenti ed all'adempimento degli obblighi di legge connessi. Dopodiché i medesimi dati verranno distrutti o resi anonimi.

8. Diritti degli interessati

All'interessato sono riconosciuti i diritti di cui agli artt. 15 e seguenti del Regolamento. Per l'esercizio di tali diritti, l'interessato può rivolgersi al Responsabile della protezione dei dati.

Ai sensi dell'art. 2-undecies, del d.lgs. 196/2003, i diritti di cui agli artt. 15 e seguenti del Regolamento non possono essere esercitati, da parte di soggetti interessati diversi dal segnalante e dagli altri soggetti indicati al punto 2, con richiesta ad ARERA, titolare del trattamento - e in assenza di risposta, tramite reclamo al Garante per la protezione dei dati personali - quando da ciò possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell'identità del segnalante e degli altri soggetti indicati al punto 2.

Resta ferma la possibilità di richiesta di accertamento, secondo quanto disposto dall'art. 160, del d.lgs. 196/2003.

9. Diritto di proporre reclamo

Gli interessati che ritengano che il trattamento dei dati personali a loro riferiti sia effettuato in violazione di quanto previsto dal Regolamento hanno il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali o di adire l'Autorità giudiziaria, come previsto rispettivamente dagli artt. 77 e 79 del medesimo Regolamento.