Indicazioni generiche per non consentire a terzi di conoscere situazioni delicate No alla voce 'pignoramento' sul cedolino dello stipendio (Gar. Privacy 10.3.2002)

Indicazioni generiche per non consentire a terzi di conoscere situazioni delicate
No alla voce 'pignoramento' sul cedolino dello stipendio
(Gar. Privacy 10.3.2002)
No alla dicitura “pignoramento” sul cedolino dello stipendio. Meglio sostituirla con altre formule (ad esempio, “altre trattenute”) o con codici identificativi che rendano ugualmente comprensibile la voce, ma non consentano a terzi di venire immediatamente a conoscenza di delicati aspetti relativi alla sfera privata del lavoratore. E' quanto ha stabilito l'Autorità garante della privacy, con un provvedimento reso noto nella Newsletter n. 129 del 10 marzo 2002, in risposta al ricorso di un dipendente pubblico. Sul cedolino, inoltre -ha stabilito ancora l'Authority- vanno riportate solo le notizie indispensabili a documentare al dipendente le diverse voci relative alle competenze e alle trattenute, per consentire una verifica agevole dell’esatta corresponsione della retribuzione. Occorre, quindi, omettere, ad esempio, la specifica causale del pignoramento oppure, come in altri casi, l’indicazione del sindacato al quale il lavoratore iscritto versa la ritenuta sindacale. La questione è stata affrontata sulla base della richiesta di un dipendente pubblico, il quale lamentava di non aver avuto riscontro a una richiesta di accesso ai propri dati rivolta all’ente presso il quale lavora. L’interessato aveva chiesto di prendere visione degli atti e dei documenti inseriti nel proprio fascicolo personale e di cancellare dai cedolini dello stipendio la dicitura “pignoramento”. L’ente, invitato dal Garante a fornire chiarimenti, si era dichiarato disponibile a far visionare al lavoratore gli atti e i documenti inseriti nel fascicolo presso la segreteria del personale di sede. Per quanto riguarda, invece, la richiesta di cancellare la voce “pignoramento” dal cedolino, l’amministrazione aveva sostenuto di non poter provvedere, poiché, a suo parere, ciò avrebbe contrastato con il dovere di indicare con chiarezza le voci positive e negative sul cedolino. (15 marzo 2002)
Autorità Garante per la protezione dei dati personali. Newsletter privacy 4-10 marzo 2002.
IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI In data odierna, con la partecipazione del prof. Stefano Rodotà, presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vice presidente, del prof. Gaetano Rasi e del dottor Mauro Paissan, componenti e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale; esaminato il ricorso presentato…. VISTA la documentazione in atti; VISTE le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell’art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000; PREMESSO: Il ricorrente, dipendente dell’ente resistente, lamenta di non avere ricevuto riscontro ad una richiesta avanzata l’11 gennaio 2002 ai sensi dell’art. 13 [1] della legge n. 675 con la quale aveva chiesto di "prendere visione degli atti e documenti inseriti nel proprio fascicolo personale", nonché di espungere dai cedolini mensili del proprio stipendio la dicitura "pignoramento" che attualmente descrive in dettaglio due detrazioni ritenute dal ricorrente medesimo adeguatamente individuabili in base al solo codice n. 543 apposto a margine della somma detratta. Con il ricorso proposto ai sensi dell’art. 29 della legge n. 675, l’interessato ha ribadito le proprie richieste sottolineando l’esigenza di non subire il discredito che gli deriverebbe (al momento in cui viene richiesto da istituti di credito di esibire o produrre copia del cedolino al fine di compiere operazioni in banca di vario tipo), dalla conoscenza da parte di terzi della specifica causale di due ritenute operate sul proprio stipendio, riferite l’una ad un assegno alimentare e, l’altra, ad una garanzia prestata a favore del proprio ex coniuge. All'invito ad aderire spontaneamente alle richieste del ricorrente, formulato da questa Autorità in data 30 gennaio 2002, l’ente ha risposto con nota anticipata via fax il 1° febbraio 2002 con la quale ha comunicato che l’interessato può "prendere visione degli atti e documenti inseriti nel…fascicolo presso la segreteria del personale di sede" e di aver interessato la sede centrale ai fini della modifica della predetta dicitura. Con successiva nota in data 7 febbraio 2002, a seguito di contatti intercorsi con la sede centrale, l’ente ha però dichiarato di non poter accedere alla richiesta di cancellare la dicitura. Ad avviso dell’ente, tale esito contrasterebbe con il dovere di indicare con chiarezza le poste positive e negative su un cedolino che sarebbe oltretutto strettamente personale e riguarderebbe unicamente il rapporto tra l’ente e l’interessato. Nel caso specifico, la richiesta dell’interessato riguarderebbe poi "un provvedimento di carattere giudiziario" che obbligherebbe invece l’ente ad "indicare con chiarezza la trattenuta effettuata" sul cedolino. Con fax in data 9 febbraio 2002 l’interessato ha confermato le proprie richieste, richiamando una precedente decisione del Garante in materia. CIO’ PREMESSO IL GARANTE OSSERVA: Il ricorso verte sull’accesso ai dati personali di un dipendente detenuti dal datore di lavoro e conservati nel fascicolo personale, nonché sulla richiesta di eliminare dal cedolino dello stipendio la specifica dicitura "pignoramento" che compare a margine di una posta passiva ivi documentata. In ordine alla prima richiesta, il titolare del trattamento ha aderito all’istanza del ricorrente rendendo disponibile per la visione il fascicolo personale. In relazione a tale disponibilità può essere quindi dichiarato non luogo a provvedere sul ricorso ai sensi dell’art. 20, comma 2, del d.P.R. n. 501/1998. L’interessato potrà visionare ed estrarre eventualmente copia dei dati personali che lo riguardano, anche avvalendosi di persona a ciò delegata (art. 17, comma 2, del d.P.R. n. 501/1998) o facendosi assistere da persona di sua fiducia (art. 17, comma 4, d.P.R. cit.). Per quanto riguarda la richiesta di espungere la specificazione "pignoramento", il ricorso è poi fondato solo parzialmente. La dicitura descrive con un certo dettaglio la causale di due detrazioni documentate sul cedolino, contraddistinte, analogamente ad altre voci stipendiali, anche da un "codice voce" e dell’indicazione del termine finale delle ritenute. Il trattamento dei dati idonei a rivelare la finalità della ritenuta nel cedolino è, in termini generali, lecito e correlato alle finalità del trattamento, che è volto anzitutto a documentare al lavoratore le diverse voci relative alle competenze e alle trattenute anche per permettere una verifica agevole circa l’esatta corresponsione della retribuzione. Tale finalità di documentazione e di trasparenza, laddove vengano in considerazione specifiche voci che rivelano delicati aspetti relativi a peculiari rapporti familiari o a determinati provvedimenti giudiziari, possono essere ugualmente perseguite, nel rispetto del principio di pertinenza e non eccedenza delle informazioni trattate (art. 9, comma 1, lett. d), legge n. 675/1996), mediante l’utilizzo di diciture meno specifiche che rendano ugualmente comprensibile la voce (a puro titolo di esempio: "altre trattenute"), oppure di idonei codici identificativi (come quello apposto a margine nel caso di specie), tenendo peraltro presente che tali indicazioni possono essere peraltro oggetto di eventuali richieste di chiarimenti rivolte dal lavoratore agli uffici amministrativi dell’ente. Tali cautele, pur riguardando un documento certamente relativo al rapporto tra datore di lavoro e dipendente, evitano che, in caso di richiesta di esibizione o di produzione del cedolino da parte di soggetti ai quali l’interessato abbia ad esempio richiesto un finanziamento, divengano chiaramente conoscibili a terzi delicati aspetti relativi alla sfera privata del lavoratore, oppure notizie eccedenti la finalità perseguita con il cedolino (si pensi, oltre che alla specifica causale del pignoramento, alla superflua indicazione della sigla identificativa del sindacato destinatario della ritenuta sindacale). In conformità a quanto già affermato dal Garante in una precedente circostanza (provvedimento del 31 dicembre 1998, in Bollettino n. 6, pag. 100), l’istanza del ricorrente relativa all’ulteriore utilizzazione della dicitura "pignoramento" è pero solo in parte fondata. Il cedolino dello stipendio può essere esibito o prodotto in circostanze nelle quali interessa appurare unicamente il livello stipendiale e non anche tutte le causali delle varie voci, in particolare di quella in esame. In altri casi, invece, il cedolino (o altro documento che lo sostituisca rilasciato dal datore di lavoro) viene richiesto da terzi anche per identificare la porzione di retribuzione "disponibile" a garanzia del credito, in particolare per mutui e finanziamenti conseguenti anche a c.d. cessioni del quinto dello stipendio. In questi casi, fermo restando quanto sopra indicato circa la necessità di evitare l’indicazione della specifica causale (es.: alimenti al coniuge), la cautela da adottare deve tuttavia permettere di individuare la predetta parte di retribuzione. Solo entro questi limiti, quindi, l’ente dovrà provvedere a modificare la dicitura "pignoramento" utilizzando una diversa dizione o codice, o utilizzando altra espressione che renda enucleabile la ritenuta senza descriverla specificamente, oppure articolando diversamente la parte del cedolino relativo alle detrazioni nei termini appena indicati (avvalendosi anche, in caso di difficoltà di esecuzione del presente provvedimento, del procedimento dinanzi al Garante di cui all’art. 20, comma 11, del citato d.P.R. n. 501/1998). PER QUESTI MOTIVI IL GARANTE: dichiara non luogo a provvedere sul ricorso ai sensi dell’art. 20, comma 2, del d.P.R. n. 501/1998 per quanto riguarda la richiesta di accedere ai dati contenuti nella "cartella personale" del ricorrente; accoglie in parte il ricorso e ordina all’ente resistente di ottemperare alla richiesta del resistente nei termini di cui in motivazione, entro il 31 marzo 2002, e di dare conferma dell’avvenuto adempimento a questa Autorità, entro la medesima data.