Ministero dell'economia e delle finanze Circ. 12-2-2013 n. 7 Art. 6, comma 6 del D.L. 6 luglio 2012, n. 95, convertito nella legge 7 agosto 2012, n. 135. Adozione, da parte di tutte le Amministrazioni centrali dello Stato, del sistema di contabilità economica patrimoniale integrata SICOGE a partire dall'anno 2013. Emanata dal Ministero dell'economia e delle finanze, Dipartimento della ragioneria generale dello Stato, Ispettorato generale per l'informatizzazione della contabilità di Stato - Uff. VIII - Ispettorato generale del Bilancio - Uff. II-IV-V.

Ministero dell'economia e delle finanze
Circ. 12-2-2013 n. 7
Art. 6, comma 6 del D.L. 6 luglio 2012, n. 95, convertito nella legge 7 agosto 2012, n. 135. Adozione, da parte di tutte le Amministrazioni centrali dello Stato, del sistema di contabilità economica patrimoniale integrata SICOGE a partire dall'anno 2013.
Emanata dal Ministero dell'economia e delle finanze, Dipartimento della ragioneria generale dello Stato, Ispettorato generale per l'informatizzazione della contabilità di Stato - Uff. VIII - Ispettorato generale del Bilancio - Uff. II-IV-V.
Circ. 12 febbraio 2013, n. 7 (1).
Art. 6, comma 6 del D.L. 6 luglio 2012, n. 95, convertito nella legge 7 agosto 2012, n. 135. Adozione, da parte di tutte le Amministrazioni centrali dello Stato, del sistema di contabilità economica patrimoniale integrata SICOGE a partire dall'anno 2013.
(1) Emanata dal Ministero dell'economia e delle finanze, Dipartimento della ragioneria generale dello Stato, Ispettorato generale per l'informatizzazione della contabilità di Stato - Uff. VIII - Ispettorato generale del Bilancio - Uff. II-IV-V.


Alle
Amministrazioni centrali dello Stato - Gabinetto
Agli
Uffici centrali di bilancio presso le amministrazioni centrali dello Stato
Alle
Ragionerie territoriali dello Stato
Alla
Presidenza del Consiglio dei Ministri
Al
Consiglio di Stato
Alla
Corte dei conti
All'
Avvocatura generale dello Stato




1. Premessa e presupposti normativi
L'art. 6, comma 6, del D.L. 6 luglio 2012, n. 95, convertito nella legge 7 agosto 2012 n. 135, stabilisce che a decorrere dal 1° gennaio 2013 tutte le Amministrazioni centrali dello Stato, incluse le articolazioni periferiche, sono tenute ad adottare il sistema informativo SICOGE anche ai fini delle scritture di contabilità integrata economico-patrimoniale-analitica.
Tutte le Amministrazioni centrali utilizzano, da tempo, il SICOGE per la gestione della contabilità finanziaria relativamente a tutte le fasi di predisposizione e gestione del bilancio e per l'emissione degli atti di spesa; hanno in tal modo avviato la dematerializzazione degli atti di spesa delineata dal D.P.R. n. 367/1994 inserendosi, così, in quel processo di superamento di sistemi basati su supporti cartacei confermato dalle più recenti disposizioni in materia di utilizzo dei canali telematici.
Con l'introduzione delle funzionalità di contabilità economico-patrimoniale-analitica il SICOGE è diventato un sistema unico di gestione in grado di supportare le Amministrazioni centrali dello Stato nella tenuta di un sistema di scritture contabili che consenta la registrazione degli eventi gestionali assicurando l'integrazione delle rilevazioni di natura finanziaria con quelle di natura economica e patrimoniale. L'adozione di tale sistema, grazie ai criteri di omogeneità e standardizzazione adottati, garantisce una completa e significativa conoscenza dell'andamento della gestione alle singole Amministrazioni.
L'estensione del SICOGE a tutte le strutture delle Amministrazioni centrali dello Stato ha carattere di piena esaustività e comprende, quindi, tutte le strutture periferiche, la spesa gestita da funzionari delegati e le contabilità speciali. Per queste ultime, si adotterà un processo di informatizzazione graduale come più avanti specificato.
Detta estensione si inquadra nel più ampio contesto delle disposizioni dell'art. 6 del citato D.L. n. 95/2012, le quali, ai commi da 5 a 9, sono prioritariamente dirette a garantire la puntuale applicazione dei criteri di contabilità nazionale relativi alle modalità di registrazione degli investimenti fissi lordi delle pubbliche amministrazioni, in base ai quali le spese di tale natura devono essere registrate secondo lo stato di avanzamento dei lavori.
L'estensione del sistema SICOGE a tutte le strutture delle Amministrazioni centrali dello Stato è necessaria per assicurare il raggiungimento di alcuni importanti obiettivi stabiliti dal legislatore:
- consentire una puntuale rilevazione dei costi nel momento in cui si manifestano e, quindi, il costante controllo degli accadimenti gestionali, permettendo altresì una migliore programmazione delle risorse;
- consentire una razionalizzazione ed una più efficace gestione degli acquisti di beni e servizi, anche attraverso il collegamento tecnico funzionale del sistema contabile con il sistema informativo per la gestione del ciclo passivo realizzato dalla Ragioneria Generale dello Stato, come previsto nel citato art. 6, comma 6 del D.L. n. 95/2012;
- completare l'informatizzazione degli atti amministrativi di spesa, in adempimento alle prescrizioni normative in materia di e-governance e dematerializzazione;
- garantire una maggior completezza dei dati del bilancio dello Stato in sede di gestione e rendicontazione, nelle more dell'attuazione della delega di cui all'art. 40 della legge di riforma della contabilità e della finanza pubblica, legge 31 dicembre 2009, n. 196 relativa al completamento della revisione della struttura del bilancio dello Stato, in coerenza con le indicazioni e i principi generali dettati dalla stessa legge e con le disposizioni già emanate in attuazione delle deleghe di cui all'art. 2, commi 2 e 6.
A tale ultimo proposito, nell'ambito della delega di cui all'art. 40 della legge di riforma contabile - che riguarda specificamente le Amministrazioni centrali dello Stato - il comma 2 include alla lett. n) "l’affiancamento, a fini conoscitivi, al sistema di contabilità finanziaria di un sistema di contabilità economico-patrimoniale funzionale alla verifica dei risultati conseguiti dalle amministrazioni".
Analoga disposizione è oggetto della citata delega di cui all'art. 2, relativa all'armonizzazione dei sistemi contabili e di bilancio delle altre amministrazioni pubbliche territoriali (art. 2, comma 6, attuata con il D.Lgs. n. 118/2011) e non territoriali (art. 2, comma 2, attuata con il D.Lgs. n. 91/2011).
L'affiancamento di rilevazioni di tipo economico-patrimoniale alla preesistente contabilità finanziaria, che mantiene un ruolo centrale dato il suo carattere autorizzatorio, costituisce dunque uno degli elementi cardine del quadro complessivo di riforma della contabilità di tutte le Amministrazioni pubbliche italiane, coerente con gli indirizzi e le tendenze in atto in ambito europeo ed internazionale, volta a garantire completezza, trasparenza, omogeneità delle rilevazioni, e a consentire una più efficace conoscenza dell'andamento della gestione sia alle singole Amministrazioni sia agli organi preposti al monitoraggio della finanza pubblica.
Per le rilevazioni di tipo economico-patrimoniale deve essere applicato il principio della competenza economica (Accrual) in base al quale, secondo la definizione fornita dal SEC95 "i dati devono essere registrati nel momento in cui si verificano le transazioni economiche e sono prodotti gli effetti economici sugli operatori coinvolti, a prescindere dai tempi e dai modi di regolazione monetaria delle prestazioni. I dati cioè devono essere registrati quando crediti e debiti insorgono, sono trasformati o sono estinti oppure quando un valore economico è creato, trasformato o eliminato".
Nei sistemi di contabilità economico-patrimoniale il costo viene registrato, di regola, contestualmente al sorgere del debito, il quale a sua volta è stato formalmente attestato attraverso la ricezione e la accettazione di un documento contabile; successivamente, in coincidenza con le chiusure dei periodi contabili, si procede a rettifiche e integrazioni dei valori di costo registrati al fine di rappresentare puntualmente il valore delle prestazioni, dei beni o dei servizi effettivamente impiegati nel processo produttivo nel periodo in oggetto.
La contabilità economica, infine, è "analitica" quando la registrazione di un costo avviene, oltre che in base al tipo di risorsa acquisita ed utilizzata (cioè secondo la natura, rappresentata da una voce all'interno di un piano dei conti), anche in base alla destinazione del costo (cioè secondo la sua finalità, rappresentata da missioni, programmi, alla cui realizzazione è diretto il costo) e alla responsabilità organizzativa (cioè secondo la struttura responsabile dell'impiego della risorsa, rappresentata da un centro di costo) così come indicato nel D.Lgs. n. 279/1997.

2. Principali funzionalità gestite dalla componente economico-patrimoniale di SICOGE
La componente economico-patrimoniale-analitica di SICOGE consente di gestire le seguenti funzionalità:
- effettuare la registrazione, all'atto della avvenuta ricezione, di tutti i documenti contabili quali fatture, note di credito, note di debito, altri documenti.
Il predetto sistema consente, all'atto di ciascuna registrazione, la rilevazione analitica del costo secondo la natura (utilizzando la voce opportuna del piano dei conti), la responsabilità (indicando il centro di costo pertinente) e le finalità (riconducendo alla missione programma per la quale lo stesso viene sostenuto).
Alla registrazione del costo corrisponde la rilevazione di un debito per l'Amministrazione; il debito rimane acceso fino all'erogazione effettiva del pagamento al fornitore, effettuata attraverso l'emissione del titolo di spesa;
- registrare, per ciascun documento di costo, scritture contabili di tipo economico-patrimoniale secondo la logica della partita doppia e il principio della competenza economica;
- gestire le rilevazioni contabili dei "cespiti" (beni ad utilità pluriennale) e la relativa determinazione delle quote di ammortamento;
- effettuare le scritture di integrazione e rettifica di fine esercizio contabile;
- disporre di reportistica di sintesi e analitica sui dati di costo derivanti dalle scritture contabili predette, aggiornata con cadenza giornaliera;
- avere una vista integrata delle scritture economiche e finanziarie grazie all'obbligo di associazione dei documenti di costo ai titoli di spesa emessi dagli ordinatori primari e secondari;
- predisporre i dati di costo e di riconciliazione con la contabilità finanziaria da trasmettere per via telematica al sistema di Contabilità economica analitica dello Stato ai fini della elaborazione del Rendiconto economico da allegare al Rendiconto Generale dello Stato, ai sensi dell'art. 36 della legge n. 196/2009;
- disporre di informazioni utili ai sistemi di controllo di gestione delle Amministrazioni.
Con riferimento alle predette funzionalità si segnala che le Missioni e i Programmi di spesa presenti su SICOGE sono, per ciascuna Amministrazione, gli stessi utilizzati per il Bilancio dello Stato nel medesimo esercizio contabile. I Centri di costo utilizzati dal sistema SICOGE corrispondono a quelli in uso sul sistema di Contabilità economica analitica dello Stato, che provvede a trasmetterne annualmente a SICOGE gli aggiornamenti.
SICOGE, infine, utilizza il Piano dei conti, composto da voci economiche e patrimoniali definito in coerenza, per la sezione dei costi, con il piano dei conti utilizzato dal sistema di Contabilità economica analitica dello Stato. A tale proposito, giova sottolineare che il piano dei conti di SICOGE sarà adeguato in funzione dell'attuazione della delega di cui all'art. 40, comma 2, lett. f) della legge n. 196/2009, che prevede l'istituzione di un piano dei conti integrato, in analogia a quanto previsto dalle citate deleghe di cui all'art. 2 della stessa legge, già in via di attuazione [1].



[1] Un piano dei conti integrato, definito in coerenza con i principi e gli standard nazionali ed internazionali, idoneo a rappresentare transazioni di tipo economico, patrimoniale e finanziario è attualmente oggetto di sperimentazione presso alcuni enti territoriali in attuazione della delega di cui all'art. 2, comma 6 della legge n. 196/2009 (D.Lgs. n. 118/2011).


3. Modalità operative per l'avvio della nuova componente SICOGE presso le amministrazioni
Per un corretto e ordinato avvio ciascuna Amministrazione dovrà individuare al proprio interno una struttura che garantisca il supporto e il coordinamento degli utenti sulla materia, ciò al fine di assicurare omogeneità di comportamento e coerenza delle informazioni e consentire così una corretta lettura e interpretazione dei dati di sintesi.
La predetta struttura costituisce una leva estremamente importante per un percorso implementativo rapido ed agevole, facilitando di fatto anche le relazioni con gli Ispettorati della Ragioneria generale dello Stato competenti.
Queste strutture, che continueranno ad essere l'interfaccia verso gli Ispettorati della Ragioneria, (IGB e IGICS) saranno supportate nel ruolo di diffusione delle nuove componenti del sistema SICOGE presso gli uffici. Le predette strutture concorderanno con IGICS tempi e modi di avvio comunicando gli uffici che saranno censiti sul sistema come utilizzatori del modulo di SICOGE destinato alla contabilità economico-patrimoniale integrata. La progressiva diffusione sarà effettuata in via prioritaria presso le strutture centrali e successivamente presso le articolazioni periferiche.

4. Tempestività ed obbligatorietà di registrazione dei documenti contabili
Le Amministrazioni dovranno procedere alla registrazione e contabilizzazione dei documenti di costo tempestivamente (entro il mese), indipendentemente dalla tempistica prevista per l'emissione del titolo di spesa, in coerenza con quanto previsto dai principi SEC sulla competenza economica. La suddetta impostazione consente di registrare sia il costo che il debito connesso a fatture passive di fornitori, anche nei casi in cui non sussista una disponibilità di fondi (posizioni debitorie fuori bilancio).
L'immediata registrazione dei documenti e delle conseguenti scritture contabili consentirà di avere a disposizione, attraverso il sistema di reportistica, visibilità sull'andamento dei costi e del loro relativo esborso finanziario.
Si richiama l'attenzione sull'obbligatorietà della registrazione del documento contabile quale passo propedeutico alla disposizione del pagamento; il SICOGE in assenza della imputazione al piano dei conti inibisce la firma dei titoli di spesa. In virtù di tale vincolo gli utenti potranno, compilare i predetti titoli di spesa a partire dal documento contabile a cui si riferiscono, utilizzando i dati già inseriti e proposti dal sistema informativo opportunamente completati, creando così la necessaria correlazione fra le scritture finanziarie ed economiche.
La registrazione sarà estesa anche alle spese gestite in contabilità speciale.

5. Formazione ed evoluzione del sistema SICOGE
Considerato che la conoscenza dei principi contabili ispiratori e delle istruzioni all'uso del sistema informativo assumono un ruolo fondamentale al fine del suo corretto utilizzo e ne massimizzano i benefici per gli utenti, la Ragioneria generale dello Stato mette a disposizione, sul suo sito istituzionale, video formativi all'utilizzo delle funzionalità inerenti la contabilità economico patrimoniale analitica, collocati nell'area dedicata a SICOGE e accessibili all'indirizzo:


- http://www.rgs.mef.gov.it/VERSIONE-I/e-GOVERNME1/SOCOGE/videoformativi/index.html .


Inoltre, all'interno dell'applicazione SICOGE sono fruibili dagli utenti manuali operativi e help on line utili per la guida all'utilizzo delle funzionalità del sistema.
La documentazione normativa di riferimento e il manuale dei principi e delle regole contabili sono consultabili nell'area riservata alla Contabilità economica.
Al fine di gestire la rilevazione integrata dei fenomeni attinenti al ciclo di acquisizione dei beni e servizi e controllarne efficacemente la relativa spesa, la Ragioneria Generale dello Stato sta curando la realizzazione di funzionalità che digitalizzano ed integrano l'intero processo amministrativo-contabile, completando di fatto la componente finanziaria ed economico-patrimoniale gestita da SICOGE con quella di pianificazione e di gestione degli acquisti di SCAI e, per finire, con la gestione dei beni e attività del consegnatario attraverso PIGRECO. L'integrazione dei sistemi informativi di RGS supporterà le Amministrazioni nei processi di razionalizzazione degli acquisti di beni e servizi come previsto dal citato art. 6, comma 6, della L. n. 135/2012.
La Ragioneria Generale dello Stato assicura l'evoluzione del sistema SICOGE nel rispetto delle regole contabili vigenti e di quelle che saranno stabilite con i decreti attuativi dell'art. 42 della legge n. 196 del 2009 e con il nuovo testo unico in materia di contabilità di Stato da adottare ai sensi della predetta legge contabile nonché dell'adeguamento al quadro normativo in tema di dematerializzazione. In tale ottica il SICOGE è già predisposto per la gestione della fattura elettronica a norma.
Per quanto riguarda l'informatizzazione delle contabilità speciali si procederà attraverso l'attivazione di gruppi di lavoro rivolti ad analizzare e standardizzare le modalità di registrazione delle scritture contabili per procedere alle implementazioni del sistema informativo.
In ultimo giova ricordare che, per un corretto utilizzo del sistema in termini di performance:
- gli utenti si impegnano ad utilizzare l'applicazione e gli apparati di sistema in modo corretto: l'installazione di un software illegale o che non superi il controllo di compatibilità del sistema operativo in uso, l'utilizzo di un protocollo vietato, l'uso illegale di un server, sono un esempio di azioni che possono alterare la regolare erogazione del servizio;
- la gestione della rete interna alle singole Amministrazioni e della connessione dell'Amministrazione alla rete SPC per il collegamento al centro servizi dell'erogatore del servizio Sicoge ASP è delegata alle rispettive strutture di supporto tecnico delle singole Amministrazioni.


Il Ragioniere generale dello Stato
Mario Canzio

D.L. 6 luglio 2012, n. 95, art. 6
L. 31 dicembre 2009, n. 196, art. 40
L. 31 dicembre 2009, n. 196, art. 2
D.Lgs. 31 maggio 2011, n. 91, art. 2
D.Lgs. 23 giugno 2011, n. 118, art. 2
D.Lgs. 7 agosto 1997, n. 279