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I.N.P.S. (Istituto nazionale della previdenza sociale)
Circ. 8-1-2013 n. 4 Regolamento per la disciplina del diritto di accesso a norma della legge 7 agosto 1990, n. 241 e successive modificazioni ed integrazioni. Emanata dall'Istituto nazionale della previdenza sociale, Direzione centrale organizzazione, Direzione centrale risorse strumentali, Direzione centrale risorse umane, Direzione centrale pensioni, Direzione centrale entrate, Direzione centrale prestazioni a sostegno del reddito, Direzione centrale bilanci e servizi fiscali, Direzione centrale pianificazione e controllo di gestione coordinamento generale legale. |
Regolamento per la disciplina del diritto di
accesso a norma della legge 7 agosto 1990, n. 241 e successive
modificazioni ed integrazioni.
Emanata dall'Istituto nazionale della previdenza
sociale, Direzione centrale organizzazione, Direzione centrale risorse
strumentali, Direzione centrale risorse umane, Direzione centrale
pensioni, Direzione centrale entrate, Direzione centrale prestazioni a
sostegno del reddito, Direzione centrale bilanci e servizi fiscali,
Direzione centrale pianificazione e controllo di gestione coordinamento
generale legale.
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Ai
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Dirigenti centrali e periferici
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Ai
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Responsabili delle Agenzie
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Ai
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Coordinatori generali, centrali e periferici
dei Rami professionali
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Al
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Coordinatore generale medico legale e
dirigenti medici
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e, p.c.:
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Al
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Presidente
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Al
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Presidente e ai componenti del Consiglio di
indirizzo e vigilanza
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Al
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Presidente e ai componenti del collegio dei
sindaci
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Al
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Magistrato della Corte dei Conti delegato
all’esercizio del controllo
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Ai
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Presidenti dei comitati amministratori di
fondi, gestioni e casse
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Al
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Presidente della commissione centrale per
l’accertamento e la riscossione dei contributi agricoli
unificati
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Ai
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Presidenti dei comitati regionali
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Ai
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Presidenti dei comitati provinciali
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Chiarimenti
A fronte delle innovazioni legislative in tema di
accesso ai documenti amministrativi -intervenute con legge 11
febbraio 2005, n. 15 e con D.L. 14 marzo 2005, n. 35,
convertito, con modificazioni, dalla legge 14 maggio 2005, n. 80
- che hanno modificato ed integrato la legge 7 agosto 1990, n. 241
e tenuto, altresì, conto di quanto disposto in materia anche dal
D.P.R. n. 184/2006, l'Istituto ha aggiornato il proprio "Regolamento
per la disciplina del diritto di accesso a norma della legge 7 agosto
1990, n. 241", di seguito per brevità definito "Regolamento".
Tale Regolamento, infatti, era stato approvato sulla
base della previgente normativa e, pertanto, non risultava conforme con
l'attuale assetto normativo.
Il nuovo testo - che si allega - adottato con la Det.
5 agosto 2011, n. 366 del Presidente si compone di 23 articoli, che
descrivono l'iter di gestione e definizione delle istanze, le modalità
di coinvolgimento dei controinteressati e la previsione dell'esercizio
del diritto di accesso anche per via telematica.
Successivamente alla determinazione sopra citata, a
seguito di quanto disposto dall'art. 21 del decreto-legge convertito con
modificazioni dalla L. 22 dicembre 2011, n. 214, che ha sancito
la soppressione dell'Inpdap e dell'Enpals, a far data dal 1° gennaio
2012 con il passaggio delle relative funzioni all'Inps, si è reso
necessario porre in essere opportune verifiche per valutare la
compatibilità del regolamento, con le funzioni e l'organizzazione degli
enti soppressi.
Constatata la compatibilità generale dell'impianto
normativo del nuovo regolamento, con la presente si forniscono
disposizioni per l'applicazione dello stesso.
Per quanto riguarda, invece, l'impatto del nuovo
regolamento sugli aspetti organizzativi, si fa presente che sono in
corso i necessari approfondimenti che, però, non possono non tener conto
del riassetto organizzativo e funzionale che l'Istituto adotterà a
seguito dell'emanazione dei previsti decreti di natura non regolamentare
del Ministro del lavoro e delle politiche sociali di concerto con il
Ministro dell'economia e delle finanze e con il Ministro per la pubblica
amministrazione e la semplificazione. In tal senso e solo per gli
aspetti organizzativi, a conclusione delle attività afferenti la
riorganizzazione dell'Istituto saranno diramate le conseguenti
necessarie disposizioni.
Ciò posto, di seguito una sintetica illustrazione
dei punti salienti del nuovo regolamento.
Le disposizioni generali del Capo I del Regolamento,
nell'individuare l'oggetto del diritto di accesso, ribadiscono
l'inammissibilità delle istanze preordinate ad un controllo
generalizzato dell'operato dell'Istituto, precisando che lo stesso è
esercitabile soltanto con riferimento a documenti amministrativi
materialmente esistenti al momento della richiesta e, pertanto,
l'Istituto non è tenuto a svolgere, al fine di soddisfare le istanze
ricevute, alcuna attività di elaborazione di dati.
L'art. 3 del Regolamento indica i soggetti
legittimati a presentare le richieste di accesso.
Il capo II del Regolamento disciplina il
procedimento di accesso, nelle due ipotesi di accesso informale e
formale, specificando le modalità per la proposizione delle relative
istanze e per l'esercizio del diritto medesimo.
In tale ambito si inserisce uno schema di istanza di
accesso ai documenti, da fornire all'utenza per la presentazione della
richiesta, aggiornato rispetto all'allegato A al regolamento (allegato
n. 1).
Tale schema è reso, altresì, disponibile nel sito
web dell'Istituto, al fine di consentire la trasmissione delle richieste
attraverso posta elettronica certificata o utilizzando l'apposito
servizio "on line" per i soggetti in possesso di PIN "dispositivo".
L'articolo 4 è dedicato alla individuazione del
soggetto responsabile del procedimento e alla previsione dei suoi
compiti, compresa la decisione circa l'esito della richiesta e la cura
degli adempimenti successivi.
Per quanto riguarda invece le modalità da seguire
per la formulazione della richiesta di accesso definite all'art. 5 in
considerazione della continua evoluzione legislativa e
giurisprudenziale, si ritiene non necessaria la sottoscrizione della
fotocopia del documento di riconoscimento prodotto a supporto della
richiesta medesima.
Regole particolari sono previste all'art. 10 per
disciplinare l'accesso agli atti delle procedure di affidamento di
contratti pubblici alla luce anche di quanto disposto in tema dal
D.Lgs. n. 163/2006 e s.m.i.
L'art. 11 tratta della definizione del procedimento
attraverso l'adozione dei provvedimenti di accoglimento, differimento,
limitazione o reiezione delle istanze, indicandone i requisiti, i
contenuti nonché le modalità per la comunicazione agli istanti.
Sebbene l'articolo in esame, come da normativa,
contempli il diniego tacito qualora l'Istituto non si pronunci nel
termine previsto di 30 giorni, al fine di evitare l'insorgenza di un
inutile contenzioso, si sottolinea l'opportunità di adottare di regola
un provvedimento espresso, in tal modo motivando adeguatamente la
decisione assunta anche nel caso di diniego.
L'art. 12 regola le modalità di esercizio del
diritto di accesso, che può essere attuato mediante l'esame e
l'estrazione di copia dei documenti richiesti.
L'art. 13, ribadito che l'esame dei documenti è
gratuito, regolamenta le ipotesi di rimborso dei costi di ricerca,
visura, riproduzione ed invio della documentazione richiesta.
A tal fine l'allegato n. 2 contiene una griglia con
una prima quantificazione dei costi per il rilascio di copie in forma
semplice o autentica che, successivamente, potranno essere
periodicamente aggiornati con determinazione del Direttore generale.
Il pagamento delle somme dovute per la riproduzione
(fotostatica, mediante stampa da file o altro strumento informatico) e
il rilascio di documenti su supporto informatico può essere assolto, per
le richieste presso la Direzione generale, mediante versamento o
bonifico sul conto corrente postale "Entrate Varie" intestato alla
Direzione generale, codice IBAN IT97I0760103200000000550004. Per le
richieste presso le sedi territoriali, il versamento è effettuato sul
conto corrente postale "Riscossioni varie" della sede. La causale di
pagamento da indicare è "Diritti di accesso".
Per il rilascio di documenti in forma autentica è a
carico del richiedente assolvere al pagamento dell'imposta di bollo
mediante consegna all'ufficio competente delle marche di legge.
Nel caso in cui sia richiesta la trasmissione della
documentazione per posta, via fax ovvero via telematica, il rimborso dei
costi di riproduzione e dell'invio del documento è effettuato sullo
stesso conto corrente postale richiamato in precedenza che il
responsabile del procedimento indicherà nella comunicazione di
accoglimento dell'istanza.
La contabilizzazione delle entrate ricevute a
rimborso dei costi sostenuti dall'Istituto affluiranno sul capitolo di
entrata 5E 1309003 "Entrate varie -Recupero di spese varie di
amministrazione" con imputazione dell'incasso in Avere del conto di
nuova istituzione GPA 24141 (allegato n. 3).
Nessun pagamento è richiesto per importi totali
inferiori a cinque (5,00) euro per ciascuna istanza.
Il Capo III del Regolamento, titolato "Limiti
all'accesso", individua le ipotesi in cui l'accesso agli atti può essere
differito o escluso.
In tema di differimento, assume rilievo l'art. 14
che, tra le altre disposizioni previste, detta specifiche regole per le
richieste di accesso presentate nel corso di procedure concorsuali,
selettive o di avanzamento del personale dipendente o anche durante le
procedure di affidamento e di esecuzione dei contratti pubblici.
In merito alle ipotesi di esclusione del diritto di
accesso rivestono peculiare importanza le disposizioni previste dall'
art. 15 all'art. 19.
Tali articoli, infatti, disciplinano i casi in cui
l'istanza di accesso non può trovare accoglimento per motivi inerenti il
segreto di Stato, o professionale, oppure perché i documenti richiesti
siano soggetti a divieto di divulgazione ai sensi di legge.
I documenti oggetto di richiesta possono, altresì,
essere sottratti all'accesso al fine di tutelare il buon andamento
dell'azione amministrativa dell'Istituto o salvaguardare la riservatezza
di terzi, persone fisiche, persone giuridiche, gruppi, imprese e
associazioni.
Altre fattispecie di esclusione sono disposte per
motivi inerenti relazioni internazionali oppure a tutela della
riservatezza dell'attività in corso di contrattazione collettiva
nazionale di lavoro.
Infine, una ulteriore condizione di esclusione è
prevista per determinati documenti relativi a procedure per
l'acquisizione di lavori, servizi e forniture per i quali, in specifici
casi, è comunque consentito l'accesso al concorrente in vista della
difesa in giudizio dei propri interessi connessi alla procedura di
affidamento del contratto, per il quale è formulata la richiesta di
accesso.
Si segnala che, rispetto al passato, è stata
limitata la categoria degli atti riservati, rimandando alle Strutture
interessate dal procedimento la valutazione della singola fattispecie e
la conseguente decisione circa l'accoglimento o il diniego dell'accesso
nel rispetto dei principi dettati in tema dalla legge n. 241/1990.
Si valorizza così la ratio della disciplina in tema
di accesso ai documenti amministrativi, che mira a garantire la
trasparenza e l'imparzialità dell'attività amministrativa, con la
conseguenza che le eventuali limitazioni all'esercizio del diritto in
questione siano da considerare come eccezioni all'art. 22 della legge
n. 241/1990.
Si ribadisce la differenza tra l'esercizio del
diritto di accesso ai documenti amministrativi, di cui alla presente
circolare, e l'accesso ai dati personali così come regolato dagli
articoli 7 e ss. del Codice in materia di protezione dei dati personali
(D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196), sia per quanto attiene al
diverso oggetto sia per i diversi termini e le modalità alternative di
fruizione dei due diritti.
Alla presente circolare e al Regolamento (allegato
n. 4) dovrà essere data ampia diffusione e i Responsabili delle
strutture in indirizzo cureranno che gli stessi, con le consuete
modalità, siano portati a conoscenza di tutto il personale, anche se
assente.
Dalla data di pubblicazione della presente circolare
si intendono abrogate, in quanto incompatibili con l'attuale normativa,
tutte le disposizioni attuative precedenti già adottate dall'Istituto
per disciplinare la materia.
Il Direttore generale
Nori
Spese per l'accesso
Tabella - Rimborso dei costi di riproduzione e di
invio. Imposta di bollo
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Tipologia di spesa
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Importo dovuto
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Riproduzione fotostatica della
documentazione avente formato cartaceo; Riproduzione mediante
stampa da supporto magnetico o microfilm; Riproduzione mediante
stampa da memorizzazione informatica
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a) Formati standard € 0,44 per facciata
c) Formati maggiori (xerocopie di disegni,
planimetrie, ecc.): costo effettivo dovuto dall'Istituto per
l'effettuazione delle copie, eventualmente anche presso ditte
esterne
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Rilascio dì documenti su supporto
informatico
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Contributo di € 0,11 (il supporto deve
essere fornito dal soggetto richiedente l'accesso)
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Invio della documentazione:
a) raccomandata a/r
b) via fax
c) via telematica
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a) Contributo pari al costo effettivo dovuto
dall’Istituto per l'invio del documento
b) Contributo di € 0,44 a pagina
c) Contributo di € 0,11 per ogni invio
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Rilascio di documenti in forma autentica
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Imposta dì bollo dovuta ex lege
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Allegato 3
Variazioni al piano dei conti
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Tipo variazione
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I
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Codice conto
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GPA24141
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Denominazione completa
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Entrate varie - Recupero spese per la
riproduzione e il rilascio della documentazione a seguito
dell’esercizio del diritto di accesso ai sensi della legge n.
241/1990
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Denominazione abbreviata
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E.V. - RECUPERO SPESE DIRITTO DI ACCESSO
LEGGE 241/90.
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L. 7 agosto 1990, n. 241
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