Ministero dell'interno Circ. 15-1-2013 n. F.L.1/2013 Spese per le elezioni politiche. Disciplina dei riparti per lo svolgimento contemporaneo delle elezioni politiche e regionali del 24 e 25 febbraio 2013. Capitolo 1310 - PG 3. Emanata dal Ministero dell'interno, Dipartimento per gli affari interni e territoriali, Direzione centrale della finanza locale.

Ministero dell'interno
Circ. 15-1-2013 n. F.L.1/2013
Spese per le elezioni politiche. Disciplina dei riparti per lo svolgimento contemporaneo delle elezioni politiche e regionali del 24 e 25 febbraio 2013. Capitolo 1310 - PG 3.
Emanata dal Ministero dell'interno, Dipartimento per gli affari interni e territoriali, Direzione centrale della finanza locale.
Circ. 15 gennaio 2013, n. F.L.1/2013 (1).
Spese per le elezioni politiche. Disciplina dei riparti per lo svolgimento contemporaneo delle elezioni politiche e regionali del 24 e 25 febbraio 2013. Capitolo 1310 - PG 3.
(1) Emanata dal Ministero dell'interno, Dipartimento per gli affari interni e territoriali, Direzione centrale della finanza locale.


Ai
Sigg. Prefetti della Repubblica

Loro sedi
Ai
Sigg. Commissari del Governo nelle province di Trento e Bolzano
Al
Sig. Presidente della Regione autonoma della Valle d’Aosta

Servizi di prefettura

Aosta




Ai sensi delle vigenti disposizioni, gli oneri derivanti dai numerosi adempimenti cui sono tenuti i Comuni e le Prefetture - Uffici Territoriali del Governo in occasione delle prossime elezioni politiche del 24 e 25 febbraio 2013, sono posti direttamente o indirettamente a carico di diverse amministrazioni, secondo le loro specifiche competenze. Allo scopo di agevolare l’espletamento dei delicati servizi relativi alle predette consultazioni e di garantire, peraltro, il regolare, tempestivo pagamento delle spese, si impartiscono le seguenti istruzioni.

1. Finanziamento
Per il finanziamento delle consultazioni in oggetto indicate è in corso l’apposita richiesta di stanziamento di fondi al Ministero dell'economia e delle finanze da assegnare sul capitolo 1310 - PG 3 - dello stato di previsione della spesa di questo Ministero per il corrente anno 2013 (competenza), destinata al finanziamento delle spese ritenute indispensabili per l’attuazione dello svolgimento delle elezioni quali, ad esempio, il trattamento economico dei componenti dei seggi elettorali, la retribuzione del lavoro straordinario del personale comunale, l’allestimento dei seggi, la provvista di eventuali stampati non forniti direttamente dallo Stato, la disciplina della propaganda elettorale, i trasporti, ecc. come meglio di seguito specificato.
Con imputazione al suddetto capitolo, saranno emessi a favore delle SS.LL., ordini di accreditamento commutabili in quietanza di contabilità speciale il cui ammontare sarà determinato da questo Ufficio non appena il Ministero dell'economia e delle finanze avrà stanziato i fondi.
Quando questo Ufficio conoscerà l’ammontare del finanziamento disposto dal competente Ministero dell’economia e delle finanze, con lettere separate, comunicherà le assegnazioni di fondi per le spese organizzative entro le quali le SS.LL. avranno cura di disporre che siano contenute le erogazioni agli enti locali, assicurando - nel contempo - il pieno e regolare svolgimento di tutte le operazioni.
Si rammenta, infatti che l’art. 55, comma 8, della legge 27 dicembre 1997, n. 449, stabilisce che tutte le amministrazioni preposte all’organizzazione ed allo svolgimento delle consultazioni elettorali dovranno comunque razionalizzare i servizi al fine di realizzare un contenimento delle relative spese e che, a tale scopo, con decreto interministeriale, adottato annualmente, viene stabilita la misura massima del finanziamento delle spese per lo svolgimento delle consultazioni, ivi comprese le somme da rimborsare ai comuni.
Pertanto, nelle more della comunicazione delle somme che saranno assegnate occorre adottare tutte le misure necessarie tese al contenimento delle spese da rimborsare ai comuni al fine di assicurare il rispetto del limite massimo del finanziamento che sarà stabilito con il predetto decreto, tenuto conto delle note difficoltà della finanza pubblica e delle costanti riduzioni di spesa del bilancio dello Stato.
Particolare attenzione dovrà essere posta alle spese per la retribuzione del lavoro straordinario, limitando le relative prestazioni alle attività strettamente necessarie per lo svolgimento degli adempimenti elettorali e, comunque, a tutte le spese sostenute dai comuni che, in occasione di precedenti consultazioni, hanno superato in misura significativa l’importo loro assegnato.

2. Spese da sostenersi direttamente dalle Prefetture, dai Commissariati di Trento e Bolzano e dall’Ufficio di Presidenza della Valle D’Aosta
A carico degli accreditamenti disposti a favore delle SS.LL. sul capitolo 1310 -PG 3 dovranno essere imputate esclusivamente le spese relative ai seguenti adempimenti:
a) spese per i telegrammi spediti dai direttori amministrativi o dai segretari degli ospedali o case di cura con i quali si attesta la volontà dei degenti di votare nel luogo di cura;
b) spese per conversazioni telefoniche effettuate dai direttori amministrativi o dai segretari degli ospedali o case di cura per comunicare la volontà dei degenti di votare nel luogo di cura.
Per le spese postali dei comuni si rimanda al paragrafo successivo, lett. h).

3. Spese dei Comuni rimborsabili dallo Stato
In base alle disposizioni citate al paragrafo 1, i Comuni sono tenuti ad anticipare le spese per il trattamento economico dei componenti di seggio e le altre relative agli adempimenti di propria spettanza. Fanno eccezione quelle facenti carico direttamente alle amministrazioni statali interessate per il funzionamento dei propri uffici.
A carico degli accreditamenti che saranno disposti a favore delle SS.LL. sul citato capitolo, dovranno essere rimborsate ai Comuni le spese relative ai titoli appresso specificati, se ed in quanto legittimamente assunte.


a) Spese per le competenze corrisposte ai componenti dei seggi elettorali.


Gli importi degli onorari fissi da corrispondere ai componenti degli uffici elettorali di sezione (n. 1 Presidente, n. 4 scrutatori e n. 1 segretario) sono quelli previsti dall'art. 1 della legge 13 marzo 1980, n. 70, così come sostituito dall’art. 3 della legge 16 aprile 2002, n. 62.


- Seggi ordinari (n. 2 schede)


- Presidenti: €. 187,00


- Scrutatori e Segretari: € 145,00.


I suddetti importi sono comprensivi della maggiorazione dovuta ai Presidenti, scrutatori e segretari, rispettivamente di € 37,00 e € 25,00 per ogni consultazione da effettuare contemporaneamente alla prima.


- Seggi speciali (quale che sia il numero delle consultazioni).


- Presidenti: € 90,00


- Scrutatori: € 61,00.


Dette spese dovranno essere corrisposte dai Comuni senza operare alcuna ritenuta di acconto in quanto a norma dell'art. 9, comma 2, della legge 21 marzo 1990, n. 53, gli onorari spettanti ai componenti gli uffici elettorali costituiscono rimborso spese fisso forfettario non assoggettabile a ritenute o imposte (ivi comprese quelle relative al bollo di quietanza) e non concorrono alla formazione della base imponibile ai fini fiscali.
Spetta, altresì, ai soli presidenti di seggio, il trattamento di missione, se dovuto, ai sensi dell’art. 4 della legge n. 70 del 1980, nella misura corrispondente a quella spettante ai dirigenti dell’amministrazione dello Stato con le limitazioni introdotte dall’art. 1, comma 213 della citata legge finanziaria 2006.
Per la liquidazione si rimanda in proposito alle istruzioni contenute nell’apposita circolare in fase di emanazione.


b) Spese per la retribuzione di prestazioni di lavoro straordinario


Il periodo elettorale ai fini del lavoro straordinario inizia il giorno 24 dicembre 2012, data di pubblicazione del D.P.R. di convocazione dei comizi (2), e termina il 26 marzo 2013, trentesimo giorno successivo al giorno delle consultazioni stesse.
Le spese per le prestazioni rese dal personale comunale addetto all'espletamento degli adempimenti di pertinenza dei singoli Enti, per l'attuazione delle consultazioni, dovranno rimborsarsi al lordo sia dell'imposta sul reddito delle persone fisiche che dei contributi assistenziali, previdenziali e sugli infortuni che, normalmente sono posti a carico dei Comuni. A giustificazione dell'entità dei predetti contributi da versarsi dal Comune, l'amministrazione comunale dovrà produrre, un analitico prospetto nominativo a dimostrazione dell'onere da sostenersi per il titolo in questione con riserva di trasmettere la documentazione comprovante l'avvenuto versamento dei contributi predetti da allegare al rendiconto trasmesso alla Prefettura.
L’art. 15 del D.L. 18 gennaio 1993, n. 8, convertito con modificazioni, dalla legge 19 marzo 1993, n. 68, fissa il monte ore individuale mensile per le esigenze lavorative connesse con le predette consultazioni e il termine entro il quale adottare la necessaria determina autorizzativa all’effettuazione delle ore straordinarie per il personale stabilmente addetto agli uffici elettorali, nonché per quello che si intende assegnarvi quale supporto provvisorio.
In merito, corre l’obbligo precisare che tale disposizione deve essere coordinata con le norme in materia di organizzazione dell’orario di lavoro contenute nel decreto legislativo n. 66/2003 e s.m.i.
Inoltre, nella determinazione autorizzativa debbono essere indicati i nominativi del personale previsto e, a fianco di ciascun nominativo, il numero di ore di lavoro straordinario da effettuare e le funzioni da assolvere. La mancata autorizzazione preventiva inibisce il pagamento dei compensi limitatamente al solo periodo già decorso.
Le suddette determinazioni devono essere adottate, per legge, dai responsabili dei servizi, così come individuati dall'art. 107 del testo unico della legge sull'ordinamento degli enti locali, emanato con D.Lgs. 18 agosto 2000, n. 267.
Questo Ministero ribadisce l’importanza che le determinazioni dei responsabili dei servizi siano adottate in osservanza delle singole disposizioni statutarie e regolamentari attuative del citato testo unico.
In merito alla successiva rendicontazione da produrre da parte degli Enti locali per le spese inerenti il lavoro straordinario, si rimanda al paragrafo 5, punto a) delle presenti istruzioni.
Le spese per il lavoro straordinario, ivi comprese quelle per l’eventuale erogazione dei buoni pasto al personale dipendente impegnato nell’attività elettorale, e le altre spese anticipate dai Comuni per l’organizzazione tecnica e l’attuazione di consultazioni elettorali i cui oneri sono a carico dello Stato saranno rimborsate, al netto delle anticipazioni, posticipatamente in base a documentato rendiconto da presentarsi entro il termine perentorio di sei mesi dalla data delle consultazioni, pena la decadenza dal diritto al rimborso.
Per quanto concerne la liquidazione delle prestazioni straordinarie rese dal personale degli Enti locali, si rinvia a quanto attualmente disciplinato dall'art. 14 del Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro (C.C.N.L.) 1998 - 2001, accordo di lavoro per il personale dipendente degli enti locali, in vigore dal 2 aprile 1999, come integrato dagli artt. 38 e 39 del successivo C.C.N.L. del 14 settembre 2000 e dall'art. 16 del C.C.N.L. del 5 ottobre 2001.
L'art. 39, come integrato dal predetto art. 16, disciplinante, in particolare, il lavoro straordinario elettorale per eventi straordinari e per calamità naturali, dispone che il lavoro straordinario prestato in occasione di consultazioni elettorali o referendarie non concorre ai limiti di cui all'art. 14 richiamato.
Ai sensi del comma 2, del citato art. 14, infatti, le risorse per compensare il lavoro straordinario possono essere incrementate con le disponibilità derivanti da specifiche disposizioni di legge, connesse alla tutela di particolari attività ed in particolare di quelle elettorali, nonché alla necessità di fronteggiare eventi eccezionali.
Il comma 2 del medesimo art. 39 ha introdotto, inoltre, la possibilità di remunerare le prestazioni di lavoro straordinario svolto dal personale titolare di posizioni organizzativa ex art. 8 e ss. del C.C.N.L. 31 marzo 1999, in deroga al principio di omnicomprensività del trattamento accessorio del citato personale. Al riguardo, tenuto conto che la remunerazione di tali prestazioni è in aggiunta al compenso spettante quale retribuzione di risultato, il lavoro straordinario reso dai responsabili dei servizi sarà rimborsato previa presentazione della dovuta documentazione attestante la corresponsione delle prestazioni rese in occasione delle consultazioni, entro il termine perentorio dei sei mesi stabiliti dalla normativa vigente.
Per procedere alla determinazione della misura oraria dovrà farsi riferimento all’art. 38 del succitato C.C.N.L. del 14 settembre 2000, secondo il quale la stessa è ottenuta maggiorando la misura oraria di lavoro ordinario calcolata convenzionalmente dividendo per 156 la retribuzione base mensile, come attualmente definita dall’art. 10, comma 2, lett. b), del C.C.N.L. del 9 maggio 2006, incrementata del rateo della tredicesima mensilità.
Relativamente all’attività espletata dai dirigenti in occasione delle consultazioni elettorali, si ribadisce che la stessa, rientrando fra le esigenze connesse alle funzioni affidate, non può essere autonomamente retribuita con il compenso per prestazioni straordinarie.
Tra l’altro, si rileva che l’art. 16 del citato C.C.N.L. del 10 aprile 1996, disciplinante l’orario di lavoro, tuttora in vigore, prevede che la presenza in servizio del dirigente e l’organizzazione del tempo di lavoro dello stesso, sia correlato in modo flessibile alle esigenze della struttura cui lo stesso è preposto e all’espletamento dell’incarico affidato alla sua responsabilità in relazione agli obiettivi e ai programmi da realizzare.
Si precisa, peraltro, che il compenso per lavoro straordinario non figura tra quei compensi previsti da specifiche disposizioni di legge che possono essere erogati a titolo di retribuzione di risultato in aggiunta alla retribuzione di posizione e di risultato, come individuati dall’art. 20, comma 2, del CCNL del 22 febbraio 2010, disciplinante l’omnicomprensività del rapporto di lavoro del citato personale.
Per quanto concerne le eventuali prestazioni di lavoro straordinario del personale appartenente alle Unioni di Comuni o temporaneamente assegnato alle stesse per lo svolgimento di servizi associati, si fa presente che dette prestazioni dovranno essere preventivamente autorizzate da entrambi le parti interessate (Unioni e comuni), nonché debitamente disciplinate per la parte connessa ai rapporti finanziari. I Comuni utilizzatori inseriranno tale personale nella costituzione dei propri Uffici elettorali e procederanno all’adozione delle necessarie determine autorizzative al lavoro straordinario. I Comuni medesimi provvederanno alla successiva liquidazione della spesa effettivamente sostenuta secondo le modalità previamente concordate ed inseriranno la stessa nel rendiconto da trasmettere alla Prefettura. Resta inteso che il limite medio di spesa di 50 ore mensili per persona ed il massimo individuale di 70 ore mensili non dovrà, in nessun caso, essere superato.
Infine, si rappresenta che non sarà ammessa a rimborso l’eventuale spesa per prestazioni di lavoro straordinario da parte del personale amministrativo, tecnico ed ausiliario (ATA), trattandosi di personale appartenente ad altra Amministrazione non riconducibile in alcun modo al personale comunale di cui all’art. 15 del menzionato D.L. n. 8/1993.


c) Spese per assunzione di personale a tempo determinato


Qualora l’Ente non riesca a fronteggiare le particolari esigenze connesse alle consultazioni in parola con il personale in servizio e con il ricorso al lavoro straordinario, potrà procedere alla stipula di contratti individuali per l’assunzione di personale a tempo determinato per il periodo intercorrente tra la data di pubblicazione del decreto di convocazione dei comizi e il trentesimo giorno successivo alla consultazione stessa tenuto conto che la relativa spesa non grava sul bilancio comunale in quanto rimborsata da questo Ministero. Pertanto dette assunzioni non possono considerarsi soggette ai vincoli assunzionali previsti dalla vigente normativa e, quindi, al limite del 50% della spesa sostenuta per l’anno 2009, previsto dall’art. 9, comma 28, del D.L. n. 78 del 2010, convertito dalla legge n. 122 del 2010 e s.m.i.
In ogni caso, da parte dei Comuni soggetti ai divieti di cui all’art. 7 del D.Lgs. n. 149 del 2011 e all’art. 76, comma 7, del D.L. n. 112 del 2008, convertito con modificazioni dalla legge n. 133/2008 e s.m.i. dovrà essere offerta, nell’ambito dei provvedimenti di attribuzione di incarichi a tempo determinato, analitica motivazione delle puntuali esigenze che rendono indispensabile il ricorso all’attribuzione degli stessi, con contestuale e puntuale indicazione dei profili di insufficienza o inadeguatezza delle risorse umane presenti all’interno dei Comuni medesimi. Al riguardo, si ribadisce che non può ritenersi legittimo il ricorso all’affidamento di incarichi a tempo determinato, anche se con oneri non a carico dei bilanci comunali, in tutte le ipotesi in cui non si attesti e non si dimostri l’esistenza di una necessità assoluta di operare in tal senso per garantire il corretto svolgimento del procedimento elettorale. In particolare, il ricorso a tale tipologia di assunzione appare difficilmente giustificabile per gli enti di cui al comma 7 del citato art. 76, nei quali l’incidenza delle spese di personale è pari o superiore al 50% delle spese correnti, situazione indicativa di un sovradimensionamento numerico piuttosto accentuato.
Il personale assunto con rapporto di lavoro a tempo determinato, la cui prestazione lavorativa sia resa a tempo pieno, potrà essere autorizzato, se necessario, a svolgere ore di lavoro straordinario. Difatti, per il periodo in cui detto personale svolge attività lavorativa per conto del comune è a tutti gli effetti personale dipendente per il quale sarà possibile acquisire le relative risorse.
Si rammenta, inoltre, che non saranno ammesse a rimborso le spese per le assunzioni di personale effettuate mediante contratti individuali, i quali non diano luogo alla costituzione di un rapporto subordinato con l’ente stesso.
In merito alla possibilità per il personale con rapporto di lavoro a tempo parziale di svolgere lavoro aggiuntivo o straordinario, a seconda che si tratti di tempo parziale di tipo orizzontale o verticale, si fa presente che la materia è disciplinata dall’art. 6 del C.C.N.L. 14 settembre 2000, come modificato dall'art. 15 del C.C.N.L. del 15 ottobre 2001 e dall'art. 16 del medesimo contratto, che ha dettato norme di integrazione della disciplina del lavoro straordinario elettorale.
In particolare, il comma 2 dell'art. 16citato, dispone che in occasione di consultazioni elettorali o referendarie, le ore di lavoro aggiuntivo prestate, nel rispetto della disciplina di cui al predetto art. 6, del personale con rapporto di lavoro a tempo parziale orizzontale, sono retribuite con un compenso costituito da una maggiorazione percentuale della retribuzione oraria globale di fatto, come attualmente definita dall’art. 10, comma 2, lett. d), del CCNL del 9 maggio 2006, nelle misure:
- 15% nel caso di lavoro aggiuntivo diurno;
- 20% nel caso di lavoro aggiuntivo prestato in giorno festivo o in orario notturno (dalle ore 22 alle ore 6 del giorno successivo);
- 25% nel caso di lavoro aggiuntivo prestato in orario notturno - festivo.
Inoltre, il comma 3, del citato art. 16 dispone che in caso di consultazioni elettorali e referendarie le ore di lavoro aggiuntivo possono essere rese, previo consenso del lavoratore, in deroga al limite del tempo pieno e in misura eccedente rispetto a quella derivante dall'applicazione del precitato art. 6, comma 2 (10% della durata di lavoro a tempo parziale riferita a periodi non superiori ad un mese e da utilizzare nell'arco di più di una settimana).
In tal caso, ai fini della determinazione del compenso da corrispondere al dipendente interessato, le percentuali di maggiorazione della retribuzione oraria globale di fatto, di cui alle lett. a), b) e c) del comma 2, del medesimo art. 16 sono ridefinite nella misura unica del 50%.
Nel rapporto di lavoro a tempo parziale di tipo verticale, il comma 4, del predetto art. 16, consente che in occasione delle consultazioni il personale possa svolgere prestazioni di lavoro straordinario in deroga alla disciplina prevista dal comma 5 del suddetto art. 6, (prestazioni di lavoro straordinario nelle sole giornate di effettiva attività lavorativa, entro il limite massimo del 10%). Tali ore sono retribuite, ai sensi del citato comma 4, secondo la disciplina generale del soprarichiamato art. 38 del C.C.N.L. del 14 settembre 2000.


d) Spese relative agli stampati (o software sostitutivi) non forniti direttamente dallo Stato


Possono essere rimborsati soltanto gli stampati o eventuali prodotti software sostitutivi, strettamente indispensabili per le necessità del servizio elettorale, escludendo, comunque, gli stampati di sporadico uso e di scarso contenuto, nonché gli eventuali software finalizzati alla gestione dei risultati elettorali.


e) Spese per il trasporto del materiale di arredamento delle singole sezioni elettorali dai locali di deposito ai seggi e viceversa, per il montaggio e lo smontaggio delle cabine


Sono rimborsabili le spese per l’allestimento dei seggi, nonché le spese per l’acquisto di materiale di consumo vario, ritenuto assolutamente indispensabile. Non sono rimborsabili, tra le altre, le spese per l’affitto di locali di proprietà comunale e per eventuale acquisto di bandiere e transenne.
L'art. 2 della legge 16 aprile 2002, n. 62 ha previsto l'obbligo di dotare la sala delle votazioni di n. 4 cabine di cui una destinata ai portatori di handicap. Tuttavia, l’art. 5 della citata norma, nel porre il maggior onere a carico della finanza pubblica, non specifica il quantitativo massimo delle cabine da acquistare né, tantomeno, la durata media di vita di tali beni durevoli. In mancanza di una espressa disposizione normativa, questo Ministero ritiene di dover individuare in almeno 10 anni la vita utile delle cabine stesse.
Pertanto, al fine di evitare rimborsi per acquisizioni ripetitive ed espletare, nel contempo, un maggiore e accurato controllo delle acquisizioni medesime, dovrà essere predisposta una quantificazione analitica del numero di cabine elettorali necessarie ad ogni Ente locale, calcolato sul numero totale delle sezioni presenti su ciascun territorio (n. 4 cabine a sezione). Sulla scorta di tale quantificazione si dovrà, inoltre, provvedere al riesame dei rendiconti afferenti le consultazioni dal 2008 al 2012 ed alla successiva annotazione del numero di cabine già acquistate e rimborsate ad ogni Comune. Laddove fossero presentate richieste di rimborso per acquisizioni superiori al quantitativo massimo, così calcolato da codesti Uffici, si potrà procedere allo stralcio del rimborso in argomento, previa conferma ministeriale, in considerazione della predetta durata decennale dei beni in parola.
Il trasporto del materiale elettorale può essere effettuato con mezzi di proprietà del comune o, nell’impossibilità, con mezzi di trasporto noleggiati. Le spese in parola, come già detto, dovranno essere debitamente documentate.
Sono, altresì, da rimborsare le spese relative ai trasporti che si rendessero necessari nei giorni della votazione ed in quelli precedenti e successivi, con particolare riguardo all’organizzazione del servizio per la raccolta delle notizie ed al collegamento con le sezioni elettorali dislocate in frazioni e località distanti dalla sede comunale, nonché le spese relative al recapito di plichi elettorali da effettuarsi a cura delle sezioni elettorali dei comuni.


f) Spese per collegamenti telefonici


Sono rimborsabili le spese per collegamenti telefonici straordinari, nei giorni della votazione e per la raccolta dei dati. In merito all’eventuale utilizzo di telefoni cellulari, sono rimborsabili esclusivamente le spese per il noleggio degli stessi. Non potranno essere rimborsate le spese relative alle sole ricariche telefoniche per l’impossibilità di riscontrare l’effettivo, esclusivo utilizzo per le esigenze elettorali.


g) Spese per la propaganda elettorale


Sono rimborsabili le spese per la disciplina della propaganda elettorale, ivi comprese quelle per l’acquisto di materiale di consumo vario ritenuto indispensabile per la installazione dei tabelloni per la propaganda elettorale.
Al riguardo, anche per l’acquisto dei tabelloni elettorali, trattandosi di beni che, pur subendo un progressivo ma lento deterioramento, consentono utilizzi per periodi superiori all’anno, questo Ministero, in analogia con quanto già rappresentato per le cabine elettorali, ritiene di poter individuare in almeno 10 anni la vita utile dei tabelloni stessi.


h) Spese postali


Sono rimborsabili le spese postali anticipate dai Comuni relative esclusivamente alle seguenti spedizioni:
- plichi, raccomandati o assicurati, contenenti gli atti relativi alla revisione dinamica straordinaria delle liste elettorali, spediti dai Sindaci al Ministero degli affari esteri, agli Uffici del Casellario giudiziale, alle Autorità provinciali di pubblica sicurezza, alle Prefetture, alle Procure della Repubblica, alle Commissioni elettorali circondariali nonché ad altri Sindaci;
- plichi, anche raccomandati, contenenti le tessere elettorali spediti dai Sindaci ad altri Sindaci o a Comandi di Forze armate o di altri corpi militarmente organizzati;
- le cartoline con le quali si dà avviso agli elettori residenti all’estero della data della consultazione. Tali cartoline saranno spedite, da parte dei comuni, per posta prioritaria sia per i paesi oltremare che per i paesi europei;
- i telegrammi spediti dai Sindaci, dai Presidenti delle Commissioni elettorali circondariali e dai Presidenti dei seggi elettorali. È altresì consentito ai Sindaci dei comuni sprovvisti di ufficio telegrafico di dettare telegrammi per telefono.


Dette spese dovranno essere inserite, al pari delle altre, nel consueto rendiconto da presentarsi entro i termini indicati al successivo paragrafo 5.
Relativamente al punto 3), si precisa che i comuni dovranno indicare, oltre alla spesa sostenuta a tale titolo, il numero degli elettori residenti all’estero ed il numero di cartoline avviso spedite.


i) Ulteriori spese


Possono essere imputate al capitolo suindicato (cap. 1310 -PG3-) le spese non indicate nella precedente elencazione purché legittimamente assunte e che, ad avviso delle SS.LL., siano ritenute indispensabili per l’organizzazione tecnica e l’attuazione delle consultazioni.
Si precisa che in presenza di eventuali richieste di rimborso per il noleggio di cabine e/o tabelloni elettorali, i comuni dovranno esaurientemente motivarne il ricorso, dimostrando l’effettivo risparmio rispetto all’acquisto del citato materiale. Qualora venissero a mancare le suddette condizioni, la spesa potrebbe non essere ammessa a rimborso.
Relativamente alle spese rivenienti dall’eventuale alloggiamento delle forze dell’ordine presso i seggi elettorali le quali, notoriamente, non possono essere imputate al citato capitolo 1310, codeste Prefetture dovranno fare riferimento alle disposizioni impartite in merito dal competente Dipartimento della Pubblica Sicurezza.
Il rimborso di tutte le spese sostenute dai comuni dovrà avvenire a condizione che esse riguardino oneri effettivamente sostenuti per adempimenti organizzativi affidati ai Comuni, col rispetto delle norme legislative e regolamentari vigenti nelle singole materie e per le quali sia dimostrata, con formale documentazione, l’esplicita necessità per l’organizzazione tecnica e la preparazione delle consultazioni. Non rientrano, ovviamente, fra le spese da rimborsare gli oneri conseguenti all’espletamento di funzioni, di interesse statale o meno, per i quali le relative leggi prevedono già la competenza comunale a sostenerli.
(2) Trattasi del D.P.R. 22 dicembre 2012, n. 226, pubblicato nella Gazz. Uff. 24 dicembre 2012, n. 299.

4. Anticipazioni ai Comuni
Codesti Uffici dovranno corrispondere ai Comuni un acconto, pari al 90 per cento, delle spese che si presume essi debbano anticipare, allorquando verranno accreditate, da questa Direzione, le somme sul capitolo 1310 -PG3- del corrente esercizio.

5. Rendiconti dei Comuni
È da premettere che per tutte le forniture e per tutte le prestazioni, le cui spese verranno rimborsate dallo Stato, le amministrazioni comunali dovranno osservare le norme regolamentari eventualmente adottate dai Comuni, nonché le vigenti disposizioni della legge e del regolamento per l’amministrazione del patrimonio e per la contabilità generale dello Stato.
In merito, le SS.LL. avranno cura di richiamare la particolare attenzione degli Enti interessati.
I Comuni, appena ultimati i pagamenti, dovranno redigere il rendiconto ed inviarlo alle SS.LL. con la massima sollecitudine ed in ogni caso entro il termine perentorio di sei mesi dalla data delle consultazioni, pena la decadenza dal diritto al rimborso, espressamente sancito dal D.L. n. 8 del 1993, convertito con modificazioni, dalla legge 19 marzo 1993, n. 68. Pertanto, i Comuni dovranno presentare i rendiconti entro il 24 agosto 2013.
Le Prefetture non dovranno effettuare i rimborsi dei saldi relativi ai rendiconti per i quali sia stato violato il termine perentorio di presentazione.
Ai fini della valutazione della presentazione dei rendiconti, occorrerà far riferimento alla data di consegna ovvero alla data di spedizione, per raccomandata, dell’elaborato.
I rendiconti sottoscritti dal responsabile del servizio, dovranno avere a corredo i seguenti documenti giustificativi:
a) copia degli atti di liquidazione delle spese e, per quanto riguarda il lavoro straordinario, anche delle determinazioni di autorizzazione, ai sensi della più volte menzionata legge n. 68 del 1993. Con l’occasione, al fine di accelerare le operazioni di rimborso di quest’ultima tipologia di spesa, si prega di invitare i Comuni ad allegare un prospetto riepilogativo contenente i nominativi dei dipendenti con l’indicazione, a fianco di ognuno, del numero delle ore complessivamente autorizzate e liquidate;
b) mandati di pagamento originali, con le quietanze dei percipienti. A corredo dei conti consuntivi dei Comuni saranno a suo tempo prodotte, in luogo degli anzidetti mandati originali, le copie conformi degli stessi. Per i soli Comuni che pagano lo straordinario mensile insieme allo stipendio, è ammessa l’esibizione di copia conforme dei mandati stessi, degli atti di liquidazione del solo straordinario elettorale e di dichiarazione formale, nella quale si attesti sotto la responsabilità dell’Ente, che nel mandato globale esibito in copia sono comprese tutte le partite indicate analiticamente nel provvedimento di liquidazione. Qualora le procedure degli Enti locali fossero informatizzate e, conseguentemente, venissero prodotti unicamente documenti digitali, i Comuni dovranno produrre, su supporto cartaceo, copie conformi agli originali degli atti digitali.
Per i soli Comuni capoluogo di provincia, attesa la rilevante mole della documentazione da produrre, è consentito di esibire, in luogo degli originali o delle copie dei mandati, apposita dichiarazione attestante gli estremi completi dei singoli mandati, e l’avvenuta estinzione dei titoli. Gli atti dovranno essere tenuti a disposizione di codesti Uffici fino alla scadenza dei termini relativi alla responsabilità amministrativa sulle liquidazioni e sui pagamenti;
c) fatture analitiche concernenti forniture e trasporti vari o stampa di manifesti non forniti direttamente dallo Stato, ecc.. Tali fatture, dovranno riportare il visto di liquidazione del responsabile del servizio, il visto per la presa in carico, o per la regolarità della fornitura ove occorra, e gli estremi dei relativi mandati di pagamento;
d) copia dei contratti stipulati per le varie forniture o prestazioni;
e) prospetti di liquidazione delle competenze corrisposte ai componenti dei seggi elettorali e relative documentate tabelle per i rimborsi spese. Ad ogni buon fine, si avverte che la liquidazione di tali competenze dovrà essere effettuata in base alle istruzioni che saranno all’uopo diramate;
f) eventuale ulteriore documentazione che gli Uffici in indirizzo vorranno richiedere per accertare, caso per caso, l’ammissibilità a rimborso delle spese dei Comuni, in base alle norme di legge ed alle istruzioni sopra riportate.
I rendiconti di cui sopra, appena pervenuti alle SS.LL., saranno sottoposti ad accurato esame e controllo da parte di codeste Sedi, le quali avranno cura di accertare, in base alle norme di legge ed alle istruzioni impartite dallo scrivente, la legalità delle singole spese e la regolarità formale e sostanziale della documentazione prodotta, escludendo dal rimborso quelle spese che non devono gravare sul citato capitolo.
Si provvederà quindi ad emanare apposito decreto formale di rimborso, solo quando saranno state escluse le spese non ammissibili precisando, tra l’altro, che il provvedimento stesso è da ritenersi definitivo. Si raccomanda di motivare adeguatamente le eventuali esclusioni disposte. Tale decreto dovrà essere trasmesso per raccomandata all’Ente interessato. L'adempimento è condizione di legittimità del provvedimento.
Avverso detto decreto l’Ente ha la facoltà, entro il termine di 60 giorni, di proporre ricorso al Tribunale amministrativo regionale competente o, in alternativa, entro il termine di 120 giorni, di proporre ricorso straordinario al Capo dello Stato.
Sarà infine emesso l’ordinativo a saldo delle spese sostenute dai Comuni, tenuto conto delle anticipazioni in precedenza effettuate, o sarà provveduto al recupero della maggior somma eventualmente anticipata.
Tutte le spese dovranno essere rimborsate al lordo.

6. Rendiconti dei funzionari delegati
A discarico degli accreditamenti ricevuti sull'apposito capitolo, le SS.LL. avranno cura di far pervenire, ai competenti organi di controllo, nei termini previsti dalle vigenti disposizioni di legge, i relativi rendiconti semestrali.
Si raccomanda vivamente di disporre i pagamenti tempestivamente, in modo da non pregiudicare, per alcun motivo, con ordinativi inestinti, l’osservanza del termine del 31 marzo 2014 entro il quale occorrerà disporre il rimborso a saldo ovvero il versamento della eventuale disponibilità in conto entrate eventuali del Ministero dell’interno. Si ricorda che il citato termine discende direttamente dalla legge e non è prorogabile con alcun provvedimento amministrativo. Sono quindi prive di efficacia le eventuali richieste per dilazionarlo.
Le inosservanze espongono le SS.LL. alla possibilità di applicazione delle penalità previste dal regolamento di contabilità generale dello Stato.
Alle suddette contabilità saranno allegati i rendiconti documentati dei Comuni, con allegato l’originale del decreto di liquidazione, se ricorrente.
Si invitano le SS.LL a segnalare entro il 20 ottobre 2013, via mail, agli indirizzi di posta elettronica marco.nespoli@interno.it; oppure paola.tedeschini@interno.it:
- l’importo complessivo dei rendiconti definitivi presentati dai Comuni;
- l’ammontare complessivo di tutti gli impegni assunti a carico dei fondi accreditati sul ripetuto capitolo;
- la disponibilità eventualmente esistente, ovvero il fabbisogno occorrente.
Contestualmente sarà data assicurazione di aver già acquisito tutti i rendiconti dei Comuni.
Con l’occasione si comunica, altresì, che codeste Sedi dovranno trasmettere, a consuntivo, i dati relativi alla spesa analitica sostenuta da ciascun comune della provincia per lo svolgimento dei cennate consultazioni politiche, comprensivi dell’eventuale versamento delle disponibilità in CEDMI. Sarà cura di questo Ufficio far conoscere le modalità operative e l’eventuale fac-simile del modello da utilizzare allo scopo.

7. Disposizioni relative all'esercizio del diritto di voto dei cittadini italiani residenti all'estero
La legge 27 dicembre 2001, n. 459, ha introdotto, per l'elezione delle Camere e per i referendum le "Norme per l'esercizio del diritto di voto dei cittadini italiani residenti all'estero”.
Il D.L. 15 febbraio 2008, n. 24, convertito con modificazioni dalla legge 27 febbraio 2008, n. 30, ha parzialmente modificato la citata legge n. 459/2001.
In particolare, l’art. 1, comma 1, lett. c) del D.L. n. 24/2008, dispone che presso l’Ufficio Centrale per la circoscrizione estero, (istituito presso la Corte di Appello di Roma) è costituito un seggio elettorale per un minimo di 2.000 ed un massimo di 3.000 elettori, con il compito di provvedere alle operazioni di spoglio e scrutinio dei voti inviati dagli elettori residenti all’estero. La successiva lett. d), stabilisce che il seggio elettorale è composto da n. 1 presidente, n. 1 segretario e n. 4 scrutatori.
Inoltre, l’art. 2 del D.L. 18 dicembre 2012, n. 223, introduce, il voto dei cittadini italiani temporaneamente all’estero per motivi di servizio o missioni internazionali. Ai fini dell’esercizio del diritto di voto, dello svolgimento delle operazioni preliminari allo scrutinio, delle operazioni di scrutinio e proclamazione dei risultati, trovano applicazione le disposizioni di cui alla legge 27 dicembre 2001, n. 459 ed al relativo regolamento di attuazione di cui al D.P.R. 2 aprile 2003, n. 104, in quanto compatibili.
Pertanto, gli importi degli onorari fissi da corrispondere ai componenti dei citati seggi elettorali, ai sensi dell'art. 19 del menzionato D.P.R. 2 aprile 2003, n. 104, sono equiparati a quelli dei seggi istituiti nel territorio nazionale:


Seggi circoscrizione estero:



(n. 1 Presidente, n. 1 segretario, n. 4 scrutatori)

Presidenti
€ 187,00

Scrutatori
€ 145,00





Seggi speciali circoscrizione estero: (qualunque sia il numero delle consultazioni)



(n. 1 Presidente, n. 2 scrutatori)

Presidenti
€ 90,00

Scrutatori
€ 61,00





I predetti onorari sono comprensivi delle maggiorazioni previste per ogni spoglio e scrutinio da effettuare contemporaneamente al primo pari ad € 37,00 (Presidenti) ed € 25,00 (Scrutatori e Segretari).
Dette spese saranno corrisposte dal comune di Roma senza operare alcuna ritenuta di acconto, ai sensi della legge 21 marzo 1990, n. 53. Per la liquidazione si richiamano le istruzioni che saranno appositamente diramate.
L’art. 18, comma 4, del menzionato Regolamento di attuazione della legge n. 459/2001, stabilisce che i plichi contenenti le schede votate, in arrivo agli scali aeroportuali di Roma, sono presi in carico e custoditi dal citato Ufficio Centrale per la circoscrizione estero che, a tale fine, si avvale, previe intese, della collaborazione della Prefettura e dei comuni.
Per i plichi contenenti le schede votate dai cittadini italiani temporaneamente all’estero, di cui al D.L. n. 223/2012, si rimanda all’art. 2, comma 9, del decreto medesimo.
Per le eventuali spese che dovessero scaturire dalla collaborazione offerta dalla Prefettura di Roma, a seguito delle intese previste dall’art. 18 del predetto Regolamento di attuazione, si prega di contattare il Dipartimento per le politiche del personale dell’amministrazione civile e per le risorse strumentali e finanziarie - Direzione Centrale per le Risorse Finanziarie e strumentali. Di contro, per quelle eventualmente sostenute per la medesima finalità dai comuni interessati, saranno poste a carico del capitolo 1310 - PG 3. Queste ultime dovranno essere inserite, dai comuni, nell'apposito documentato rendiconto, separando queste ultime da quelle sostenute per la normale organizzazione tecnica delle consultazioni politiche. Ai fini del rimborso è, altresì, necessario che i comuni alleghino copia di dette intese, dalle quali risultino dettagliatamente le attività e i servizi richiesti. Si precisa che dette spese saranno ammesse a rimborso e non concorreranno alla determinazione dell’importo massimo assegnato ai comuni medesimi.

8. Disciplina dei riparti per l’abbinamento delle elezioni politiche con le elezioni regionali
Nei giorni 24 e 25 febbraio 2013, contemporaneamente alle elezioni politiche si svolgeranno anche le elezioni regionali nelle regioni Lazio, Lombardia e Molise.
In merito, si rammenta che il riparto del lavoro straordinario tra Stato e Regioni inizia dalla data di affissione del manifesto di convocazione dei comizi elettorali per le elezioni regionali medesime (10 gennaio 2013). Resta inteso che per l’eventuale espletamento degli adempimenti previsti dall’art. 1, comma 4, della legge 23 febbraio 1995, n. 43, gli oneri per le prestazioni di lavoro straordinario dei dipendenti comunali rese nel periodo antecedente la data di affissione del citato manifesto di convocazione dei comizi elettorali saranno addebitate alle Regioni in quanto adempimenti connessi alla sottoscrizione delle liste dei canditati alle elezioni dei Consigli regionali.
Poiché le spese derivanti da adempimenti comuni, ai sensi dell’art. 17 della legge 23 aprile 1976, n. 136, sono da ripartire tra lo Stato e le Regioni interessate, la suddivisione delle stesse, dovrà essere effettuata secondo le disposizioni di seguito indicate:


- Spese postali per la spedizione dei plichi contenenti gli atti relativi alla revisione dinamica straordinaria delle liste elettorali, i plichi contenenti le tessere elettorali spediti dai Sindaci ad altri Sindaci o a Comandi di Forze armate o di altri corpi militarmente organizzati, nonché le spese telegrafiche.
Verranno ripartite in ragione di due terzi a carico dello Stato e un terzo a carico delle Regioni.
Restano escluse dalla ripartizione le spese riferite alla spedizione delle cartoline avviso agli elettori residenti all’estero, le quali essendo spedite separatamente, saranno poste a carico di ciascuna Amministrazione interessata.
A tal fine si raccomanda ai comuni di tenere separata la documentazione relativa alla spedizione delle predette cartoline avviso ai fini della corretta imputazione della spesa a carico delle amministrazioni interessate.
Resta fermo per gli invii afferenti le cartoline avviso relative alle elezioni politiche l’obbligo per i comuni di indicare, oltre alla spesa sostenuta a tale titolo, il numero degli elettori residenti all’estero ed il numero di cartoline avviso spedite.


- Spese per gli onorari ai componenti di seggio


Gli onorari da corrispondere ai componenti sono quelli previsti dall’art. 1 della legge 13 marzo 1980, n. 70, così come sostituito dall’art. 3 della legge 16 aprile 2002, n. 62. Conseguentemente, tenuto conto degli abbinamenti previsti, gli onorari sono i seguenti.


Seggi ordinari



Presidenti:
€ 224,00

Scrutatori e Segretari:
€ 170,00





Seggi speciali (quale che sia il numero delle consultazioni)



Presidenti:
€ 90,00

Scrutatori e Segretari:
€ 61,00





La spesa dovrà essere ripartita, in ragione di due terzi a carico dello Stato e di un terzo a carico della Regione.


- Altre spese anticipate dai comuni


Tutte le altre spese saranno ripartite tra lo Stato e la Regione con il criterio sopra riportato.


I rendiconti dei comuni interessati al predetto abbinamento, corredati da un prospetto riepilogativo con l’indicazione della spesa a carico delle Amministrazioni interessate alle consultazioni, dovranno essere trasmessi, a cura dei comuni, alle rispettive Prefetture entro il termine perentorio di sei mesi dalla data delle consultazioni, pena la decadenza dal diritto al rimborso.
Le Prefetture, ultimati i dovuti controlli, procederanno al rimborso della sola quota di competenza dell’Erario e, nel contempo, trasmetteranno alle Amministrazioni regionali interessate copia dei prospetti riepilogativi relativi ai rendiconti dei comuni, con formale decreto di riparto, per il successivo rimborso dovuto dalle Regioni ai comuni della quota di propria competenza.
Resta inteso che in presenza di un eventuale limite di spesa disposto dalle Regioni sulle spese da sostenersi da parte dei comuni per l’organizzazione delle sole elezioni regionali, il superamento dello stesso sarà posto a totale carico dei comuni medesimi.
Sarà cura delle Regioni informare tempestivamente le Prefetture interessate del predetto limite di spesa.


Si raccomanda l'esatta osservanza delle presenti istruzioni.


Con l’occasione, si pregano tutti i Prefetti, i Commissari di Governo di Trento e Bolzano nonché il Presidente della Regione autonoma della Valle D’Aosta di voler comunicare, per opportuna conoscenza, alle locali Ragionerie Provinciali, l’avvenuta emanazione della presente circolare.


Il Direttore centrale
Verde

L. 27 dicembre 1997, n. 449, art. 55
L. 23 dicembre 2005, n. 266, art. 1, comma 213
L. 23 aprile 1976, n. 136
L. 13 marzo 1980, n. 70, art. 1
L. 16 aprile 2002, n. 62
L. 21 marzo 1990, n. 53, art. 9
D.L. 18 gennaio 1993, n. 8, art. 15
D.Lgs. 18 agosto 2000, n. 267, art. 107
D.Lgs. 6 settembre 2011, n. 149, art. 7
D.L. 25 giugno 2008, n. 112, art. 76
D.L. 18 dicembre 2012, n. 223, art. 2
L. 27 dicembre 2001, n. 459
D.L. 15 febbraio 2008, n. 24, art. 1