ISTAT (Istituto nazionale di statistica) Circ. 5-3-2013 n. 12 Modalità tecniche relative alla documentazione dell'attività di revisione dell'Anagrafe della popolazione residente (APR) a seguito del 15° Censimento generale della popolazione e delle abitazioni. Ulteriori sviluppi a seguito delle operazioni di controllo e correzione dei dati ai fini della determinazione della popolazione legale. Emanata dall'Istituto nazionale di statistica, Dipartimento per i censimenti e gli archivi amministrativi e statistici, Dipartimento per le statistiche sociali ed ambientali, Direzione centrale delle statistiche socio-demografiche e ambientali.

ISTAT (Istituto nazionale di statistica)
Circ. 5-3-2013 n. 12
Modalità tecniche relative alla documentazione dell'attività di revisione dell'Anagrafe della popolazione residente (APR) a seguito del 15° Censimento generale della popolazione e delle abitazioni. Ulteriori sviluppi a seguito delle operazioni di controllo e correzione dei dati ai fini della determinazione della popolazione legale.
Emanata dall'Istituto nazionale di statistica, Dipartimento per i censimenti e gli archivi amministrativi e statistici, Dipartimento per le statistiche sociali ed ambientali, Direzione centrale delle statistiche socio-demografiche e ambientali.

Circ. 5 marzo 2013, n. 12 (1).

Modalità tecniche relative alla documentazione dell'attività di revisione dell'Anagrafe della popolazione residente (APR) a seguito del 15° Censimento generale della popolazione e delle abitazioni. Ulteriori sviluppi a seguito delle operazioni di controllo e correzione dei dati ai fini della determinazione della popolazione legale.

(1) Emanata dall'Istituto nazionale di statistica, Dipartimento per i censimenti e gli archivi amministrativi e statistici, Dipartimento per le statistiche sociali ed ambientali, Direzione centrale delle statistiche socio-demografiche e ambientali.



     

Ai
   

Sigg. Sindaci dei Comuni
           

Dirigenti dei servizi demografici dei Comuni
           

Dirigenti degli uffici di statistica dei Comuni

e, p.c.:
   

Al
   

Ministero dell'interno
           

Scuola superiore dell'amministrazione dell’interno (S.S.A.I)
           

Documentazione e Statistica - Ufficio II: Ufficio Centrale di statistica
           

Direzione centrale per i servizi demografici
           

Direzione centrale per gli uffici territoriali di Governo e per le autonomie locali
     

Ai
   

Sigg. Prefetti della Repubblica
     

Ai
   

Commissari del Governo per le province autonome di Trento e Bolzano
     

All'
   

Istituto provinciale di statistica della Provincia autonoma di Bolzano (ASTAT)
     

Al
   

Servizio statistica della Provincia autonoma di Trento
     

All'
   

A.N.C.I
     

All'
   

A.N.U.S.C.A.
     

Alla
   

De.A
           

Loro sedi
           
       



1. Premessa

L'Istat, per giungere alla determinazione della popolazione legale di ciascun comune, ha effettuato numerosi controlli sui dati relativi alle persone censite, registrati sul Sistema di Gestione della Rilevazione (SGR). In particolare, a partire dai risultati del confronto censimento-anagrafe, l'Istat ha verificato che ciascun individuo fosse stato censito una sola volta nel Paese, completando l'individuazione dei duplicati intra-comunali sfuggiti ai comuni e, soprattutto, dei duplicati inter-comunali relativi agli stessi individui censiti in due o più comuni. Questa attività è stata effettuata dall'Istat per evitare i casi di rilevazione plurima che avrebbero prodotto errori per eccesso nella determinazione della popolazione residente in Italia.

Solo a seguito del completamento delle operazioni di controllo, correzione e validazione è stato possibile produrre le liste nominative relative alle persone de-duplicate per essere state censite più volte nello stesso o in più di un comune. La presente circolare, adottata d'intesa con il Ministero dell'Interno ai sensi dell'art. 50, comma 2, lett. d) del D.L. n. 78/2010, convertito in legge n. 122/2010, disciplina le fasi tecniche di revisione delle anagrafi comunali a seguito dei controlli e tenuto conto di quanto risultante dal sistema SGR, stabilendo le modalità tecniche di trattamento dei casi di de-duplicazione e illustrandone le modalità di documentazione nel Sistema di Revisione delle Anagrafi (SIREA).



2. Individuazione e trattamento dei duplicati

Il Censimento della popolazione del 2011 è stato completamente assistito dal web tramite l'utilizzo del Sistema di Gestione della Rilevazione (SGR) e dalle Liste Anagrafiche Comunali (LAC), attraverso un sistema software articolato in più componenti, che ha garantito la massima sicurezza nella trasmissione e conservazione dei dati. Il citato SGR, alimentato con i dati rilevati sul campo e con quelli delle LAC, è stato utilizzato dagli operatori degli Uffici Comunali di Censimento (UCC) e dell'Istat, consentendo di avere costantemente il quadro completo e dettagliato dell'andamento delle operazioni censuarie in ciascun comune.

Gli UCC hanno così potuto inserire in un unico sistema elettronico, con modalità standardizzate, le differenze riscontrate nel confronto fra gli individui rilevati nei questionari di censimento e gli individui presenti nelle LAC.

Attraverso SGR, gli UCC hanno avuto a disposizione specifiche funzioni per il confronto censimento/anagrafe che consentivano di riconoscere e trattare eventuali individui censiti più volte sul proprio territorio comunale (duplicati intra-comunali). Al riguardo si ricorda che la funzione in SGR dedicata al confronto censimento-anagrafe ha prodotto il bilancio ad hoc e quattro liste di seguito elencate:

- Persone censite e presenti in LAC all'8 ottobre 2011 (lista L1);

- Persone non trovate al censimento (irreperibili al censimento) e presenti in LAC all'8 ottobre 2011 (lista L2);

- Persone censite ma non presenti in LAC all'8 ottobre 2011 (lista L3);

- Persone censite e presenti in LAC all'8 ottobre 2011 ad un indirizzo diverso dello stesso comune (lista L4).

Si ricorda, altresì, che solo le liste L2 e L3 sono state poi caricate dall'Istat sul sistema SIREA per consentire le operazioni di revisione post-censuaria dell'anagrafe comunale.

Una volta che tutti gli UCC hanno concluso e certificato gli esiti del confronto censimento-anagrafe, l'Istat ha validato i dati di SGR ai fini del processo di determinazione della popolazione legale.

In particolare, a partire dai risultati del confronto censimento-anagrafe, l'Istat ha completato l'individuazione dei duplicati intra-comunali sfuggiti/non rintracciati dai comuni e, soprattutto, dei duplicati intercomunali relativi agli stessi individui censiti in due comuni diversi. L'eliminazione dei duplicati tra comuni ha seguito regole deterministiche che hanno tenuto conto dei seguenti criteri:

1. scegliere il comune dove l'individuo è stato rilevato con altri componenti della famiglia rispetto al comune dove lo stesso individuo è stato censito singolarmente;

2. scegliere il comune dove l'individuo è stato rilevato presso una convivenza rispetto al comune in cui lo stesso individuo è stato censito in famiglia;

3. scegliere il comune dove l'individuo ha compilato un questionario web o cartaceo rispetto al comune dove lo stesso individuo è stato censito d'ufficio;

4. scegliere il comune dove l'individuo ha compilato un questionario web o cartaceo di tipo Long Form rispetto al comune dove lo stesso individuo ha compilato un questionario di tipo Short Form.

In generale, un individuo censito due o più volte in uno o più comuni è stato conteggiato dall'Istat una sola volta nella popolazione legale di un solo comune. Possono, quindi, trovarsi casi di persone de-duplicate che nelle liste risultanti in SGR dal confronto censimento-anagrafe risultavano "censite e presenti in LAC" (lista L1) oppure "censite e presenti in LAC ma ad un indirizzo diverso" (lista L4) oppure "censite ma non presenti in LAC" (lista L3).

Per tali persone è richiesto di verificare l'attuale dimora abituale e la possibile movimentazione anagrafica successiva alla data di censimento secondo le istruzioni di seguito riportate, sia ai fini di revisione dell'anagrafe, sia ai fini di documentazione su SIREA.

Nel sito dell'Istat è disponibile il documento che illustra il processo di validazione dei dati di popolazione legale all'indirizzo http://www.istat.it/it/files/2012/12/nota-metodologica_censimento_popolazione.pdf.



3. Revisione delle "Persone censite e presenti in LAC eliminate per duplicazione intercomunale"

Il primo compito dell'ufficiale d'anagrafe è di verificare l'attuale dimora abituale di un individuo che è risultato censito nel proprio comune ma de-duplicato dall'Istat per essere stato censito anche in altri comuni. Per consentire la documentazione delle persone de-duplicate che risultavano presenti in LAC e censite allo stesso indirizzo (lista L1) o presenti in LAC e censite a un indirizzo diverso (lista L4), nella sezione "Revisione Liste di SIREA" è stata inserita una nuova funzione denominata "Revisione duplicati (L1-L4) intercomunali eliminati". Essa consente al comune, il cui individuo non è stato conteggiato a seguito di de-duplicazione, di visualizzare la lista esaustiva di tutte le persone eliminate dal conteggio di popolazione legale a causa di duplicazione intercomunale. La lista contiene:

1. le informazioni identificative dell'individuo (nome, cognome, codice fiscale, sesso, cittadinanza, luogo e data di nascita);

2. le informazioni relative al comune di assegnazione (comune, indirizzo, lista di provenienza in SGR);

3. le modalità di censimento per entrambi i comuni e il motivo prevalente di eliminazione.

Ogni persona presente in tale lista dovrà essere confrontata con l'APR alla data di inizio della revisione. Il prospetto 1 elenca i 5 possibili esiti risultanti dal confronto. La persona potrebbe essere ancora iscritta in anagrafe, ma potrebbe anche esserne già stata cancellata. La sua attuale presenza in APR richiede la verifica della dimora abituale ai fini del suo mantenimento in APR, avendo la stessa persona dato segnali divergenti relativamente alla sua dimora abituale tramite il censimento. La sua assenza all'indirizzo indicato renderà necessario verificare l'eventuale trasferimento nell'altro comune in cui lo stesso si è censito o effettuare una cancellazione per irreperibilità ordinaria, dopo aver concluso la procedura di rito ad essa relativa. Nel caso, invece, in cui la persona risulti essere già stata cancellata, per morte, emigrazione o altro motivo, sarà necessaria una rettifica in aggiunta, essendo stata cancellata una persona non presente nella popolazione legale del comune. Si illustrano con dettaglio le possibili soluzioni.

Per quanto riguarda i possibili esiti, qualora la persona non risulti più iscritta in anagrafe alla data di inizio della revisione (esiti 1 e 2, prospetto 1) dovrà essere indicato:

1. il motivo della cancellazione (morte; emigrazione in altro comune; emigrazione all'estero; cancellazione per scadenza del permesso di soggiorno; cancellazione per altro motivo);

2. la data di cancellazione ovvero di definizione della pratica;

3. la data di decorrenza giuridica della cancellazione.

L'esito 2, qualora la sua decorrenza giuridica sia successiva alla data di censimento, produrrà una rettifica in aggiunta al calcolo della popolazione, conteggiata nel "bilancio della revisione 2" nel sistema SIREA.

Qualora invece la persona risulti ancora iscritta in anagrafe, si dovrà indicare se la dimora abituale viene confermata o meno. Nel caso in cui questa venga confermata (esiti 3 e 4, prospetto 1), si deve indicare la modalità:

1. per accesso a un ufficio demografico del Comune (a motivo di: carta d'identità; nascita figlio; matrimonio; cambio di domicilio; rinnovo dichiarazione dimora abituale + nuovo permesso di soggiorno; richiesta di attestato di soggiorno permanente per cittadino UE);

2. per la presenza in altre liste del Comune (lista assistenza sociale; lista assistenza sanitaria; lista scuole; altro);

3. per conferma della dimora abituale a seguito di: lettera; verifica dell'ufficiale d'anagrafe o di suo delegato.

Anche in questo caso verrà prodotta una rettifica in aggiunta al calcolo della popolazione, conteggiata nel "bilancio della revisione 2" nel sistema SIREA.


Prospetto 1 - Persone censite e presenti in LAC eliminate per duplicazione intercomunale



Nel caso in cui le modalità di verifica elencate non diano esito positivo, l'ufficiale d'anagrafe potrà contattare l'altro comune in cui l'individuo è stato censito e conteggiato nella popolazione legale, oppure direttamente l'individuo all'indirizzo in cui si è censito nell'altro comune, per invitarlo a definire la sua dimora abituale. Nel caso in cui la dimora abituale risulti essere nell'altro comune si dovrà procedere a un normale trasferimento di residenza tra comuni, eventualmente effettuato d'ufficio. Nel caso in cui la persona non sia reperibile nemmeno nel comune nel quale è stato censito e conteggiato nella popolazione legale, si dovrà procedere a una cancellazione per irreperibilità ordinaria non comportante conteggio, dopo aver concluso la procedura di rito ad essa relativa (esito 5, prospetto 1).

Questo esito non produce nessuna rettifica al calcolo della popolazione.

La Lista dei censiti duplicati intercomunali eliminati, caricata su SIREA, sarà visualizzata secondo le principali variabili identificative delle persone in essa contenute; nel momento in cui si seleziona un individuo compariranno inoltre tutte le variabili identificative disponibili. La lista è ordinabile secondo le principali variabili identificative.

L'operatività della funzione è illustrata nel manuale disponibile sulla home page di SIREA.



4. Revisione della Lista L3 "Persone censite come residenti e non presenti in LAG, eliminate per duplicazione intercomunale"

Per tutte le persone de-duplicate, censite nel comune ma non iscritte nella sua anagrafe alla data di censimento, l'Istat ha aggiunto, nella lista L3 già disponibile in SIREA, campi contenenti le informazioni sulla avvenuta de-duplicazione, sul comune di assegnazione (comune, indirizzo, lista di provenienza in SGR), sulle modalità di censimento per entrambi i comuni e il motivo prevalente di eliminazione.

Con riferimento a ciascuna di queste persone l'ufficiale d'anagrafe deve in primo luogo verificare se nel frattempo sia avvenuta o meno la sua iscrizione nell'APR del comune.

In caso negativo egli ha facoltà di effettuare una verifica della dimora abituale ai fini della successiva ed eventuale iscrizione nell'APR del comune. In questo caso l'iscrizione comporterà conteggio.

In caso affermativo l'ufficiale di anagrafe dovrà produrre una rettifica in aggiunta qualora la sua iscrizione non abbia comportato conteggio. Qualora la sua iscrizione abbia comportato conteggio, non è necessario produrre alcuna rettifica.

Nel sistema SIREA dovranno essere documentati gli esiti 1, 2 e 3 di cui al prospetto 2, inserendo:

1. il codice fiscale;

2. la data di iscrizione in APR, ovvero di definizione della pratica;

3. la data di iscrizione in APR, ovvero di decorrenza giuridica;

4. il motivo dell'iscrizione (nascita, iscrizione da altro comune, iscrizione dall'estero, ricomparsa, altro motivo).

Nulla dovrà esser documentato in SIREA in tutti i casi di esito 4 di cui al prospetto 2.

La differenza tra quanti già iscritti in APR alla data di inizio della revisione e quanti non ancora iscritti consta nel fatto di aver conteggiato o meno la pratica di iscrizione nei modelli mensili di calcolo della popolazione (modelli Istat D.7.B) e nell'aver barrato la voce "comporta conteggio" o "non comporta conteggio" nel modello

APR.4.

Il sistema aggiornerà automaticamente nel modello di bilancio finale il computo delle rettifiche post-censuarie da inserire all'inizio del successivo anno nei modelli P.2 e P.3, qualora si tratti di straniero, nelle apposite voci relative alle rettifiche post-censuarie.


Prospetto 2 - Persone censite come residenti e non presenti in LAC eliminate per duplicazione intercomunale





5. Persone censite duplicate intra-comunali eliminate

Nella sezione "Utilità" del sistema SIREA viene visualizzato l'elenco dei duplicati delle persone censite nello stesso comune e eliminate dalla popolazione legale. Per gli individui presenti in tale elenco non dovrà essere effettuata alcuna rettifica. Nel caso in cui siano presenti due indirizzi diversi, si deve verificare quale sia l'indirizzo di effettiva dimora abituale ed, eventualmente, riportare la modifica in anagrafe.



6. Conclusioni

Nel ricordare che la revisione dell'anagrafe risponde a un preciso obbligo giuridico, previsto dall'art. 46 del D.P.R. n. 223/1989 e che tale obbligo comporta la necessità di conservare tutta la relativa documentazione, così come definita dalla Circ. 13 dicembre 2011, n. 15 e dalla Circ. 9 marzo 2012, n. 6, si sollecita il rispetto dei termini previsti per la conclusione delle operazioni dovute, da effettuarsi entro la fine del corrente anno 2013.

Per gli eventuali problemi relativi al funzionamento di SIREA nonché per qualunque chiarimento in ordine alle indicazioni fornite con la presente circolare, si possono contattare i vari referenti degli Uffici Regionali Istat oppure scrivere agli indirizzi e-mail:

stat.dem@istat.it (per problemi amministrativi e statistici relativi alla revisione)

sireatest@istat.it (per problemi tecnologici e informatici)

deduplicazioni@istat.it (per eventuali informazioni e chiarimenti sui criteri di de-duplicazione, cfr. paragrafo 2).


Il Direttore della direzione centrale per le

statistiche socio-demografiche e ambientali

Dott. Saverio Gazzelloni


Il Direttore del dipartimento per i censimenti

e gli archivi amministrativi e statistici

Dott. Andrea Mancini



D.L. 31 maggio 2010, n. 78, art. 50
D.P.R. 30 maggio 1989, n. 223, art. 46