MINISTERO DELL'ECONOMIA E DELLE FINANZE CIRCOLARE 3 giugno 2019, n. 18/RGS Trattenute mensili sugli stipendi dei dipendenti pubblici mediante l'istituto della delegazione convenzionale di pagamento - Aggiornamento della misura degli oneri amministrativi a carico degli istituti delegatari per il biennio 2019-2020. (19A03824) (GU n.139 del 15-6-2019) Vigente al: 15-6-2019

MINISTERO DELL'ECONOMIA E DELLE FINANZE
CIRCOLARE 3 giugno 2019, n. 18/RGS
Trattenute mensili sugli stipendi dei  dipendenti  pubblici  mediante
l'istituto   della   delegazione   convenzionale   di   pagamento   -
Aggiornamento della misura degli oneri amministrativi a carico  degli
istituti delegatari per il biennio 2019-2020. (19A03824)
(GU n.139 del 15-6-2019)
  Vigente al: 15-6-2019 
                              Alla  Presidenza  del   Consiglio   dei
                              ministri - Roma
                              Alle  amministrazioni  centrali   dello
                              Stato - loro sedi
                              Al Consiglio di Stato - Roma
                              Alla Corte dei conti - Roma
                              All'Avvocatura generale dello  Stato  -
                              Roma
                              All'Istituto  nazionale  di  previdenza
                              sociale - INPS - Roma
                              All'Agenzia delle entrate - Roma
                              All'Agenzia delle dogane e dei monopoli
                              - Roma
                              Alle  amministrazioni   e   agli   enti
                              pubblici che si avvalgono  del  sistema
                              NoiPA - loro sedi
                              Agli  Uffici  centrali   del   bilancio
                              presso le  amministrazioni  centrali  -
                              loro sedi
                              Alle  Ragionerie   territoriali   dello
                              Stato - loro sedi
                              e, p.c.:
                                 Alla Banca d'Italia - Roma
                                 Al Dipartimento del Tesoro - sede
                                 Al Dipartimento delle finanze - sede
                                 Al Dipartimento dell'amministrazione
                              generale, del personale e dei servizi -
                              sede

Premessa.
  Con la circolare n. 3/RGS del 17  gennaio  2017  (pubblicata  nella
Gazzetta Ufficiale n. 24 del 30 gennaio 2017) sono state  fornite  le
nuove istruzioni  operative  per  la  trattazione  delle  istanze  di
delegazione convenzionale di pagamento formulate dai dipendenti dello
Stato e, per le partite stipendiali gestite dal  sistema  NoiPA,  dai
dipendenti  pubblici  interessati,  in  relazione  ai  contratti   di
finanziamento e di assicurazione stipulati nonche' all'erogazione  di
contributi  a  favore  di  casse  mutue  o  di  enti  con   finalita'
mutualistiche e senza scopo di lucro nonche'  di  organizzazioni  non
lucrative di utilita' sociale.
  Nella medesima circolare sono state esposte, altresi',  indicazioni
circa  l'informatizzazione  di  taluni  procedimenti,  tra  cui,   in
particolare:
  l'acquisto  di  un'assicurazione  sulla   responsabilita'   civile,
derivante dalla circolazione dei veicoli a motore e dei  natanti  (di
seguito,  assicurazione  RC  auto),  direttamente  con  le  compagnie
convenzionate e rateizzazione del pagamento a valere sullo stipendio;
  l'introduzione,  in  un'ottica  di  semplificazione  procedimentale
amministrativa, del processo Flusso finanziarie, affiancato a  quello
tradizionale,  per  l'invio  e  la  trattazione   delle   delegazioni
convenzionali di pagamento afferenti ai contratti di finanziamento.
  Nelle fattispecie delineate e trattate nella circolare n. 3/RGS del
2017 e' stato previsto  -  in  linea  con  quanto  contemplato  dalla
circolare n. 2/RGS del 15  gennaio  2015  -  a  fronte  del  servizio
prestato dall'amministrazione e in continuita' con  le  modalita'  di
fruizione  preesistenti,  l'obbligo  per  l'istituto  delegatario  di
rifondere  gli  oneri  amministrativi   sopportati   dalla   medesima
amministrazione,  allo  scopo   di   ristorare,   seppure   in   modo
forfettario,   l'impiego   di   risorse,   principalmente   umane   e
strumentali, per lo svolgimento dell'anzidetto servizio.
  Si rammenta, in proposito, che gli oneri amministrativi da  versare
all'entrata  del  bilancio  dello  Stato  -  nel  caso   di   partite
stipendiali gestite tramite l'utilizzo del sistema  NoiPA  e,  per  i
dipendenti statali, anche nel caso di gestione con sistemi diversi  -
sono stati determinati sulla scorta di un'analisi condotta in  ordine
agli   effettivi   costi   sopportati   dall'amministrazione    nella
trattazione delle pratiche concernenti le  delegazioni  convenzionali
di pagamento nell'alveo del procedimento di gestione degli  stipendi,
tenendo conto, specialmente,  dei  tempi  medi  di  lavorazione,  del
numero dei dipendenti addetti al servizio e,  non  da  ultimo,  delle
spese di investimento  e  di  manutenzione  dei  sistemi  informativi
utilizzati.
  Per tali oneri amministrativi, schematizzati nell'Allegato H  della
nominata circolare n. 3/RGS del 2017,  e'  stato  previsto,  poi,  un
aggiornamento  con  cadenza  biennale,  alla  luce  delle  variazioni
eventualmente intervenute nella fornitura del servizio, ponendo quale
limite massimo nell'ambito della medesima tipologia, in  presenza  di
incrementi,  la  variazione  nel  periodo   considerato   dell'indice
nazionale dei prezzi al consumo per le famiglie di operai e impiegati
(indice dei prezzi al consumo FOI) rilevata  dall'Istituto  nazionale
di statistica - ISTAT.
  Piu' nello specifico, la richiamata circolare n.  3/RGS  del  2017,
nel riconoscere la competenza del Dipartimento degli affari generali,
del personale e dei servizi (DAG) - segnatamente, in concreto,  della
Direzione dei sistemi informativi e  dell'innovazione  (DSII)  -  per
determinare l'aggiornamento in discorso, ha fissato alla data del  31
ottobre 2018 la pertinente rilevazione, volta ad aggiornare gli oneri
amministrativi dovuti a far data dal 1° gennaio 2019 relativamente al
biennio 2019-2020, sia per le delegazioni di  nuova  attivazione  sia
per quelle gia' in essere.
  Cio' precisato, con  la  presente  circolare  -  condivisa  con  il
DAG-DSII - si  forniscono  le  conseguenti  indicazioni  sul  cennato
adeguamento degli oneri amministrativi, oltre a  dare  breve  notizia
degli scenari concernenti l'evoluzione  dell'informatizzazione  delle
procedure in discorso e a fornire alcune precisazioni in merito a una
problematica riguardante i casi di estinzione anticipata da parte del
dipendente del finanziamento ottenuto.
1. Oneri amministrativi.
  Come illustrato in premessa, in esecuzione di quanto esposto  nella
circolare n. 3/RGS del 2017 (paragrafo 2. Oneri  amministrativi),  si
e'  proceduto  ad  espletare  l'attivita'  di  verifica   in   ordine
all'adeguatezza degli oneri amministrativi dovuti dai  delegatari  in
ragione delle  istanze  di  delegazione  convenzionale  di  pagamento
processate.
  Al riguardo, il competente DAG-DSII ha comunicato che non e' emersa
l'esigenza di modificare la misura degli oneri amministrativi per  il
biennio 2019-2020, non essendo  intervenute  apprezzabili  variazioni
dei costi sostenuti, per cui devono ritenersi interamente  confermate
le misure stabilite nell'Allegato H  della  menzionata  circolare  n.
3/RGS del 2017.
2. Informatizzazione delle procedure.
  Il DAG-DSII ha  comunicato  che,  allo  scopo  di  modernizzare  il
servizio,   e'   in   itinere   lo   sviluppo   di    una    maggiore
dematerializzazione  dei  processi  -   obiettivo   auspicato   anche
dall'Agenzia per l'Italia digitale-AGID - stante pure  l'esigenza  di
addivenire ad una revisione degli stessi in un'ottica di una maggiore
semplificazione amministrativa. Infatti, lo  stesso  Dipartimento  ha
fatto presente, valutando una possibile estensione dei processi  gia'
attivati,  che   le   procedure   secondo   modalita'   completamente
dematerializzate,  previste  obbligatoriamente  per  le   delegazioni
convenzionali di pagamento  della  assicurazione  RC  auto,  potranno
essere progressivamente estese  ad  altre  tipologie  di  delegazioni
convenzionali  di  pagamento,  sulla  scorta  di  apposito   servizio
telematico che sara' reso disponibile attraverso il portale NoiPA.
  Piu' in generale, sara' data graduale implementazione  a  ulteriori
servizi aggiuntivi, pressoche' completamente dematerializzati, tra  i
quali sono  da  annoverare  anche  le  delegazioni  convenzionali  di
pagamento.
  Della circostanza sara' data adeguata evidenza e tempestiva notizia
sul portale NoiPA, all'indirizzo https://noipa.mef.gov.it
3. Estinzione anticipata del finanziamento.
  Non e' raro che il dipendente  che  ha  in  corso  una  delegazione
convenzionale di pagamento proceda, ricorrendone i presupposti  e  le
condizioni,  a  contrarre  un  nuovo  contratto   di   finanziamento,
finalizzato ad ottenere nuova  liquidita',  previa  estinzione  della
residua parte di debito afferente al precedente  finanziamento,  gia'
in parte rimborsato.
  A margine, e' appena il caso di aggiungere  che  detta  circostanza
puo' avvenire in modo del tutto simile per  le  cessioni  del  quinto
dello stipendio, operazioni alle quali  devono  intendersi  parimenti
applicabili le indicazioni appresso descritte.
  In una simile evenienza, qualora il nuovo contratto  sia  stipulato
con il medesimo istituto,  non  emergono  problematiche  di  rilievo,
attesa la coincidenza di soggetti coinvolti e la maggiore semplicita'
nell'operare eventuali sistemazioni contabili.
  Qualche criticita', invece, puo'  sorgere  allorche'  gli  istituti
finanziari  siano  differenti.   Infatti,   per   intuibili   ragioni
procedimentali legate alle  necessarie  tempistiche  di  lavorazione,
normalmente accade che,  seppure  per  un  breve  periodo  successivo
all'avvenuta estinzione del primo finanziamento e all'accensione  del
nuovo (in genere non superiore a  due  o  tre  mesi),  la  trattenuta
stipendiale continui ad essere versata a favore dell'istituto  presso
cui e' stato estinto il debito residuo, anziche' a favore  del  nuovo
istituto finanziario, il quale, pero', reclama gli importi dovuti  in
forza del nuovo contratto stipulato.  La  cennata  criticita'  sorge,
cosi', essenzialmente  in  relazione  alle  difficolta'  legate  alla
gestione degli importi ricevuti in eccedenza da  uno  degli  istituti
finanziari interessati - precisamente l'istituto presso cui e'  stato
estinto il  debito  residuo  -  sul  quale  sorge,  conseguentemente,
l'obbligo di restituire al dipendente le somme eccedenti incassate.
  La  questione,  peraltro,  e'   stata   specificamente   affrontata
nell'ambito della circolare n. 3/RGS del 2017 (Allegato I-bis, FAQ n.
77), dove e' stato chiarito che, nel caso  di  estinzione  anticipata
del finanziamento da parte del dipendente, il rimborso  di  eventuali
trattenute  stipendiali  operate   in   eccedenza   avviene   tramite
compensazione, a cura del  competente  ufficio  dell'amministrazione.
Piu' precisamente, e' stato rappresentato che  -  ferma  restando  la
facolta' del dipendente di sollecitare, tramite apposita istanza,  il
rimborso delle maggiori trattenute subite - sara' cura del competente
ufficio del trattamento economico disporre autonomamente il  rimborso
delle  somme  trattenute  in  eccesso,  operando,  naturalmente,   la
compensazione con gli importi dovuti  per  altro  verso  al  medesimo
istituto delegatario.
  Cio' nondimeno, la trattazione di  siffatte  fattispecie  ha  fatto
emergere, come  accennato,  delle  criticita'  (ad  esempio,  mancata
capienza, per  effettuare  la  compensazione,  negli  importi  dovuti
all'istituto delegatario delle somme da  restituire  al  dipendente),
segnalate in diverse occasioni da vari istituti delegatari  e  acuite
anche  dal  comportamento  non  del  tutto  omogeneo  sul  territorio
nazionale posto in essere dagli uffici parte in causa.
  Nel  precisare  che  nella  prevista  innovazione  delle  procedure
informatiche concernenti la gestione  delle  partite  stipendiali  le
anzidette criticita' troveranno definitiva soluzione, medio  tempore,
appare utile addivenire a un maggiore chiarimento del procedimento di
gestione   delle   trattenute   effettuate   in   eccesso    all'atto
dell'estinzione  anticipata  di  un  finanziamento,  allo  scopo   di
tutelare i dipendenti interessati.
  A tale riguardo, occorre  preliminarmente  suddividere  gli  uffici
ordinatori dello stipendio, distinguendo le  Ragionerie  territoriali
dello Stato-RTS dagli altri uffici ordinatori dello stipendio.
  Per quanto attiene alle RTS, si confermano in toto  le  indicazioni
fornite con la ricordata circolare n. 3/RGS del 2017 alla FAQ n.  77,
per cui, in sintesi, spettera' sempre alle competenti RTS operare  le
pertinenti compensazioni, allo scopo di assicurare che nel  complesso
il  dipendente  non  resti  inopinatamente   inciso   da   trattenute
stipendiali superiori alla misura dovuta.
  Relativamente  agli  altri  uffici  ordinatori   dello   stipendio,
appartenenti  alle  diverse  amministrazioni,  permane  l'indicazione
prioritaria che gli stessi procedano parimenti alla compensazione  in
parola. Laddove, pero', per ragioni organizzative o  tecniche,  detti
uffici si trovino nella  impossibilita'  pratica  a  operare  in  tal
senso,  onde  non  recare  pregiudizio  ai  propri  amministrati,  le
medesime amministrazioni vorranno dare  esplicita  comunicazione  una
tantum della circostanza al DAG-DSII, nell'ambito del sistema  NoiPA,
rappresentando  la  definitiva  impossibilita'  di   procedere   alla
compensazione secondo le modalita' sopra delineate. La  comunicazione
resa avra', cosi', il duplice effetto di sollevare definitivamente la
medesima amministrazione dal procedere alla compensazione  e  di  far
scattare a carico dell'istituto  delegatario  l'onere  di  restituire
direttamente al dipendente le somme acquisite in eccedenza.
  Per ragioni di trasparenza e per  un'ordinata  delimitazione  delle
competenze, anche nell'ottica  di  ridurre  al  minimo  i  disagi  ai
dipendenti, appare ragionevole invitare, in  ordine  alle  situazioni
pregresse, le amministrazioni interessate a  trasmettere  l'anzidetta
comunicazione al  DAG-DSII  entro  il  31  luglio  2019,  secondo  le
modalita' che lo  stesso  si  premurera'  di  indicare.  Il  medesimo
Dipartimento, poi, avra' cura  di  rendere  noto  sul  portale  NoiPA
l'elenco  delle  amministrazioni  che  hanno  comunicato  la  propria
definitiva impossibilita' di effettuare la compensazione.
  La soluzione sopra descritta, si ribadisce, ha natura  transitoria,
utilizzabile sino al rilascio delle nuove funzionalita'  informatiche
del sistema per la gestione delle partite stipendiali.
4. Note conclusive.
  In coerenza con la prassi instaurata sulla  rilevazione  a  cadenza
biennale, si espone che  la  prossima  valutazione  sulla  congruita'
degli importi dovuti a titolo di oneri amministrativi, a fronte della
trattazione delle istanze di delegazione convenzionale di  pagamento,
previo riscontro sull'eventuale aggiornamento del relativo importo in
aumento  o  in  diminuzione  e  sempre  in  merito  alle   variazioni
intervenute dei costi  sostenuti  per  l'esitazione  delle  attivita'
connesse alla trattazione delle  anzidette  istanze  di  delegazione,
verra' effettuata con riferimento alla data del 31 ottobre 2020, allo
scopo di adeguare, sempreche' ne dovessero ricorrere  i  presupposti,
la misura dovuta dagli istituti  delegatari  con  decorrenza  dal  1°
gennaio  2021,  anche  per  le  delegazioni  ancora   in   essere   e
preesistenti alla predetta data.
  Va da se' che, trascorso il cennato periodo senza la diramazione di
nuove indicazioni in merito, la  misura  degli  oneri  amministrativi
gia'  in  essere  deve  chiaramente  intendersi  come  implicitamente
prorogata.
  Non   sembra   superfluo   ricordare,   dandone   cosi'   conferma,
l'operativita' delle nominate circolari n. 2/RGS del 2015 e n.  3/RGS
del 2017, con eccezione, ovviamente, delle integrazioni  e  modifiche
sopravvenute, tra le quali quelle riferite al presente documento.
    Roma, 3 giugno 2019

                         Il Ragioniere generale dello Stato: Mazzotta