Ministero della giustizia Circ. 11-6-2013 n. m-dg.DAG.0078341.U S.I.C.P. (Sistema Informativo della Cognizione Penale) - Tenuta informatizzata dei registri nel settore della cognizione penale di 1° e 2° grado e nelle indagini preliminari. Comunicazione agli Uffici giudiziari.

Ministero della giustizia
Circ. 11-6-2013 n. m-dg.DAG.0078341.U
S.I.C.P. (Sistema Informativo della Cognizione Penale) - Tenuta informatizzata dei registri nel settore della cognizione penale di 1° e 2° grado e nelle indagini preliminari. Comunicazione agli Uffici giudiziari.
Emanata dal Ministero della giustizia, Dipartimento per gli affari di giustizia, Direzione generale della giustizia penale, Dipartimento dell'organizzazione del personale e dei servizi, Direzione generale per i sistemi informativi automatizzati.
Circ. 11 giugno 2013, n. m-dg.DAG.0078341.U (1).
S.I.C.P. (Sistema Informativo della Cognizione Penale) - Tenuta informatizzata dei registri nel settore della cognizione penale di 1° e 2° grado e nelle indagini preliminari. Comunicazione agli Uffici giudiziari.
(1) Emanata dal Ministero della giustizia, Dipartimento per gli affari di giustizia, Direzione generale della giustizia penale, Dipartimento dell'organizzazione del personale e dei servizi, Direzione generale per i sistemi informativi automatizzati.


Ai
Sigg. Presidenti delle Corti di appello

Loro sedi
Ai
Sigg. Procuratori generali della Repubblica c/o le Corti di appello

Loro sedi




Con riferimento alla diffusione del S.I.C.P. in tutti gli Uffici giudiziari, si trasmette la circolare contenente le indicazioni previste dal D.M. 27 marzo 2000, n. 264: "Regolamento recante norme per la tenuta dei registri presso gli Uffici giudiziari, e correlate regole procedurali, adottate con D.M. 27 aprile 2009".


Il Direttore generale della giustizia penale
Luigi Frunzio


Il Direttore generale per i sistemi informativi automatizzati
Daniela Intravaia

Allegato


S.I.C.P. - Tenuta informatizzata dei registri nel settore della cognizione penale di 1° e 2° grado e nelle indagini preliminari
Conclusa la fase di sperimentazione, è in procinto di entrare in funzione su tutto il territorio nazionale il nuovo Sistema Informativo della Cognizione Penale (S.I.C.P.), che sostituirà i programmi attualmente utilizzati per la tenuta informatizzata dei registri in materia penale, approvati, in attuazione dell'art. 2, D.M. n. 334/1989, con D.M. 30 settembre 1989, pubblicato sul B.U. del Ministero di Grazia e Giustizia n. 9 del 15 aprile 1990, e successive modificazioni.
Si deve premettere che l'impostazione del nuovo sistema presenta alcune novità rispetto al precedente e richiede, pertanto, massima attenzione da parte degli operatori. I vari registri, infetti. non formeranno più un sistema stratificato e reciprocamente impermeabile, ma saranno parte di una piattaforma comune di informazioni e annotazioni, collegate tra loro ed interdipendenti le une dalle altre, indipendentemente dall'Ufficio che dovrà provvedere al trattamento dei dati, in ragione della fase del procedimento in cui si versa. Se, da un lato, ciò comporta indubbi vantaggi per la rapidità degli adempimenti, per la correttezza delle annotazioni e per le rilevazioni statistiche, dall'altro richiede che le cancellerie e segreterie provvedano alla scrupolosa e tempestiva esecuzione delle attività richieste, la cui omissione o incompletezza può incidere negativamente non soltanto sugli adempimenti successivi, ma anche sugli incombenti di Uffici diversi da quello inadempiente, a causa dell'interruzione del flusso informativo.
La struttura del S.I.C.P., inoltre, impone agli operatori di non fare più riferimento alle definizioni e ai "campi" precedentemente compresi nelle colonne dei registri cartacei e riprodotti pressoché fedelmente in quelli informatici. Infatti, sia le annotazioni già obbligatorie sia quelle ulteriori che saranno effettuate da qui in avanti, dovranno essere eseguite sulla base della diversa impostazione strutturale del sistema e delle finestre di dialogo sulle quali esso è stato costruito.
La presente circolare viene emanata al fine di fornire indicazioni per la corretta tenuta dei registri, secondo le disposizioni dettate dal D.M. 27 marzo 2000, n. 264, Regolamento recante norme per la tenuta dei registri presso gli uffici giudiziari e correlate regole procedurali, adottate con D.M. 27 aprile 2009.
Il Sistema Informativo della Cognizione Penale rappresenta, in applicazione dell'art. 6 del citato D.M. n. 264/2000, un supporto informatico che contiene e aggrega i dati dei modelli previsti dal D.M. 30 settembre 1989 nonché ogni altro elemento utile per lo svolgimento dell'attività degli Uffici giudiziari, relativamente alla fase della cognizione penale per le attività della Corte di Appello, della Procura Generale presso la Corte di Appello, del Tribunale (in composizione collegiale o monocratica), dell'Ufficio del Giudice delle Indagini Preliminari, della Procura della Repubblica presso il Tribunale, del Giudice di Pace e del Tribunale del Riesame. Il sistema consente anche lo scambio di informazioni con altri sistemi informativi, in primis con la Banca dati nazionale delle misure cautelari personali ex art. 97 disp. att. c.p.p., con il sistema informativo del Casellario Giudiziale Centrale per la creazione della Banca dati nazionale dei carichi pendenti, con Equitalia Giustizia per la gestione del F.U.G. (Fondo Unico Giustizia).
La titolarità dei dati, ai sensi dell'art. 46 Codice di protezione dei dati personali, D.Lgs. n. 196/2003, è dell'Ufficio che, a seconda dei casi, deve provvedere ai popolamento dei dati o alla consultazione del registro. Qualora uno stesso dato interessi più Uffici, il sistema consente l'accesso al medesimo con il rispetto delle regole di proprietà delle annotazioni. È tracciata e conservata qualsiasi operazione di accesso, creazione, modifica e cancellazione delle informazioni riguardanti i dati personali trattati.
In considerazione dell'integrazione delle registrazioni dei dati tra i vari Uffici di primo e di secondo grado e dei collegamenti con il Casellario, per la creazione della Banca dati nazionale dei carichi pendenti, con la Banca dati nazionale delle misure cautelari personali e con Equitalia Giustizia, è fondamentale ed imprescindibile che siano inserite, in modo completo ed esaustivo, le informazioni che riguardano:
- le indicazioni anagrafiche di tutti i soggetti interessati da ogni singola annotazione (indagato, persona offesa, ricorrente, proprietario di un bene sequestrato, ecc.);
- le qualificazioni giuridiche dei fatti oggetto del procedimento;
- le richieste del pubblico ministero e i provvedimenti del giudice;
- il dispositivo delle sentenze di primo e secondo grado e le eventuali impugnazioni;
- le misure cautelari personali e reali, i decreti di sequestro probatorio, i provvedimenti di convalida del pubblico ministero e le eventuali impugnazioni;
- le risorse economiche che confluiscono nel F.U.G;
- i beni e i corpi di reato sottoposti a sequestro, con riferimento sia ai beni in custodia onerosa presso terzi sia a quelli giacenti presso l'Ufficio Corpi di Reato del Tribunale, e i relativi provvedimenti.
Al fine di garantire la corretta tenuta dei registri informatizzati, l'allineamento e la corrispondenza delle annotazioni e lo scambio di informazioni provenienti da Uffici diversi, è obbligatorio che i dati di ogni provvedimento emesso siano immediatamente registrati nel sistema e resi disponibili in formato elettronico ai destinatari di legge, i quali soltanto da tale momento potranno averne conoscenza e procedere agli adempimenti di rispettiva competenza (ad es., la Corte di Appello non potrà procedere alla citazione dell'imputato senza aver prima ricevuto per via informatica i dati del fascicolo di primo grado).
Il mancato aggiornamento delle informazioni non soltanto potrà causare il blocco delle attività di un Ufficio diverso da quello inadempiente, ma potrà determinare una gestione non corretta dei procedimenti anche all'interno dello stesso Ufficio (come nel caso di omessa o incompleta registrazione delle richieste definitorie). Ne deriva che ogni eventuale inottemperanza sarà oggetto di contestazione in sede ispettiva.
Tutti i dati dei provvedimenti della Corte di Cassazione previsti nei registri gestiti dal S.I.C.P. dovranno essere inseriti dall'Ufficio che ha trasmesso gli atti relativi all'impugnazione.
Dall'avvio in esercizio del S.I.C.P. non sarà più consentita la tenuta dei registri in forma cartacea e delle relative rubriche né di tutti i registri descritti negli allegati tecnici operativi, compresa la rubrica alfabetica, in quanto integralmente gestiti in via informatica dal sistema. Sono considerati registri cartacei anche le soluzioni informatiche create, o utilizzate a qualsiasi titolo, dagli Uffici giudiziari senza autorizzazione della Direzione Generale dei Sistemi Informativi Automatizzati, ai sensi dell'art. 12, comma 1, D.M. 27 aprile 2009: "Nuove regole procedurali relative alla tenuta dei registri informatizzati dell'amministrazione della giustizia".
Le modifiche da apportare al software del S.I.C.P. necessarie per adeguare il sistema a norme di fonte primaria e secondaria saranno comunicate dalla Direzione Generale dei Sistemi Informativi Automatizzati, la quale, in vista dell'adeguamento, informerà gli Uffici giudiziari in merito alle modalità comuni di tenuta del registro, in modo da consentire una gestione unitaria della fase di transizione fino al rilascio della nuova versione del S.I.C.P.
Conseguentemente, ai fini dell'iscrizione e della tenuta dei dati, non si dovrà più fare riferimento ai predetti registri o modelli, mentre, ai fini ispettivi e di monitoraggio, è previsto un sistema di estrazione e aggregazione in relazione alla classe di interesse, denominato S.I.R.I.S. (Sistema Informativo Relazionale Integrazione Sistemi). Infine, non si provvederà alla stampa del registro, salva la necessità di verifiche mirate. Sono consentiti collegamenti diretti con il sistema di estrazione da parte di Uffici istituzionali, previa autorizzazione dell'Ufficio giudiziario interessato, salve specifiche disposizioni di settore. Il collegamento non potrà essere attivato per l'estrazione o l'aggregazione di dati sensibili.
Preliminarmente all'installazione del S.I.C.P., ai sensi del combinato disposto degli artt. 28, 29 e 46 del D.Lgs. n. 196/2003 ed alla luce dell'art. 13, comma 3 del D.M. 27 aprile 2009, "Nuove regole procedurali relative alla tenuta dei registri informatizzati dell'amministrazione della giustizia", il dirigente o responsabile dell'Ufficio, quale "responsabile della qualità dei dati" potrà designare, con formale provvedimento, le persone autorizzate alle operazioni di immissione, cancellazione, variazione ed esibizione dei dati nel sistema informatico, nonché ad ogni altro trattamento previsto dall'art. 4, comma 1, lett. a) D.Lgs. n. 196/2003.
L'identificazione di colui che effettua dette operazioni, con l'indicazione della relativa data ed ora, è conservata nel sistema informatico, ai sensi del D.M. 27 aprile 2009. Il dirigente o responsabile dell'Ufficio potrà anche individuare, quale suo delegato, il responsabile o i responsabili della tenuta dei registri informatizzati, anche per i rapporti con l'Ufficio del Responsabile dei Servizi Informatici Automatizzati. L'eventuale nomina ed ogni successiva variazione dovrà essere comunicata alla DGSIA.
È compito dei dirigente o responsabile dell'Ufficio assicurare la "qualità dei dati e verificarne periodicamente...correttezza ed aggiornamento, assumendo le conseguenti iniziative" (art. 13, comma 3 cit.).
Ai sensi dell'art. 4 del D.M. 27 aprile 2009, l'amministratore dei servizi informatici assicura la conduzione operativa di specifiche componenti di S.I.C.P., effettuando, anche mediante accesso remoto, tutte le operazioni necessarie a garantire i requisiti di disponibilità, integrità, autenticità, controllo degli accessi fisici e logici.
La presente circolare, tutti gli allegati tecnici dei registri informatizzati con il S.I.C.P e le maschere principali del nuovo sistema sono disponibili al seguente link:
https: https://www.giustizia.it/giustizia/prot/it/mg_5_3_3.wp


Elenco dei registri gestiti da S.I.C.P.:


Mod. 5 (registro delle rogatorie all'estero)
Mod. 6 (registro delle estradizioni per l'estero)
Mod 7 (registro generale della corte di appello)
Mod. 7 Bis (registro generale del tribunale come giudice di appello delle sentenze del giudice di pace)
Mod, 8 (registro delle indagini avocate dalla procura generale)
Mod. 10 (registro delle estradizioni dall'estero)
Mod. 11 (registro delle estradizioni per l'estero)
Mod. 12 (registro delle rogatorie dall'estero)
Mod. 16 (registro generale del tribunale)
Mod. 16 Bis (registro generale del giudice di pace)
Mod. 17 (registro delle impugnazioni delle misure cautelari personali)
Mod. 18 (registro delle impugnazioni delle misure cautelari reali)
Mod. 20 (registro generale dell'ufficio del giudice per le indagini preliminari)
Mod. 20 Bis (registro generale del giudice di pace competente per le indagini preliminari)
Mod. 21 (registro generale delle notizie di reato)
Mod. 21 Bis (registro generale delle notizie di reato in ambito giudice di pace)
Mod. 28 (registro delle comunicazioni atti)
Mod. 30 (registro delle sentenze)
Mod. 31 (registro di deposito degli atti di impugnazione presso l'autorità giudiziaria che ha emesso il procedimento)
Mod. 33 (registro delle udienze dibattimentali)
Mod. 34 (registro delle udienze in camera di consiglio)
Mod. 40 (registro delle rogatorie all'estero)
Mod. 41 (registro dei corpi di reato)
Mod. 42 (registro delle cose sequestrate ed affidate in custodia a terzi)
Mod. 44 (registro delle notizie di reato - ignoti)
Mod. 45 (registro degli atti non costituenti notizia di reato)
Tutti i restanti registri utilizzati dagli uffici nella fase di cognizione del procedimento penale continuano ad essere utilizzati in maniera cartacea. Sebbene alcune informazioni siano comunque presenti in S.I.C.P.


Il Direttore generale della giustizia penale
Luigi Frunzio


Il Direttore generale per i sistemi informativi automatizzati
Daniela Intravaia

D.M. 27 marzo 2000, n. 264
D.M. 27 aprile 2009
D.M. 30 settembre 1989, n. 334, art. 2